合同檔案歸檔制度

合同檔案歸檔制度

　　為規(guī)范股份公司合同文檔管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保證合同檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、合同檔案歸檔范圍

　　本制度所指的合同檔案是公司在項(xiàng)目建設(shè)和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各類合同、合約、協(xié)議等文本。包括：合同文本及招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件(投標(biāo)文件)、會(huì)議紀(jì)要、合同評(píng)審表等相關(guān)材料。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行由股份公司、各產(chǎn)業(yè)、公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。

　　2、各辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管本單位所有合同文檔。

　　3、各辦公室應(yīng)確定一名兼 (專)職合同檔案員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　三、合同檔案的移交

　　1、在正式簽署合同后三個(gè)工作日內(nèi)須將合同正本原件(包括：合同文本及招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件(投標(biāo)文件)、會(huì)議紀(jì)要、合同評(píng)審表等相關(guān)材料)移交辦公室1份。檔案歸檔制度2、合同文檔移交時(shí)，必須在《合同檔案交接表》上登記，以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

　　四、合同檔案的歸檔

　　1、合同檔案以專項(xiàng)檔案進(jìn)行單獨(dú)立卷歸檔。

　　2、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

　　3、必須建立合同檔案管理臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)、合同名稱、簽約日期、承辦部門及人員、對(duì)方當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的(合同總額)、履行情況等事項(xiàng)，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　4、合同檔案必須在合同變更、或履行完畢后，及時(shí)系統(tǒng)整理、裝訂歸檔，并在每年一季度對(duì)上年度檔案按短期、長(zhǎng)期、永久(永久、30年、10年)期限歸檔保管。

　　5、合同檔案的銷毀嚴(yán)格按照股份公司檔案管理制度相關(guān)條款執(zhí)行。

　　6、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　7、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　五、合同文檔的查閱

　　1查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任簽字同意后，合同管理員方可辦理借用、調(diào)閱手續(xù)。合同借用、調(diào)閱原則以影印件借出，合同原件無特殊情況不得外借。

　　2、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　3、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

　　六、合同檔案的監(jiān)督檢查

　　股份公司綜合辦公室具有對(duì)各成員企業(yè)合同檔案監(jiān)督檢查職能，利用每半年一次的檔案管理監(jiān)督檢查，對(duì)合同檔案一并檢查考核。

　　七、本制度由股份公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

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