英文商務書信：如何營造恰當的語氣？
How can I create good tone?
•如何營造恰當的語氣?
1) 一開始就把最重要的信息寫出來，
2) 內容要有組織，
3) 語言要清楚直接，
4) 格式安排要清晰，方便讀者找到信息，
5) 檢查并修正錯誤。
“語氣”(tone)是寫作當中最難掌握的概念之一。語氣就是文章聽起來的.感覺。語氣能反映出作者對讀者的態度，以及作者跟讀者的關系。視你的寫作主題而定，語氣可以正式、也可以不正式，可以溫馨、也可以冷酷，可以親切、也可以客觀，可以幽默、也可以嚴肅。你在撰寫過程當中所做的每一項決定幾乎都會影響到語氣。會影響語氣的因素包括：
1. 你的遣詞造句
2. 你決定要寫入的細節
3. 信息出現的順序
4. 標點符號
5. 格式及其他因素
商務寫作并非一定要采用非常正式的語氣，太過正式的語氣反而跟太過隨便的語氣一樣，引起讀者的反感。要避免這種狀況，就使用你跟對方說話時會采用的語言即可。另外，如果你讀到一份滿是拼寫錯誤和格式錯誤的文件，心里會有什么感覺?你會覺得這份文件專業嚴肅，還是粗心大意?你對文件里的信息又會有什么反應?你覺得這些信息可靠嗎?錯誤也會影響到文件的語氣，使文件顯得不夠專業。
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