疾控中心檔案信息化建設(shè)與管理
疾控中心檔案是疾控中心工作的見證，它真實記錄了中心的業(yè)務(wù)工作，為查找檔案原始信息提供完整依據(jù)。以下是小編為大家推薦的相關(guān)論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內(nèi)容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。
摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理迎來了巨大挑戰(zhàn)。本文從檔案信息化建設(shè)、檔案管理規(guī)章制度的建立、信息安全以及人員培訓(xùn)等方面入手，對現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)和管理新要求和新方法進(jìn)行了探索，并對建設(shè)和管理中取得的成就和存在的問題進(jìn)行了總結(jié)。
關(guān)鍵詞：疾控中心;電子文件;檔案信息化建設(shè);檔案信息化管理
檔案是來自于生活和工作中的第一手資料，它具有憑證價值，是人類社會管理中的重要工具，對人類社會的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。疾控中心檔案管理是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。四川省疾病預(yù)防控制中心成立于2002年，它是由原四川省防疫站、四川省勞動衛(wèi)生職業(yè)病防治所、四川省結(jié)核病防治所、四川省寄生蟲病防治所等單位共同組成，中心檔案由這4個單位的檔案組成。隨著中心業(yè)務(wù)的發(fā)展，每年都要產(chǎn)生大量的檔案資料，對這些來自于人類生產(chǎn)實踐中的第一手資料進(jìn)行高效的管理是檔案工作人員的重要任務(wù)。要進(jìn)行檔案信息化管理的大前提是要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)[1]。近年來國家高度重視疾控中心的發(fā)展，加大對中心檔案室信息化設(shè)備的投入，為中心檔案室增加了計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、消磁柜、除濕機(jī)、防火防盜等現(xiàn)代化設(shè)備。結(jié)合實際工作，從以下幾方面探討檔案室的信息化建設(shè)和管理。
1疾控中心信息化建設(shè)必要性
疾控中心檔案是疾控中心工作的見證，它真實記錄了中心的業(yè)務(wù)工作，為查找檔案原始信息提供完整依據(jù)。疾控中心的工作每年會產(chǎn)生大量的檔案資料，傳統(tǒng)的檔案整理、加工、借閱等方式已不能滿足大量檔案利用需求。計算機(jī)的出現(xiàn)為檔案工作帶來了全新的觀念，減少了檔案人員的工作強(qiáng)度，提升了工作效率，節(jié)省了傳統(tǒng)檔案對大量存儲空間的需求、有效減輕了對紙質(zhì)檔案資料的破壞。
2信息化建設(shè)的依據(jù)
檔案信息化建設(shè)遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，中心成立后按照國家頒布的《全國檔案信息化實施綱要》，把信息化建設(shè)作為檔案工作的首要目標(biāo)，同時制定了《檔案規(guī)范化管理手冊》。
2.1資源為先
疾控中心每年在工作中產(chǎn)生的大量檔案是檔案信息化的基礎(chǔ)，沒有這些檔案資料信息化的建設(shè)就無從談起，中心領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案信息化建設(shè)，將檔案工作納入目標(biāo)管理體系，設(shè)有檔案管理委員會，由中心領(lǐng)導(dǎo)和各處所負(fù)責(zé)人組成，在各處所設(shè)兼職檔案員作為各處所與中心檔案室的聯(lián)絡(luò)員，在中心建立了完整的科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。每年3月兼職檔案員就將上一年中心產(chǎn)生的檔案資料完整收集后交給檔案室并作移交手續(xù)。中心檔案室主要有四類檔案:文書檔案、檢驗報告、財務(wù)檔案和設(shè)備檔案。其中檢驗報告具有疾控中心的特色，是中心檔案室收藏的特色檔案資料。中心成立后，所有的檔案信息均錄入計算機(jī)系統(tǒng)，實現(xiàn)計算機(jī)管理。
2.2建立電子檔案
檔案信息化建設(shè)是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，信息化建設(shè)需要很多硬件和軟件的支持[2]。中心檔案室根據(jù)實際需要，在經(jīng)過中心業(yè)務(wù)專家和檔案工作人員多次論證后采用了“易用電子文件管理系統(tǒng)”，我們利用該軟件對中心的檔案進(jìn)行管理，該軟件具備檔案“收集、管理、保存、利用”等業(yè)務(wù)功能，還具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)功能目。檔案室現(xiàn)已錄入檔案目錄34萬余條，通過該軟件平臺開展歸檔立卷、檢索利用、借閱管理等工作，檔案使用者可以快速查閱所需檔案。
2.3建立完善的檔案規(guī)章制度
由于檔案的特殊性，部分檔案還屬于機(jī)密文件，檔案資料上網(wǎng)后的管理是檔案工作人員面臨的新課題[3]，我們制定了一套完整的有別于傳統(tǒng)檔案管理的信息化管理規(guī)章制度，使檔案收集、整理、銷毀等工作制度化，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，銷毀檔案必須由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加強(qiáng)檔案規(guī)范化和保密管理。采用先進(jìn)管理手段，使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。
2.4信息安全
加強(qiáng)主機(jī)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫安全等方面的工作，建立信息安全管理制度。中心檔案室有專門供檔案工作人員進(jìn)行加工檔案的工作室，該工作室凡是與檔案工作無關(guān)的人員不得進(jìn)入，易用檔案管理軟件也有加密系統(tǒng)，為了檔案資料的安全，我們對檔案利用者進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置。為防治電腦病毒，檔案室堅持對電子文件備份，選用殺毒軟件維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案工作人員還經(jīng)常了解電腦病毒的發(fā)展?fàn)顩r及防治病毒軟件的發(fā)展?fàn)顩r，以便及時采取措施。配套建設(shè)數(shù)字檔案室保障體系，確保檔案室檔案系統(tǒng)安全和信息。制定應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處理能力。
3其他載體檔案的管理
疾控中心檔案室還有少部分磁性載體檔案，這是一種新型檔案，對它的保管有別于紙質(zhì)檔案，我們按照國家檔案局發(fā)布的《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》對收藏磁性載體檔案進(jìn)行保護(hù)。保持磁帶機(jī)、軟盤驅(qū)動器的清潔，對磁帶定期倒帶等。
4檔案工作人員培訓(xùn)
新技術(shù)的發(fā)展帶來了劃時代的革命，作為檔案工作人員在時代的高速發(fā)展下要充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，以實際工作出發(fā)，同時借鑒別的先進(jìn)的省級疾控中心檔案信息化管理經(jīng)驗，結(jié)合單位特點摸索出一套適合本單位的信息化管理模式。檔案工作人員不僅要掌握本專業(yè)的知識，還要掌握計算機(jī)知識和現(xiàn)代管理技術(shù)，疾控中心應(yīng)該積極支持檔案室的工作，定期將檔案人員派到專業(yè)檔案機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊伍的建設(shè)，促進(jìn)檔案人員的思想轉(zhuǎn)變，大力宣傳檔案信息化的重要性，增強(qiáng)檔案工作人員的積極性和主動性，為信息化建設(shè)打下良好基礎(chǔ)。
5疾控中心信息化建設(shè)中的取得的成就和存在的一些問題
由于加強(qiáng)了檔案室數(shù)據(jù)化的建設(shè)和管理，中心檔案室在200年達(dá)到檔案規(guī)范化管理一級標(biāo)準(zhǔn)，是四川省衛(wèi)生系統(tǒng)第一家達(dá)到一級標(biāo)準(zhǔn)的單位。信息化建設(shè)是疾控中心檔案工作的發(fā)展方向，但是存在的問題還是不少[4][5]。最主要的問題是檔案人員少，因此，目前只能做到錄入檔案目錄，現(xiàn)階段還不可能將紙質(zhì)檔案內(nèi)容全部轉(zhuǎn)換為電子文檔，這需要大量的人力。所以，目前還不能在中心局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)對全部檔案資料的全文瀏覽。疾控中心的檔案工作人員還需加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，在當(dāng)前社會信息化大背景下，努力提高檔案的開發(fā)和利用，為人類的疾病預(yù)防提供有力信息保障和支持。建議全國疾控中心檔案室建立一個統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的電子檔案管理模式，以進(jìn)一步規(guī)范電子檔案，為資源共享打下基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
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[5]許諾，袁元.關(guān)于疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理的幾點思考[J].計算機(jī)工程應(yīng)用技術(shù)，2011(7):151-152.
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