檔案調入流程

檔案調入流程

　　一、檔案調入

　　(一)所需材料

　　1、員工本人身份證(駕照、軍官證等)合法、有效身份證件原件;

　　2、本人人事檔案(包括：學籍檔案、工作檔案、黨團檔案等);

　　(二)辦理流程

　　1、確認員工入職手續(xù)已辦理，依據《員工基本情況登記表》中“檔案所在地”一欄填寫情況，辦理檔案轉入手續(xù);

　　(1)檔案為“自帶”的，經審核符合存檔要求后接收人事檔案，并讓其簽訂《單位委托管理人事檔案合同書》及填寫《代理人員信息卡》(或讓員工在規(guī)定期限內持《單位委托管理人事檔案合同書》，直接將檔案托管至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室);

　　(2)檔案在其他單位或他也、托管機構存放的，出具《西安市人才服務中心商調函》(商調函期限為：同城10天，異地30天)，通知員工限期內辦理檔案調入手續(xù)(或讓員工在規(guī)定期限內持《單位委托管理人事檔案合同書》，直接將檔案托管至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室);

　　(3)檔案原在西安市人才服務中心托管的，讓員工在規(guī)定期限內持《單位委托管理人事檔案合同書》及原存檔憑證，至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理轉存手續(xù);

　　(4)檔案已由原檔案管理部門寄至安市人才服務中心的，讓員工在規(guī)定期限內持《單位委托管理人事檔案合同書》至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理存檔手續(xù); (注：簽訂《單位委托管理人事檔案合同書》一式三份，填寫《代理人員信息卡》一張);轉檔案流程2、審核員工人事檔案，接收檔案人員應嚴格遵照《檔案法》及中心接收檔案相關規(guī)定，仔細審核檔案是否符合接收要求。

　　(注：在收取檔案時，辦理檔案托管的人員所持檔案必須密封，個人不得隨意打開，如檔案已經開封，讓其將檔案帶回原檔案所在地從新加蓋密封章。)

　　(1)符合存檔要求的

　　1)完全符合要求，檔案材料齊全的，將檔案編號、登記入冊;

　　2)符合要求，但缺少材料的，將檔案編號、登記入冊，并為其開具《檔案材料補充單》要求限期內將所缺材料交齊;

　　(2)不符合存檔要求的，退其本人并告知其不能接收的原因，要求限期補齊檔案材料，辦理存檔手續(xù);

　　二、檔案交接

　　1、員工檔案由員工所在用工單位的服務專員負責接收，并于接收當天下午16：30前移交至“檔案管理員”，由“檔案管理員”統(tǒng)一將檔案復核、編號、登記入冊后，妥善保管;

　　2、將所收的員工檔案，填寫《惜才檔案材料移交明細表》(一式兩份)，限期與中心檔案管理部門進行交接(雙方簽字確認);

　　3、將中心檔案部門返回蓋章、編號的《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯”(委托單位留存)歸置其員工資料中，“藍聯”(個人留存)返于存檔員工;將《惜才檔案材料移交明細表》移交至“文檔庫管理員”，辦理材料入庫工作;

　　三、檔案調出

　　(一)所需材料

　　員工提供：

　　1、員工本人身份證(駕照、軍官證等)合法、有效身份證件原件;

　　2、員工所持的《單位委托管理人事檔案合同書》“藍聯”;

　　3、新檔案接收單位(機構)開具的《商調函》;

　　4、員工所在用工單位開具的《離崗確認書》;

　　惜才公司提供：

　　5、惜才公司所持的《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯”;

　　6、惜才公司為派遣員工開具的《終止/解除勞動合同證明書》;

　　(二)辦理流程

　　1、確認員工離職手續(xù)已辦理，依據員工提供情況，辦理檔案轉出手

　　續(xù);

　　(1)派遣員工的辦理

　　1)有檔案接收單位的派遣員工，讓其持本人有效身份證件、《調檔

　　函》、《終止/解除勞動合同證明書》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍”兩聯等，至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理檔案轉出手續(xù);

　　2)無接收單位的派遣員工，并符合中心個人托檔要求的，讓其持本

　　人有效身份證件、《調檔函》、《終止/解除勞動合同證明書》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍”兩聯等，至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理個人托管手續(xù);

　　(2)代理員工的辦理

　　1)有檔案接收單位的代理員工，讓其持本人有效身份證件、《調檔

　　函》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍”兩聯等，至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理檔案轉出手續(xù);

　　2)無接收單位的代理員工，并符合中心個人托檔要求的，讓其持本

　　人有效身份證件、《調檔函》、《單位委托管理人事檔案合同書》“紅、藍”兩聯等，至西安市人才服務中心人事代理部檔案科室辦理個人托管手續(xù);

　　(注：員工為代理人員的，我方經辦人員須在《單位委托管理人事檔案合同書》“紅聯”上填寫“該員工為代理員工，無離職證明，請與辦理檔案裝出手續(xù)”及經辦人員姓名，辦理日期等字樣，并加蓋“惜才派遣專用章”。)

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