檔案管理制度

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2017年檔案管理制度范本

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2017年檔案管理制度范本

　　2017年檔案管理制度范本【1】

　　第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　第三條歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

　　6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　第四條檔案保管制度

　　1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　第五條檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的`，須經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

　　5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責(zé)任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

　　第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　第七條本制度從二O xxx年十月一日起執(zhí)行。

　　2017年檔案管理制度范本【2】

　　一、局檔案工作機構(gòu)

　　成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。

　　局的檔案工作機構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機關(guān)檔案實行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　二、綜合檔案室的職責(zé)

　　1.按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實施工作。 2.擬訂局檔案工作計劃和工作制度。

　　3負責(zé)組織每年文書立卷、歸檔工作。

　　4.統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。

　　5.按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

　　6.負責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

　　7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　8.協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)和督促檢查。

　　三、檔案綜合管理范圍

　　凡屬局各處、室和黨、政、工、團組織形成的文書檔案、基建檔案(包括房改工作檔案)、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案(人事部門存三年后再移交)均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

　　四、文件材料歸檔

　　1.本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料(包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件)，必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

　　2.歸檔的基本要求

　　(1)歸檔的文件材料必須準確地反映局工作活動的真實歷史面貌;

　　(2)歸檔的文件材料必須進行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

　　3歸檔時間

　　(1)黨、政、工、團的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。

　　(2)基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進行，工程竣工驗收后三個月內(nèi)向檔案室移交。

　　(3)設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時驗收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個月后向檔案室移交。

　　(4)會計檔案由財政部門整理立卷后，按20xx年7月1日實施的《會計法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室

　　(5)已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

　　(6)聲像檔案自形成一個月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片(連圖片)、錄音帶必須有文字說明(包括時間、地點、入物(職務(wù))、內(nèi)容、拍攝(錄制)者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。