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淺議計算機會計信息系統(tǒng)的內部控制
摘 要 內部控制是一個企業(yè)或單位為了保證其資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性，提高經營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內采用的一系列制度、方法和手續(xù)。其在企業(yè)管理、會計和審計活動中占據著重要的地位。隨著會計電算化的普及，內部控制呈現出新的特征。了解和掌握計算機會計信息系統(tǒng)內部控制的基本要求，不僅是開發(fā)設計可靠系統(tǒng)的前提，同時也是使系統(tǒng)高效運行和管理的必要條件。
關鍵詞 計算機 會計 信息系統(tǒng) 內部控制
1 計算機會計信息系統(tǒng)內部控制的變化
計算機引入數據處理系統(tǒng)后，計算機會計信息系統(tǒng)呈現出不同于一般手工系統(tǒng)的特征，如數據處理的集中化、數據存儲的磁、光介質化、可視審計線索減少、缺乏綜合判斷及推理能力等。計算機會計信息系統(tǒng)的這些特點，一方面使得審計中有些風險減少，另一方面也增加了許多在手工系統(tǒng)中較小的、或不曾有的風險，從而使得加強計算機會計信息系統(tǒng)的內部控制，成為任何實施計算機會計信息系統(tǒng)的單位都不可忽視的一項重要工作。計算機會計信息系統(tǒng)中內部控制的一些變化主要有：
1.1 差錯的反復發(fā)生
在手工系統(tǒng)中，發(fā)生差錯往往是個別現象，而且由于數據處理緩解分散于多個部門、多個人員完成，一個部門或人員的差錯往往可以在下一個環(huán)節(jié)中發(fā)現和改正。所以一般而言，一定時間內數據中反復發(fā)生錯誤的可能性并不大。但計算機系統(tǒng)處理的集中化，加之計算機運算的高速性，使得其處理結果一旦發(fā)生錯誤，就往往在短時間內迅速蔓延，使得多種文件、賬簿，以至整個系統(tǒng)失真。如果發(fā)生錯誤的原因在于系統(tǒng)程序和系統(tǒng)軟件，則計算機就會重復執(zhí)行同一錯誤操作。
1.2 數據安全性差
手工系統(tǒng)中數據的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而計算機系統(tǒng)的突出特點就是其處理和存儲的集中化。由此對數據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用計算機輕而易舉的瀏覽其他部門文件和數據，從而使得機密數據被泄漏。另外，數據大量集中存儲于磁、光介質中，一旦發(fā)生火災、水災、被盜之類的事件，就可能是全部數據丟失或者毀損；同時磁、光介質對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定的要求，從而增加了數據的脆弱性。
1.3 對不合理的業(yè)務缺乏識別能力
盡管計算機運行速度快、精度高，但以其代替人的手工操作的同時也使系統(tǒng)喪失了人類所具有的對不全
合邏輯、不合理的及例外事項的判斷和處理能力，因此要求在數據處理過程中增加多種檢查控制。
1.4 輸入差錯的嚴重性
在信息處理過程中，“垃圾進，垃圾出”，即如果輸入數據出錯，以后的處理環(huán)節(jié)再正確，也只能輸出錯誤的信息。計算機會計信息系統(tǒng)處理的高速性和集中化，都使得這一問題更加突出。另外，計算機會計信息系統(tǒng)的輸入過程較手工系統(tǒng)多了一道程序，即需將人類可讀的數據轉換為機器可讀的代碼形式，這一環(huán)節(jié)無論采用聯機系統(tǒng)還是采用批處理系統(tǒng)都可能產生一定的錯誤，由此使得計算機會計信息系統(tǒng)輸入方面的補償控制更加必要。
1.5 程序被非法調用篡改
計算機完全依靠程序進行操作。離開了程序，性能再好的計算機也像沒有拐杖的盲人一樣。對程序的控制這一在手工系統(tǒng)中不曾有的控制手段在計算機系統(tǒng)中卻至關重要。如果對任何人接近計算機系統(tǒng)缺乏控制，則未經授權的人員也可以上機操作，改動程序。同時對于經批準接近系統(tǒng)的操作人員加以限制也非常重要。在歷史上，無論國外還是國內，操作人員利用工作之便篡改程序達到非法目的的事件一直屢見不鮮。
1.6 系統(tǒng)現狀與用戶要求不相適應
計算機會計信息系統(tǒng)的建立是一個復雜的過程，需要很多計算機和通訊技術知識，單純依靠用戶本身往往難以勝任。所以一般要憑借本單位或者專業(yè)公司的計算機專業(yè)人員進行。但我國目前的一個普遍現象是，計算機專業(yè)人員往往不懂會計與審計知識，而用戶又對計算機知識知之甚少。系統(tǒng)的開發(fā)過程只能由用戶提出具體要求，由計算機專業(yè)人員進行相應設計。由于用戶和審計人員知識背景的差異，往往造成理解上的障礙，使得設計出來的計算機系統(tǒng)不能滿足用戶的需要。
總之，計算機會計信息系統(tǒng)中的風險有其特殊性，加強其內部控制的建設，比之手工系統(tǒng)更為迫切。并且國內外的事實說明，雖然計算機系統(tǒng)中出現錯誤和舞弊的次數有所減少，但其每次所造成的損失程度有所增加。
2 計算機會計信息系統(tǒng)內部控制的特點
在計算機會計信息系統(tǒng)中，內部控制的目標仍然是保證資產的安全性，數據資料的準確性和可靠性，提高經營效率以及保證管理方針的實現。但其控制的重點、方式、內容和范圍有所不同。
計算機會計信息系統(tǒng)實現后，數據的處理、存儲集中于系統(tǒng)職能部門，因此內部控制的重點必須隨之轉移。
2.2 控制的范圍擴大
由于計算機會計信息系統(tǒng)的數據處理方式與手工處理方式相比有所不同，以及計算機系統(tǒng)建立與運行的復雜性，要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等等。
2.3 由人工控制轉為人工控制和程序控制相結合
在手工系統(tǒng)中，所有的控制手段一般都是手工控制。在計算機系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增設一些存儲與計算機程序中的程序化控制。當然隨著計算機應用的程度不同，程序化控制的范圍也會有所不同。一般來說，計算機應用的程度越高，采用的程序化控制也就越多。
3 計算機會計信息系統(tǒng)內部控制的功能
內部控制發(fā)揮著三個方面的功能，即預防、監(jiān)測和校正功能。
3.1 預防性功能
是通過防止或組織來避免錯誤、災害、事故、舞弊等的發(fā)生。例如，通過設置口令來防止非法接觸和使用終端、主機、數據文件和程序，以避免對數據文件和程序進行破壞、篡改或非法復制。
3.2 監(jiān)測性控制功能
是通過找出、發(fā)現已經發(fā)生的錯誤、災害、事故、舞弊等來防止危害的擴大或者使損失得到補償。例如，計算機操作系統(tǒng)通過記錄和報告系統(tǒng)法記錄非法修改系統(tǒng)軟件、應用程序或數據文件的行為。
3.3 校正性控制功能
是通過更正和校正已檢測出錯誤，處置發(fā)生的舞弊行為，以及處理和補救已發(fā)生的災害來減輕危害，使系統(tǒng)恢復正常。例如，通過文件和程序備份措施，補救因災害造成的數據和程序損毀的危害。
4 計算機會計信息系統(tǒng)內部控制的類型
計算機會計信息系統(tǒng)的內部控制一般分為兩類，即一般控制和應用控制。它們均是計算機應用于會計信息系統(tǒng)所產生的特殊控制，用來預防、發(fā)現和糾正系統(tǒng)中所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障，使系統(tǒng)能正常運行，是其提供可靠和及時的會計信息的重要保證。
(1)一般控制是指對計算機會計信息系統(tǒng)的研制開發(fā)、組織、鑒定、應用環(huán)境等方面進行的控制。一般控制所采用的控制措施普遍適用于某一單位的會計系統(tǒng)，同時也為每一應用系統(tǒng)提供了環(huán)境。一般控制的強弱，直接影響到每項計算機應用的成敗，可以說，一般控制是應用控制的基礎。一般控制主要包括：①組織控制；②系統(tǒng)開發(fā)和操作控制；③系統(tǒng)文書控制；④系統(tǒng)工作環(huán)境控制；⑤其他一般控制等幾個方面。
(2)應用控制則指對計算機會計信息系統(tǒng)中具體的數據處理功能的控制。應用控制具有特殊性，不同的應用系統(tǒng)有不同的處理方式和處理環(huán)節(jié)，因而有不同 的控制問題和控制要求。但是，一般來說，計算機會計信息系統(tǒng)的應用控制包括：①輸入控制；②處理控制；③輸出結果控制。
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