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商務(wù)秘書關(guān)于打電話的禮儀
打電話是人們在現(xiàn)代社會(huì)日常生活中的一項(xiàng)重要的溝通手段，而接打電話有一些必須注意的禮儀。比如說掛電話，就有小小的學(xué)問。下面一起和小編了了解一下吧!
打電話誰先掛
一般來說，上下級或長輩與晚輩之間通話時(shí)，按照禮儀，應(yīng)由上級或長輩先掛斷電話。如果是同事或朋友之間打電話，那么誰先撥叫對方就由誰先掛斷。
選好打電話的時(shí)機(jī)
在打電話時(shí)，如果尊重對方，禮貌熱情，會(huì)給對方良好的印象。通話應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，無緊急情況，一般，白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在21 點(diǎn)以前，以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié)，不應(yīng)在中午打電話。一般通話時(shí)間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話效率，減少占用時(shí)間。
使用電話應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備。通話以前，應(yīng)對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達(dá)意、結(jié)結(jié)巴巴的通話;電話機(jī)旁應(yīng)備有記事簿，以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對方的時(shí)間。
向外打電話時(shí)，應(yīng)記準(zhǔn)電話號碼，以免打錯(cuò)。如果撥錯(cuò)號碼，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機(jī)。撥通后，首先應(yīng)說“你好!”然后迅速通報(bào)自己的單位，必要時(shí)還應(yīng)報(bào)上自己的姓名;再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應(yīng)找人后，應(yīng)手持聽筒靜候，不要在此時(shí)離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時(shí)，切不可當(dāng)即掛斷，而應(yīng)當(dāng)說“謝謝，打擾了!”或請對方幫助傳達(dá)：“如果可以的話，能不能麻煩您轉(zhuǎn)他……”等。若對方答應(yīng)你的請求，應(yīng)表示感謝;如果要找的人接電話，應(yīng)先致以簡短的禮貌的問候，而后進(jìn)入正式談話。
打電話通話態(tài)度
有專家指出，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)中發(fā)展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養(yǎng)一種把每次電話都看作是一項(xiàng)潛在生意的態(tài)度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認(rèn)為這將對提高企業(yè)效益產(chǎn)生重大影響。其實(shí)，各級國家行政機(jī)關(guān)同樣也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)這種“電話文化”，使各級公務(wù)員都能在通話中對通話對象表現(xiàn)出足夠的耐心、細(xì)致、周到和熱情。
(一)耐心撥打
撥打電話時(shí)，要沉住氣，耐心等待對方接電話。一般而言，至少應(yīng)等鈴聲響過6遍，或是大約半分鐘時(shí)間，確信對方無人接聽后才可以掛斷電話。切勿急不可待，鈴響未過3遍，就斷定對方無人而掛斷電話;也不可響兩三下后就掛斷重?fù)埽绱搜h(huán)往復(fù)，似與對方“捉迷藏”，讓人把握不定;更不可在接通電話后埋怨對方，或在鈴響之時(shí)心急火燎地念念有詞，責(zé)怪對方。
(二)勤于接聽
基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)勤于接聽，電話鈴一響，就應(yīng)即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時(shí)做好接電準(zhǔn)備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時(shí)也妨礙了他人的正常工作。接電話也不宜過于迅速，鈴響一遍后就立即接聽，會(huì)給對方以唐突之感。
接電話的最佳時(shí)機(jī)，應(yīng)當(dāng)是鈴響兩遍或三遍后，因?yàn)榇藭r(shí)雙方都已做好了通話的準(zhǔn)備。如果確有重要原因而耽誤了接電話，則務(wù)必向?qū)Ψ浇忉屢幌拢⒈硎厩敢狻?/p>
須說明的一點(diǎn)是，基層公務(wù)員最好能培養(yǎng)自己較強(qiáng)的聽辯能力，熟悉與自己有著較多聯(lián)系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽出對方的聲音并直呼其名，這樣會(huì)給對方留下很好的印象，有利于進(jìn)一步交流與溝通。
(三)解釋差錯(cuò)
如果發(fā)現(xiàn)自己撥錯(cuò)了電話，應(yīng)當(dāng)誠懇地向?qū)Ψ街虑福豢梢宦暡豢约磼鞌嚯娫挘豢稍固煊热耍f諸如“倒霉”、“見鬼”一類的話。
如果發(fā)現(xiàn)對方撥錯(cuò)了電話，切勿責(zé)備對方，而應(yīng)向其解釋，告之本單位或本人是誰。必要而可能時(shí)，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。
如果因線路問題或其他客觀原因而導(dǎo)致通話中斷，則應(yīng)由發(fā)話人迅速重?fù)芤槐悖豢勺寣Ψ骄玫龋⑾蚱浣忉尅⒅虑?受話人也應(yīng)守候在電話旁，不宜轉(zhuǎn)做他事，甚至抱怨對方。
(四)殷勤轉(zhuǎn)接
如果接電話時(shí)發(fā)現(xiàn)對方找的是自己的同事，應(yīng)讓對方稍候，然后熱忱、迅速地幫對方找接話人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話。也不可讓對方久等，存心拖延時(shí)間。
如果對方要找的人不在或不便接電話時(shí)，應(yīng)向其致歉，讓其稍后再撥。如對方愿意，可代為傳達(dá)信息，并準(zhǔn)確做好記錄。如對方不愿留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時(shí)，不可過于“坦率”，說如“他在廁所”、“他說他不愿接”之類的話，以免失禮于人或引起誤會(huì)。
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