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淺議醫院財務軟件特點及應用中若干問題
[論文關鍵詞] 醫院 軟件 特點 若干問題
[論文摘要]醫院應用財務軟件給財務工作者帶來很多方便,同時也有一些不足。本文針對醫院財務軟件的特點及在實際應用中的若干問題介紹一些經驗并提出個人見解,以期對醫院人員使用財務軟件時有所幫助。?
隨著技術的快速發展,財務軟件的運用越來越廣泛。醫院財務軟件在及信息處理中的迅速普及,給我們帶來極大的方便和效益。然而,目前我們使用的財務軟件仍存在著一些不足。下面筆者對醫院財務軟件的應用特點及出現的問題進行探討。
一、醫院財務軟件應用的特點
眾所周知,醫院財務軟件是醫院化系統結構中的核心,其功能的完善程度將直接影
響醫院財務信息的質量。隨著我國建設的高速發展,醫院的財務活動發生了深刻的變化,會計電算化得到長足的發展,財務軟件日趨完善。醫院財務軟件的出現,使日常枯燥的會計核算和程序大大簡便,工作量大大減輕。總賬、明細賬的自動登錄,財務報表的自動生成等,這些優點受到了廣大財務人員的歡迎。應用財務軟件實現了會計電算化,帶來了會計史上一場技術革命。與傳統的手工會計相比,醫院財務軟件主要有以下3個方面特點:
1.提高醫院會計數據處理的時效性、準確性以及會計核算的水平和質量,減輕會計人員的勞動強度。醫院使用財務軟件之后,除了原始票據的審核到記賬憑證的編制仍需要人工處理之外,會計循環中的記賬、算賬和報表的編制等均由系統自動實現,憑證一旦錄入系統,馬上就能在賬簿和報表中得到反映,從而能夠及時提供會計信息。由于我們業務量較大,過去手工制單需二人以上,且科目匯總易出差錯,找錯較煩瑣,使用財務軟件后現由一人制單,錄入憑證始末號科目匯總自動完成。其次,由于會計循環中的大量數據處理工作均由計算機自動完成,所以不但能將會計人員從繁雜、單調的事務中解脫出來,而且減少手工會計經常出現的抄寫、計算錯誤,使會計處理的結果更加準確、真實和可靠,從而提高了會計核算水平和質量。
2.提高醫院水平,為醫院領導制定決策提供快速、準確的依據。醫院應用財務軟件能夠輕松地編制出收入支出明細分析對比表及業務收支分析對比表,使相關人員一目了然地了解醫院收入支出各明細同期增、減情況及增、減比例,了解醫院財務狀況、資金流向等,從而找出醫院的主要經濟增長點和新的經濟突破點,并促使醫院充分挖掘內部潛力,積極增收節支,提高了資金使用的效益和經濟效益。
3.提高醫院經營管理水平,使財務會計管理由事后管理向事先預測、事中控制轉變,為實現管理信息化打下良好的基礎。雖然財務軟件仍然以會計恒等式和會計循環為基礎,但已經簡化了賬簿體系和會計循環,消除了手工會計信息處理的許多技術環節,并由此改善了信息處理的質量,提高了經營管理水平。醫院財務軟件能實現會計數據的多元分類,隨時提供各種分類核算的匯總和明細信息。
二、醫院軟件應用中出現的若干問題
醫院財務軟件系統的開發和應用,對實現醫院財務信息化、提高醫院質量、提升醫院財務管理水平產生了深遠的影響。然而,在使用財務軟件的過程中,仍出現這樣或那樣的問題。每當財務軟件出現問題時,即便是專業人員也不敢輕易去修改。因為,大家都清楚,一旦財務軟件出現崩潰,后果不堪設想。本文以用友財務軟件為例,介紹一下日常醫院財務軟件使用中出現的若干問題。
1.已經啟用系統情況下,在某科目的下級已有余額的科目中設置二級明細科目,系統不允許或方法麻煩。比如:
科目名稱 科目代碼?
其他 123
衛生材料 12301 (已有余額)
衛生材料(醫用材料處) 1230101
衛生材料(設備處) 1230102
在已設置的下級明細科目衛生材料中,再按科室(設備處、醫用材料處)設置二級明細科目,系統不允許,或要等到年末結轉之后即在年初才能設置,如果在年中設置已有余額的科目,就必須得對已經錄入憑證的相關科目進行修改。此方法太麻煩,不適合業務量較大的用戶,給我們科室核算等諸多方面帶來很多不利。
2.科目匯總時,如果不輸入憑證始末號就無法預覽。憑證錄入后每一憑證分冊不能在同一界面相應地切換,要預覽必須每次輸入憑證起始號和憑證末尾號,給使用者帶來極大不便。為了方便使用,我們不得不單獨制作表格把每一分冊始末號記錄下來,以便預覽和對賬(因為部分手工賬與電腦賬同時并用)。
3.在月末進行管理費用分攤時出現手工計算結轉系數問題。每月醫院要將管理費用的發生數全部分攤給醫療支出和品支出,其中分攤的這兩個科目是根據一定結轉系數的,醫療支出的結轉系數是:醫療人數/(醫療人數+藥品人數),藥品支出與此類似。這個結轉系數如果是固定的,那么無須設置結轉系數,只需按照正常的分配來定義;如果人數經常變動,導致分攤的結轉系數也經常改變,這時就要不斷地去調整和更改設置。由于我們每月醫、藥人員數有所變動,每次進行手工計算結轉系數,再把計算的結轉系數輸入、保存,然后再生成憑證。使用電腦為何用手工計算呢?是否應該借鑒一下其他軟件的優點?
4.進行管理費用分攤后收支結轉時結轉憑證里出現紅字沖分現象(以下簡稱為沖分現象)。有時結轉的憑證中出現多個科目沖分現象。因為管理費用全部分攤給醫療支出和藥品支出,即分攤后管理費用分攤給醫療支出加管理費用分攤給藥品支出應等于管理費用。例如,某一支出的管理費用為25元,把它進行管理費用分攤、收支結轉,當月的結轉系數,醫療為0.930 6,藥品為0.069 4,那么,經管理費用分攤后生成的憑證為:
經收支結轉后生成的憑證為:
費用分攤后出現多分的現象,就是小數點取舍問題,用友軟件在收支結轉生成的憑證中采用紅字沖分的方法進行了管理費用平衡,但支出仍出現多分,這影響了報表的準確性。比如,在會計報表中的收支結余,在報表公式里用收支結余科目中取數與用收入減去支出的方法取數就會出現差分問題。從上面兩個憑證中很直觀地看到紅字沖分只沖掉管理費用中某科目多分部分,未在支出的相關科目里紅字沖分,雖然管理費用平衡,但支出多分情況依然存在。以此類推,到了年底就差幾角甚至更多。為了避免這種現象,我們進行如下步驟:
第一,管理費用分攤后生成憑證 → 保存、記賬 → 收支結轉后生成憑證。
第二,檢查收支結轉生成的憑證有無紅字沖分科目,發現有紅字沖分科目,先不保存收支結轉生成的憑證。
第三,利用反記賬、取消審核、取消主管等,對已分攤管理費用憑證相應的多分科目進行修改,使管理費用與分攤后醫療支出加品支出完全相等。
以下憑證為結轉之后修改的憑證。
5.賬簿不能跨年度查詢。在實際工作中財務賬簿隨時要進行跨年度查詢,而用友財務軟件只能跨期間查詢,若要跨年查詢,就必須進行重注冊,從而影響了工作效率。
6.報表不能直接跨年引用。用友報表給使用者提供了很多便利條件,只要把公式設定,進行表內計算就能完成完整的報表。但是,所有的報表不能直接跨年引用,如報表公式FS("40302",月,"貸","003",2008,,,)中的2008(年度),跨年引用公式時必須修改報表公式中的年度。另外,報表中不能設置頁號,工作表的名稱也不能修改。
三、對醫院財務軟件的幾點建議
用友財務軟件為財務人員帶來很多好處,但有些細節給使用者帶來諸多不便。根據筆者多年使用財務軟件的經驗,本文提出如下建議:
1.某科目已有余額,且要設置下級科目時,那么設置時系統自動把它的上級科目的余額轉到下級來,不用修改已錄入的憑證。
2.科目匯總預覽,可以設置憑證分冊,屏幕左側是所有憑證分記錄,右側是當前分冊的憑證匯總表。用鼠標單擊每一分冊記錄時,屏幕右側就顯示出相應的憑證匯總表,憑證分冊的格式可以通過相應的功能進行切換。
3.賬簿查詢中增設年度,不用進行重注冊,可以隨時查詢各年度賬簿。
4.費用分攤時系統設置成只要直接輸入醫療、品人數,就能生成管理費用分攤憑證。
5.管理費用分攤時設置檢查功能,即分攤后醫療支出加藥品支出是否等于管理費用,再生成憑證。
6.財務報表中的年度設置成啟用年度加1或減1的方法。
以上提到的問題很多使用者可能已遇到過,或個別問題已經解決了。財務軟件畢竟是人為設置的,希望軟件開發人員應多借鑒其他財務軟件的優點,為使用者提供更加完善、簡捷、準確的財務軟件。
參考文獻?
[1] 何靜濤,張煜.用友財務軟件應用的若干常見問題及其解決方案[J]. 中國管理信息化,2008(14) .
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