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計算機(jī)辦公自動化技術(shù)應(yīng)用與研究
辦公自動化是以計算機(jī)為中心，采用一系列的現(xiàn)代化設(shè)備，下面是小編搜集整理的一篇探究計算機(jī)辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的論文范文，供大家閱讀借鑒。
【摘 要】辦公自動化是一個不斷進(jìn)步和發(fā)展的系統(tǒng)，它充分利用了現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的便利和優(yōu)勢，計算機(jī)在辦公自動化中的基礎(chǔ)性作用隨著辦公水平的提高逐漸顯現(xiàn)出來。計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化實現(xiàn)了人機(jī)信息的有效處理和人機(jī)的有效結(jié)合，為提高辦公效益發(fā)揮著重要的作用，本文從辦公自動化的主要功能、計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化的意義、計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用和應(yīng)用的前景四方面進(jìn)行了分析。
【關(guān)鍵詞】計算機(jī)技術(shù);辦公自動化
一、辦公自動化的主要功能
辦公自動化系統(tǒng)的主要功能包括：數(shù)據(jù)處理、文字處理、圖形和圖像處理、輔助決策、網(wǎng)絡(luò)通信、電信會議等。
1.1文字處理
利用計算機(jī)中的Word、Wps等計算機(jī)編輯排版工具，對文字信息進(jìn)行處理和版式設(shè)計，使文字信息變得簡潔、明了，從而提高辦公效率。
1.2圖形和圖像處理
利用計算機(jī)的圖形功能，對圖形信息進(jìn)行分析，從而得到清晰、完整的統(tǒng)計圖形，便于掌握各種信息之間的潛在關(guān)系。利用計算機(jī)的圖像處理能力，對照片、印鑒和圖像進(jìn)行分析處理。
1.3輔助決策
計算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)⑹占降男畔⒓皶r的進(jìn)行分析和處理，可以對未來的發(fā)展情況進(jìn)行模擬預(yù)測，為決策人員提供必要的參考信息和可選方案，從而快速準(zhǔn)確的完成決策過程[2]。
1.4網(wǎng)絡(luò)通信
網(wǎng)絡(luò)通信是實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)之一，它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各個部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息交流，使辦公人員更有效的共享辦公自動化的資源，也方便與外界建立更好的信息聯(lián)系。
1.5數(shù)據(jù)處理
現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一便是加強(qiáng)定量化分析，數(shù)據(jù)則是定量化分析的基礎(chǔ)。辦公室的中心任務(wù)便是處理信息，利用計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)將信息進(jìn)行過濾、分類等，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和獨(dú)立性，提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息[3]。
1.6電信會議
電信會議也叫做計算機(jī)會議，它是利用計算機(jī)和數(shù)據(jù)通訊設(shè)備，將遠(yuǎn)距離的工作人員聯(lián)系在一起，這種會議的最大優(yōu)點(diǎn)便是每個與會者的問題都能被快速的做出解決，同時也有利于各種最新的方案、決策的傳遞，節(jié)省時間，提高辦公效率。
二、計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化的意義
2.1 優(yōu)化了現(xiàn)代辦公的環(huán)境
傳統(tǒng)的單位辦公環(huán)境受到的限制條件較大，辦公環(huán)境因為空間的限制顯得比較惡劣，而長期的人工化管理又使得辦公內(nèi)部工作壓力大，氣氛緊張。計算機(jī)在辦公中的應(yīng)用大大改善了辦公的環(huán)境，把原有的辦公空間擴(kuò)展了許多，實現(xiàn)了辦公環(huán)境的優(yōu)化，辦公人員將不再單一埋首在大量的報表和數(shù)據(jù)當(dāng)中，也不必一封郵件從辦公室這一頭送到那一端。辦公人員可以通過計算機(jī)網(wǎng)路相互協(xié)調(diào)，分配工作，并且可以再計算機(jī)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和報表整理。為辦公室中的人與人之間搭建了一個溝通的平臺，緩和了辦公的緊張氣氛，因此，計算機(jī)應(yīng)用于辦公自動化優(yōu)化了現(xiàn)代辦公的環(huán)境。
2.2 降低人力資本
傳統(tǒng)的辦公模式下，對辦公人員的要去極高，一方面是對其工作數(shù)量的要求，二是對其工作能力的要求。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代辦公的工作范圍在不斷擴(kuò)大，辦公信息量也急增，如果采用人工辦公的方式就需要企事業(yè)單位付出更多的勞動力成本來提高辦公效率。計算機(jī)的運(yùn)用提高了辦公效率，單位需要支付的人力資本也明顯下降，減少了成本投資。另外，計算機(jī)軟件的應(yīng)用使得單位內(nèi)部許多冗雜的機(jī)構(gòu)被合并，精簡了內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，使得單位投入進(jìn)一步減少[1]。
2.3 激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力
辦公自動化辦公人員提供了一個較為開放和自由的辦公環(huán)境，通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得單位的辦公更加流程化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。將辦公人員從原來繁雜、刻板、單一的工作中解放了出來，對辦公人員的個體能力更加尊重，使得他么有更多的精力去完善工作方法，爭取創(chuàng)新。人機(jī)結(jié)合的辦公自動化也讓員工在充分發(fā)揮自己創(chuàng)造力的情況下實現(xiàn)對辦公系統(tǒng)的自動化管理。總體來說，計算機(jī)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公，解放了辦公人員的工作狀態(tài)和思想，激發(fā)了其在工作中的積極性，參與辦公工作的熱情也更高。
三、計算機(jī)技術(shù)貫穿于辦公自動化各個環(huán)節(jié)和要素
辦公活動是以處理信息為主要業(yè)務(wù)特征的一種重要的社會活動，整個過程其實就是一個接收、變換、處理、傳遞和利用信息的過程，它包括工作人員、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息和辦公環(huán)境六大要素組成。
3.1工作人員
辦公是人群的一種管理活動，是由人去執(zhí)行的，人是辦公自動化的第一要素。在工作中，每個人的工作性質(zhì)是不一樣的，分為專業(yè)人員、決策人員、管理人員和輔助人員，但他們都要對辦公所要使用到的辦公設(shè)備和在辦公自動化系統(tǒng)中的位置與功能有一個清楚的了解[4]。
3.2組織機(jī)構(gòu)
組織機(jī)構(gòu)決定辦公模式的層次等級，它充分體現(xiàn)在計算機(jī)系統(tǒng)的管理組織中，而且計算機(jī)技術(shù)的引入使得組織機(jī)構(gòu)有了很強(qiáng)的靈活可變性。
3.3辦公制度
制度可以看成是辦公知識、辦公經(jīng)驗的固定化，是各個部門都要遵守的行為規(guī)范，辦公自動化系統(tǒng)通過計算機(jī)技術(shù)中的自動約束機(jī)制來保證合理的辦公制度的實施。
3.4技術(shù)工具
通過計算機(jī)與通訊技術(shù)的結(jié)合，辦公自動化系統(tǒng)把彼此獨(dú)立卻又相關(guān)的各種辦公設(shè)備和辦公系統(tǒng)連在一起，形成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)，進(jìn)行信息資源的共享，從而提高工作效率。
3.5辦公信息
信息是辦公自動化的基礎(chǔ)，辦公自動化最主要的職能便是利用計算機(jī)技術(shù)和它對數(shù)字處理、事務(wù)處理與決策的能力進(jìn)行應(yīng)用[5]。
3.6辦公環(huán)境
辦公環(huán)境的變化在很大程度上依賴于計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，隨著技術(shù)的發(fā)展，人們的時間和空間的距離越來越小，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)使得辦公人員獲得了更多的自由和發(fā)揮創(chuàng)造的能力。
四、計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的前景
4.1智能化
當(dāng)今是信息大爆炸的時代，隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和擴(kuò)張，用戶使用辦公系統(tǒng)時將會面臨更加復(fù)雜的問題和數(shù)據(jù)。智能的計算機(jī)系統(tǒng)需要進(jìn)一步融入到辦公自動化中，使辦公軟件可以智能地處理一些分析工作，繼而提高用戶的工作效率和工作質(zhì)量。
4.2無線化
隨著3G無限網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和隨身終端的高速發(fā)展，辦公自動化也面臨著將計算機(jī)信息技術(shù)和無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的挑戰(zhàn)。這種包含計算機(jī)信息技術(shù)、3G通信技術(shù)、遠(yuǎn)程移動技術(shù)的高科技辦公設(shè)備將會成為未來辦公自動化的后起之秀。
4.3協(xié)同化
辦公軟件的數(shù)量越來越多，用戶計算機(jī)中的軟件也在為軟件公司搶占用戶，那么過多的辦公軟件魚龍混雜，不但不會提高用戶的辦公效率，反而會污染辦公環(huán)境。所以，未來的辦公自動化將會利用計算機(jī)信息技術(shù)將不同的軟件的分門別類，綜合管理，最終形成一個集成系統(tǒng)，使其功能可以相輔相成，協(xié)同幫助用戶解決問題。
五、總結(jié)
辦公自動化是以計算機(jī)為中心，采用一系列的現(xiàn)代化設(shè)備，利用通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)來進(jìn)行辦公，主要是對語音、數(shù)據(jù)、圖形、文字、圖像等信息進(jìn)行收集、存儲與使用的一體化處理過程，它以人為主導(dǎo)，以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)來完成各項業(yè)務(wù)。辦公自動化是一個人機(jī)信息系統(tǒng)，它將工作人員、辦公室和信息資源緊密的聯(lián)系在一起，利用單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行友好、高效的交流，出色的完成各項工作，極大的提高了工作的效率。計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用遠(yuǎn)不止如此，計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用為辦公系統(tǒng)帶來了巨大的變化，不僅提高了工作效率，同時提高了決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，相信計算機(jī)技術(shù)為辦公自動化帶來的益處會越來越多、越來越大。
【參考文獻(xiàn)】
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