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食品行業采購內部控制的實施途徑探討
內容摘要:食品行業是關系國計民生、百姓安居樂業的重要行業,食品行業有效的管理和運營能夠促進國民經濟的健康發展。本文分析了食品行業采購流程特點及內部控制難點,并探討了我國食品行業采購內部控制的實施方法與途徑。關鍵詞:食品行業 采購 內部控制
食品行業采購流程特點及內部控制難點
(一)食品行業采購業務流程特點
采購周期的時間性要求較高。采購績效評價關鍵的一項就是采購周期的控制,因為采購周期影響著企業所需采購物資供應的及時性,也影響著企業采購資金的周轉。在食品行業采購中,除了以上原因強調采購的時間性外,所采購物資特別是食品原料的儲存時間較短也是重要原因。所以要求企業一方面保證所采購物資有效地滿足企業經營管理需要,一方面也要努力降低企業的營運成本。
采購流程對原材料的供給要求較高。原材料采購是采購環節中一個重要的方面,采購量的選擇是一個復雜的問題。原材料采購過多會導致原材料積壓,而采購量少則會造成原材料供應的短缺。對食品加工企業來說,原材料的積壓和短缺都將帶來嚴重的問題。食品加工企業的原材料大都是農產品,保存時間過長可能會導致變質,也可能會導致其營養成分的流失。原材料采購量過大,食品加工企業將面臨巨大的資金周轉和庫存的壓力;原材料短缺也將導致企業無法進行正常的生產經營活動, 丟失市場份額。
采購流程對產品的質量要求較高。采購流程節點控制的嚴格與否與采購材料的質量緊密相關。一般情況下,食品加工企業的原材料大都是農產品,如糧食、食用油、水果、蔬菜等, 如果采購環節缺乏嚴格的監督,這些原材料質量不合格,將直接導致加工出的產品質量不合格。
采購流程對產品的成本影響較大。食品加工企業采購的原材料種類繁多,供應商參差不齊,若對供應商缺少嚴格的篩選,缺少信息的溝通,容易造成部分原材料價格過高,導致產品成本上升。若是原材料短期內采購的數量過大,可能會引起原材料的變質過期,從而導致庫存資金積壓甚至損失,增加庫存成本,這些都是采購過程控制不合理的表現。
(二)食品行業采購流程內部控制難點
1.采購控制活動的環節較多、關系復雜。COSO 委員會(全國虛假財務報告委員會下屬的發起人委員會)指出:企業必須制定控制的政策及程序,并予以執行,以幫助管理層“為保證其控制目標的實現,其用以辨認并用以處理風險所必須采取的行動業已有效落實”。食品行業不僅采購對象復雜豐富,而且采購的完成還牽涉到多個部門。由各部門提出采購申請,由供應保障部對供應商的生產能力進行評定,簽訂合同,此階段需要公司管理者進行審核簽字,并且由質檢部對樣品進行質量檢驗,最終收到貨物由倉庫保管。這就要求做好控制環節的識別工作,整合控制流程,以實現效率與控制的有機協調。
2.采購監督活動頻率要求較高。食品企業整個采購內部控制的過程必須施以恰當的監督,通過監督活動在必要時對其加以修正。監督可分為業務監督、內部審計監督、外部審計監督三方面。采購控制活動貫穿于采購過程的每一個環節,對于食品業頻繁的采購活動更是如此,因而對其的監督尤其是業務監督頻率要求也較高。
3.采購的內部控制環境要求較高。采購涉及人財物的相互關系,又是專門性較強的業務,采購內部控制環境的如何直接決定著采購業務的成敗。任何企業的核心是企業中的人及其活動。人的活動在環境中進行,人的品性包括操守、價值觀和能力等,它們既是構成環境的重要要素之一,又與環境相互影響、相互作用。環境要素是推動企業發展的引擎,也是其他一切要素的核心。食品行業采購部門的員工職業道德操守如何、企業是否建有既有利于采購工作開展又有利于監督考評采購工作的機制、企業管理者是否重視采購工作并帶頭在企業內部形成良好的采購控制氛圍等等內部控制的環境因素決定著采購工作的質量。這樣,必然對食品行業采購的內部控制環境提出了較高的要求。
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