商務(wù)英語(yǔ)之商務(wù)函的寫作指南

時(shí)間：2020-11-12 14:02:26 商務(wù)英語(yǔ) 我要投稿

　　信函和傳真的格式

商務(wù)英語(yǔ)之商務(wù)函的寫作指南

　　收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會(huì)給收信人留下深刻的印象。

　　標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)書信由以下三個(gè)部分組成：

　　·信頭

　　·信文

　　·信尾

　　信頭

　　在信和傳真中，信頭所占頁(yè)面一般不超過(guò)三分之一。

　　發(fā)信人地址

　　一般來(lái)說(shuō)，商業(yè)書信的首頁(yè)都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標(biāo)明公司名稱、地址、電話和傳真號(hào)碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。

　　傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁(yè)首固定的信頭格式內(nèi)。

　　發(fā)信日期

　　日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

　　日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。

　　收信人地址

　　收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當(dāng)。

　　傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應(yīng)的空格內(nèi)。

　　指定收信人姓名

　　在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的`首行已經(jīng)寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。

　　如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁(yè)面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。

　　稱呼

　　商業(yè)信件和傳真常用以下方式開(kāi)頭：

　　·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

　　·Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,

　　Chief Accountant等，而且寫信人知道對(duì)方的性別);

　　·Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

　　·Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒(méi)有明確的收信人)。

　　稱呼中的第一個(gè)單詞和其他所有名詞的第一個(gè)字母均須大寫。

　　事由

　　寫明事由可以使收信人對(duì)信件或傳真的內(nèi)容一目了然。

　　信文

　　全齊頭式(full-blocked)書信，每個(gè)段落都從左邊空白處開(kāi)始寫起，右邊空白處必須盡量對(duì)齊，不能把單詞斷開(kāi)。

　　在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開(kāi)始寫起，在事由下面空一行。

　　信尾

　　傳真的信尾一般都很簡(jiǎn)短(通常只有結(jié)尾敬辭和署名)，而書信的信尾內(nèi)容則相對(duì)較長(zhǎng)。

　　結(jié)尾敬辭

　　一般來(lái)說(shuō)，書信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時(shí)結(jié)尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時(shí)結(jié)尾則用“Yours faithfully”。

　　信末簽名

　　寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：

　　Yours faithfully

　　For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

　　縮寫 (Abbreviation)：

　　縮寫在商務(wù)英語(yǔ)寫作中有它獨(dú)特的意義。

　　(1)商務(wù)英語(yǔ)中常用的幾種縮寫形式：

　　① 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等

　　② 表示商業(yè)企業(yè)名稱

　　③ 表示時(shí)間

　�、� 表示組織名稱，一般由首字母組成

　　⑤合成方位詞