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論檔案鑒定標準中的保管費用因素
檔案鑒定標準是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標準的因素是正確制定鑒定標準，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點。長期以來，我國對影響檔案鑒定標準的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會需求等方面都已達成共識，但保管費用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強對保管費用因素的研究有著重要的意義。
一、保管費用的含義及與管理效益之間的關(guān)系
眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。所謂保管費用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費用的估計，它包括庫房費用、處理費用、保護費用和參考費用。其中，庫房費用是指建筑庫房所需的費用；處理費用是指每立方英尺文件對其進行處理和編目所需的工時，它是檔案鑒定中的一個永恒的和決定性的因素；保護費用是指文件在保護或修復(fù)過程中所需設(shè)備和材料的費用。①由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費來源與所保存文件未來的用途。保存費用與研究價值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價值低于保存所付出的代價時，亦只能忍痛割愛。
二、保管費用是確定檔案鑒定原則和鑒定標準的重要因素
鑒定標準是人們在鑒定活動中應(yīng)用于對象的價值尺度和界限。這些標準不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學(xué)者對檔案屬性的標準以及主客體需要的標準都作了深入的研究，并對實際工作起到了指導(dǎo)和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時，考慮該檔案的利用價值與保存其所付出的費用之間的比例。換言之，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價時，它才具有保存價值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標準。效益標準的提出豐富了現(xiàn)時期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進一步發(fā)揚。早在５０年代，謝倫伯格就認為，任何一份檔案都可能在某個時候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價值一定要同費用放在一起權(quán)衡”。他指出：“一種嚴格而實在的費用核算是所有例行鑒定工作的一個必要條件。”②在國內(nèi)，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀點。《檔案工作基本知識》、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實際工作的經(jīng)驗教訓(xùn)提出了必須研究保存效益的觀點。馮惠玲教授亦認為：“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計成本、多多益善的觀點，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久。”③
由此看來，保管費用因素是確定檔案鑒定原則和標準的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導(dǎo)思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認為，保管費用作為鑒定的系數(shù)之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標準受到經(jīng)濟市場的影響。其實，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經(jīng)濟效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標準中主要是在檔案內(nèi)容屬性標準及主客體需要標準中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟效益的保管費用因素，來作為衡量的客觀標準，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價值的最客觀的標準，它是完整的判定檔案價值標準中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標準確切地體現(xiàn)經(jīng)濟效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實意義。認識到這一點，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時，對目前經(jīng)濟轉(zhuǎn)型時期的檔案工作解決一些實際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。
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