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電子商務(wù)的高校智慧型檔案館建設(shè)論文
“智慧型檔案館”是智慧城市背景下檔案館發(fā)展的高級(jí)形態(tài)。“智慧型檔案館”的建設(shè)需要借用物聯(lián)網(wǎng)的概念，將互聯(lián)網(wǎng)、檔案實(shí)體、電子檔案、管理人員等各種要素有效連接，形成“自助辦公”、“智能服務(wù)”、“科學(xué)監(jiān)控”的智慧型形態(tài)。電子商務(wù)系統(tǒng)，旨在通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)超越時(shí)空界限的檔案服務(wù)體系，體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)理念，是“智慧型檔案館”建設(shè)的必然選擇。本文通過高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)建立的必然性、實(shí)現(xiàn)方式、注意問題的分析，以期對(duì)“智慧型檔案館”建設(shè)研究有所裨益。
一、實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)的必要性
實(shí)現(xiàn)高校檔案電子商務(wù)是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務(wù)系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現(xiàn)高校在教學(xué)、科研、行政方面真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有一定的延時(shí)性。以教學(xué)檔案為例，學(xué)生在校期間的錄取登記表、成績(jī)單、畢業(yè)資料等檔案，只有學(xué)生畢業(yè)離校之后，才會(huì)由教學(xué)部門轉(zhuǎn)存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。高校電子商務(wù)系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)“自助式”下單、“自動(dòng)式”分配，線上線下協(xié)調(diào)合作，規(guī)范了檔案辦理流程，提高了業(yè)務(wù)辦理的效率。電子商務(wù)系統(tǒng)的建立，進(jìn)一步推進(jìn)了高校檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)，促進(jìn)了高校檔案的數(shù)字化水平。
二、高校檔案電子商務(wù)的實(shí)現(xiàn)方式
（一）以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺(tái)
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立可以借鑒B2C電子商務(wù)模式的基本原理，以網(wǎng)絡(luò)為溝通平臺(tái)實(shí)現(xiàn)用戶與服務(wù)者之間的在線聯(lián)系。電子商務(wù)系統(tǒng)可以通過系統(tǒng)平臺(tái)，使教學(xué)、科研等日常辦理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上服務(wù)。用戶通過系統(tǒng)平臺(tái)可以進(jìn)行檔案查詢預(yù)約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業(yè)務(wù)；管理人員則可通過平臺(tái)了解用戶需要，進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理，并借助平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)智能化、檢索智能化、應(yīng)用的智能化等。
（二）線上下單線下服務(wù)
電子商務(wù)系統(tǒng)需要線上線下的通力合作。用戶通過系統(tǒng)平臺(tái)表達(dá)需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進(jìn)行線下的服務(wù)。線上線下的有效配合是檔案在線業(yè)務(wù)順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)辦理水平，有效完成線下的檔案核實(shí)、查詢、郵寄等后續(xù)工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業(yè)地快速發(fā)展為高校檔案電子商務(wù)模式的實(shí)現(xiàn)提供了便捷的條件。紙質(zhì)版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時(shí)間內(nèi)到達(dá)用戶手中，為用戶節(jié)省大量的經(jīng)濟(jì)、時(shí)間成本，同時(shí)較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益。快遞郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據(jù)。
三、高校檔案電子商務(wù)需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個(gè)人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個(gè)人身份證等方式，對(duì)申請(qǐng)人的身份進(jìn)行核實(shí)；另一方面，簽訂隱私申明，對(duì)申請(qǐng)人的身份，檔案資料的使用進(jìn)行約束，申請(qǐng)人只有確認(rèn)同意隱私聲明，才能進(jìn)行檔案后續(xù)辦理。
（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)問題
高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要具有便捷性、有效性、個(gè)性化的特征。首先，頁(yè)面的設(shè)計(jì)要充分體現(xiàn)用戶需要，辦理程序要簡(jiǎn)單明了，減少程序?qū)蛹?jí)，便捷用戶辦理。其次，要及時(shí)對(duì)用戶申請(qǐng)服務(wù)信息進(jìn)行審核回復(fù)，提高用戶申請(qǐng)的有效性，并準(zhǔn)確及時(shí)進(jìn)行后續(xù)線下服務(wù)，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級(jí)問題
高校檔案在線系統(tǒng)的建立涉及到檔案辦理流程的創(chuàng)新，需要調(diào)整檔案辦理流程，使其與之相配合。一方面，要清晰劃分業(yè)務(wù)接收、業(yè)務(wù)審核、業(yè)務(wù)查詢、業(yè)務(wù)郵寄等不同業(yè)務(wù)之間的職責(zé)，進(jìn)行合理的分工；另一方面，開啟檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的新篇章，提高高校檔案數(shù)字化水平，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與在線系統(tǒng)的有效整合，提高檔案查詢的現(xiàn)代化水平。高校檔案電子商務(wù)是順應(yīng)電子商務(wù)時(shí)代的新興產(chǎn)物，一方面，為用戶節(jié)省了大量的成本，提高了高校檔案的效率；另一方面，促進(jìn)了高校檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，推進(jìn)了“智慧型檔案館”的建設(shè)。但是高校檔案電子商務(wù)的發(fā)展還處于探索階段，辯證唯物主義認(rèn)為，任何事物的發(fā)展都是前進(jìn)性與曲折性的統(tǒng)一。因此，高校檔案電子商務(wù)系統(tǒng)在建立和發(fā)展的過程中，要遵守事物發(fā)展的客觀規(guī)律，在汲取B2C電子商務(wù)模式優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校檔案管理實(shí)際情況，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高運(yùn)行效率。
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