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Word中的數(shù)據(jù)引用教程
在編輯Word文檔時(shí)，數(shù)據(jù)大多是直接輸入或復(fù)制粘貼，一旦方案調(diào)整變更，所有數(shù)據(jù)得一一重新編輯，不僅工作量大，編輯煩瑣，而且容易顧此失彼，在文章中最終出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的情況，下面是小編整理的在Word中的數(shù)據(jù)引用教程，希望對(duì)你有幫助!
在實(shí)際工作中，特別是在一些技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等文章中可能有大量的數(shù)據(jù)。文章內(nèi)部同一數(shù)據(jù)可能要前后多次用到，還的一些數(shù)據(jù)可能來(lái)自Excel工作表，甚至整個(gè)表格都由Excel復(fù)制而來(lái)。一般在編輯Word文檔時(shí)，大多是直接輸入或復(fù)制粘貼。這樣的數(shù)據(jù)在文檔中是死的數(shù)據(jù)，一旦方案調(diào)整變更，所有數(shù)據(jù)得一一重新編輯，不僅工作量大，編輯煩瑣，而且容易顧此失彼，在文章中最終出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的情況。特別是數(shù)據(jù)量大的文章中，當(dāng)多次變換方案時(shí)，工作量之大是可想而知的，大量數(shù)據(jù)的編輯更改將是異常枯燥無(wú)味的。
為此本人曾在網(wǎng)上查找怎樣使Word中的數(shù)據(jù)變成活的引用，但好象這一問(wèn)題被忽視了，現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)介紹幾乎沒(méi)有。經(jīng)過(guò)對(duì)Word“選擇性粘貼”中的“粘貼為鏈接”中各個(gè)選項(xiàng)的反復(fù)試驗(yàn)，對(duì)這一問(wèn)題基本上有一個(gè)比較圓滿的解決方式了。
1. 當(dāng)整個(gè)表格來(lái)源于Excel時(shí)，在Excel中選擇要粘貼引用到Word區(qū)域并復(fù)制后，在Word中選擇性粘貼為鏈接有三個(gè)選項(xiàng)比較合適：Microsoft Office Excel工作表對(duì)象、帶格式文本(RTF)和HTML格式。本人更比較喜歡用Microsoft Office Excel工作表對(duì)象格式，在Excel中調(diào)整表格外觀比在Word要方便快捷得多。
2. 文檔在的數(shù)據(jù)來(lái)源于Excel工作表中的某個(gè)單元格時(shí)，在Excel中復(fù)制這個(gè)單元格，再在Word選擇性粘貼中選“粘貼為鏈接”。最好的格式是選“無(wú)格式文本”，既保持與數(shù)據(jù)源的鏈接，又能與Word的格式融為一體;其次是帶格式文本(RTF)，特別是當(dāng)數(shù)據(jù)源中有上下標(biāo)時(shí)。其它方式與Word的融合都不是很好。
3. Word內(nèi)部數(shù)據(jù)的引用，當(dāng)Word中同一數(shù)據(jù)要引用多次時(shí)，應(yīng)把其中一個(gè)，也就是作為設(shè)定值的一個(gè)作為源，其他的而用粘貼為鏈接的方式進(jìn)行引用。鏈接的方式選擇帶格式文本(RTF)、HTML格式和無(wú)格式文本均可，其中無(wú)格式文本可以使復(fù)制后的內(nèi)容的格式與復(fù)制目標(biāo)處更好地保持一致，而前兩者都保持原格式。值得注意的時(shí)，編輯修改數(shù)據(jù)源時(shí)，不能一次選擇全部數(shù)據(jù)后更改，而只能把鼠標(biāo)定位到數(shù)據(jù)源中間后輸入新內(nèi)容，再刪除原內(nèi)容，否則復(fù)制的內(nèi)容不能更新。
用以上方式粘貼引用數(shù)據(jù)時(shí)，比直接復(fù)制粘貼雖要稍麻煩一點(diǎn)，但當(dāng)文檔要編輯修改時(shí)帶來(lái)的方便就一個(gè)字：爽!
補(bǔ)充一點(diǎn)。
就是在全部工作完成后，最好是在編輯菜單中打開(kāi)鏈接對(duì)話框，選擇所有鏈接后，全部改為手動(dòng)更新。只有當(dāng)需要更新時(shí)才手動(dòng)更新，可以避免自動(dòng)更新占用資源，也可避免每次打開(kāi)文件時(shí)出現(xiàn)詢問(wèn)是否更新的提示。如果源改變了，也可以在這個(gè)對(duì)話框中進(jìn)行更改。值得注意的是，Word中對(duì)Excel的鏈接是以R1C1引用樣式進(jìn)行引用的，如果在Excel中定義了名稱就更方便編輯更改了。
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