會計電算化替換手工賬及試運行

時間：2024-09-28 18:54:24 會計畢業(yè)論文我要投稿

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會計電算化替換手工賬及試運行

一、試運行　　電算化信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運行一段時間，以檢驗其是否達到預定目標，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統(tǒng)的正當性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運行階段。　　1、試運行的目的　　會計核算軟件，無論是自己研制或是購買的，一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關性能進行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數據模擬方式，與單位實際會計業(yè)務相差很遠；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如本錢核算、報表編制等，都由用戶定義，也難免出現差錯；此外，會計軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計核算軟件必須經過試運行才能投進正式作用。　　（1）會計核算軟件的功能檢查。通過試運行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達到了原設計的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及完成核算業(yè)務。　　（2）正確性檢查。通過試運行，并與手工比較，檢驗會計核算軟件在記帳、編制報表、本錢核算、工資等業(yè)務處理的正確與否。　　（3）正當性檢查。檢查會計核算軟件是否符合財政部關于會計核算軟件的幾項規(guī)定的有關要求，是否符合財政部分制定的財務會計制度。　　（4）可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運行過程中是否安全可靠，能否保證會計核算工作的正常進行，能否防止一些意外事故等等。　　（5）及時性。系統(tǒng)運轉，能否保證及時提供、上報有關會計信息，包括帳、表等。　　（6）例外情況檢查。通過試運行，及時發(fā)現一些原先設計時未加考慮的例外事件，并及時采取措施，改進完善軟件。　　總之，通過試運行，及時發(fā)現設計中的一些錯誤、，排除一些隱患，完善功能，保證會計核算軟件在投進使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生題目。　　2、試運行階段的主要工作　　財政部規(guī)定，會計核算軟件要經過三個月以上的試運行。對于由財政部主持評審的商品化會計核算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運行半年以上。　　在試運行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花氣力組織并輸進計算機會計核算所需確當月數據，包括記帳憑證、本錢核算數據、職工考勤等，操縱計算機完成有關會計核算業(yè)務，并輸出所有總帳、明細帳、報表和有關核算中間結果。計算機輸出結果與手工帳表數據比較，查找差異原因，若屬軟件設計原因，就必須由有關職員修改程序，改正缺陷。　　3、試運行階段應留意的題目：　　（1）試運行階段，手工和計算機兩套系統(tǒng)同時運轉。這勢必增加財會職員的工作量。　　一般會計職員除了需多編制憑證外，還負責輸進或復核和結果分析比較等任務，工作量十分大，因此，一定要加強治理，做好思想工作，領導要大力支持，全力以赴，協(xié)調好各方面的關系，贏得有關職員特別是財會職員的理解和支持，保證試運行工作順利進行。　　（2）試運行要取得預期效果，除了軟件性能外，還要依靠慎密的組織、嚴格的治理和較好的職員素質。因此在此階段，要按照有關要求，有計劃有步驟開展工作，并嚴格遵照系統(tǒng)使用操縱說明書和有關治理制度。并必須配備熟悉本單位會計核算業(yè)務和計算機知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)治理職員。，很多單位試運行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設計題目，而是部分在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計算機，回得手工核算狀態(tài)。　　（3）輸進的數據尤其是憑證數據正確與否是保證手工與計算機輸出結果一致的關鍵。　　記帳憑證編制必須嚴格按照系統(tǒng)有關規(guī)定，不得省略有關項目、，科目必須明細到規(guī)定的最低級數，保證憑證輸進的質量，所有記帳憑證在記帳前必須復檢，杜盡憑證重輸、漏輸。　　（4）電算化會計信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法，因此，必須敦促會計職員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結果的可比性。　　（5）手工核算與計算機核算結果的一致性題目。一般情況下，這兩者結果應該一致。　　但由于計算機精度高，通過計算機計算出來的一些數據，與手工有一定誤差。如本錢核算中的水電汽熱費、材料差異、工資、車間經費、治理費等用度分配，可能會出現幾分、幾角的誤差，導致手工與計算機核算對不起來，也到有關總帳、明細帳，最后影響有關報表。這種誤差屬正常的，不應是題目。因此對于手工與計算機核算結果不一致題目，首先應分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件題目，然后糾正。　　二、替換手工核算程序　　1、替換手工核算的基本條件　　當電算化信息系統(tǒng)經過一定時期的試運行，達到有關要求規(guī)定，就應甩掉手工，由機完成會計核算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會職員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發(fā)現或發(fā)現題目及時得到改進的會計軟件，不能保證在正式運行中不出題目。要保證正常運轉，還需要具備相應的條件，因此，財政部在"會計核算軟件治理的幾項規(guī)定中規(guī)定，替換手工記帳必須具備以下條件：　　（1）單位獲得“會計工作達標單位”證書。　　（2）采用的會計核算軟件已通過評審。　　（3）與手工并行運行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數據。　　（4）配有專門或主要用于會計核算工作的計算機可計算機終端，并配有指定的專職或兼職的上機操縱職員。　　（5）有嚴格的操縱治理制度，包括操縱職員工作職責和工作權限；預防記帳憑證等數據未經審核而輸進計算機的措施；預防已輸進計算機的記帳憑證未經復核而登帳的措施；必要的上機操縱記錄制度。　　（6）有嚴格的硬件、軟件治理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施；會計數據和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批、監(jiān)視制度。　　（7）有嚴格的電算化會計檔案治理制度。　　2、替換手工核算的審批程序和要求　　各單位替換手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：　　（1）地方各單位由同級財政部分或其授權單位審批。　　（2）國務院直屬單位由國務院各業(yè)務主管部分批準，年末一次匯總，報財政部備案。　　（3）軍隊各單位的審批權限由總后勤部財務部規(guī)定。　　申請單位應提交以下資料：有關會計電算化的內部治理資料；計算機會計科目代碼和其它有關代碼及編制說明；試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。　　3、替換手工核算的二種方式　　從試運行向計算機系統(tǒng)轉換，替換手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務一次性完成轉換；另一種方式是分階段逐步轉換，以保證系統(tǒng)可靠，平衡過度。對于會計業(yè)務量大，處理復雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉換方式，先易后難。對于那些業(yè)務簡單或單項的核算業(yè)務，可用一次性轉換方式。　　三、電算化會計信息系統(tǒng)的使用　　電算化會計信息系統(tǒng)替換手工核算后，大部分會計核算工作就由計算機完成。在這一階段，會計職員的主要工作有：　　（1）安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；　　（2）記帳憑證編制及審核工作；　　（3）輸進日常核算數據，包括記帳憑證、本錢核算數據、職工考勤、新增固定資產卡片等，并復核；　　（4）操縱計算機完成各項核算業(yè)務；　　（5）查詢和打印輸出有關會算帳目、憑證、報表及其他有關會計數據；　　（6）保管好會計檔案資料；　　（7）做好軟件、硬件日常維護工作。　　系統(tǒng)運行過程中，必須嚴格按照操縱治理制度、維護治理制度、會計檔案治理制度和操縱規(guī)程的規(guī)定要求，不得有半點馬虎。

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