商務英語電子郵件寫作六大原則

時間：2023-10-25 10:22:21 曉鳳 Letters 我要投稿

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商務英語電子郵件寫作六大原則

　　商務英語電子郵件以其方便快捷，在現代商務活動中起著重要作用。商務往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務電子郵件的寫作在業務往來中占據著舉足輕重的地位。

商務英語電子郵件寫作六大原則

　　商務英語電子郵件寫作六大原則

　　一、商務英語電子郵件的格式

　　常見的商務英語電子郵件包括以下五部分：

　　①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

　　②標題。

　　③稱呼、開頭、正文、結尾句。

　　④禮貌結束語。

　　⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應結構清楚，便于閱讀，如正文內容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務英語電子郵件寫作應遵循的六大原則

　　1、親切自然：可以用We 就不要用You

　　每一封email往來，都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業e-mail就應該用「生意腔」，于是把本來有感情基礎的e-mail寫得官樣。

　　把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談，只不過交談的界面是e-mail。用我/我們做主詞，這樣才能讓email讀起來熱情、友善，像朋友交談那樣簡單自然，親切又人性化。

　　官樣e-mail：Your mail has been received.

　　親切e-mail：I have received your mail.

　　官樣e-mail：Your complaint is being looked into.

　　親切e-mail：We are looking into your complaint.

　　2、一針見血：可以清楚就不要模糊

　　寫email最忌諱文縐縐，要打電話給人就用call，要去拜訪人就說visit，不要刻意用自以為正式但其實意思模模糊糊的字。

　　模糊字：contact

　　清楚字：call/write/visit

　　模糊字：soon

　　清楚字：by March 15

　　3、言簡意賅：可以一個字就不要兩個字

　　大部份商業人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關或者無助于e-mail目的之內容，請毫不留情的舍棄。

　　冗長句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.

　　精簡句：The paper jam destroyed the copy machine.

　　冗長句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

　　精簡句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

　　4、語匯樸實：用對方看得懂的關鍵字

　　每個行業都有自己的行話，寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話，也盡量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。

　　迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

　　樸實句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

　　迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

　　樸實句：Supply determines demand.

　　5、有技巧的表達：永遠讓人覺得youre helpful

　　同樣一件事說法不同，得到回應就不同，有技巧的說法讓人樂于為你效勞。

　　拙劣說法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

　　漂亮說法：Im glad to clear up these questions for you.

　　拙劣說法：In order to complete the claim you made, simply..

　　漂亮說法：To complete your transaction,..

　　6、下一個專業的信件標題

　　許很多人沒有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是通過標題來完成。如果標題沒有內容，看起來像群組垃圾郵件，命運就是直接進入垃圾桶。

　　不專業標題：How are you?

　　專業標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

　　不專業標題：Can we work together?

　　專業標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity

　　完整原則

　　商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

　　禮貌原則商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　職業電子郵件中禮儀

　　關于主題

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標題

　　3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。