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  • Word中的數(shù)據(jù)引用教程

    時(shí)間:2024-07-15 07:45:34 office辦公 我要投稿
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    Word中的數(shù)據(jù)引用教程

      在編輯Word文檔時(shí),數(shù)據(jù)大多是直接輸入或復(fù)制粘貼,一旦方案調(diào)整變更,所有數(shù)據(jù)得一一重新編輯,不僅工作量大,編輯煩瑣,而且容易顧此失彼,在文章中最終出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的情況,下面是小編整理的在Word中的數(shù)據(jù)引用教程,希望對(duì)你有幫助!

      在實(shí)際工作中,特別是在一些技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等文章中可能有大量的數(shù)據(jù)。文章內(nèi)部同一數(shù)據(jù)可能要前后多次用到,還的一些數(shù)據(jù)可能來自Excel工作表,甚至整個(gè)表格都由Excel復(fù)制而來。一般在編輯Word文檔時(shí),大多是直接輸入或復(fù)制粘貼。這樣的數(shù)據(jù)在文檔中是死的數(shù)據(jù),一旦方案調(diào)整變更,所有數(shù)據(jù)得一一重新編輯,不僅工作量大,編輯煩瑣,而且容易顧此失彼,在文章中最終出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后矛盾的情況。特別是數(shù)據(jù)量大的文章中,當(dāng)多次變換方案時(shí),工作量之大是可想而知的,大量數(shù)據(jù)的編輯更改將是異常枯燥無味的。

      為此本人曾在網(wǎng)上查找怎樣使Word中的數(shù)據(jù)變成活的引用,但好象這一問題被忽視了,現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)介紹幾乎沒有。經(jīng)過對(duì)Word“選擇性粘貼”中的“粘貼為鏈接”中各個(gè)選項(xiàng)的反復(fù)試驗(yàn),對(duì)這一問題基本上有一個(gè)比較圓滿的解決方式了。

      1. 當(dāng)整個(gè)表格來源于Excel時(shí),在Excel中選擇要粘貼引用到Word區(qū)域并復(fù)制后,在Word中選擇性粘貼為鏈接有三個(gè)選項(xiàng)比較合適:Microsoft Office Excel工作表對(duì)象、帶格式文本(RTF)和HTML格式。本人更比較喜歡用Microsoft Office Excel工作表對(duì)象格式,在Excel中調(diào)整表格外觀比在Word要方便快捷得多。

      2. 文檔在的數(shù)據(jù)來源于Excel工作表中的某個(gè)單元格時(shí),在Excel中復(fù)制這個(gè)單元格,再在Word選擇性粘貼中選“粘貼為鏈接”。最好的格式是選“無格式文本”,既保持與數(shù)據(jù)源的鏈接,又能與Word的格式融為一體;其次是帶格式文本(RTF),特別是當(dāng)數(shù)據(jù)源中有上下標(biāo)時(shí)。其它方式與Word的融合都不是很好。

      3. Word內(nèi)部數(shù)據(jù)的引用,當(dāng)Word中同一數(shù)據(jù)要引用多次時(shí),應(yīng)把其中一個(gè),也就是作為設(shè)定值的一個(gè)作為源,其他的而用粘貼為鏈接的方式進(jìn)行引用。鏈接的方式選擇帶格式文本(RTF)、HTML格式和無格式文本均可,其中無格式文本可以使復(fù)制后的內(nèi)容的格式與復(fù)制目標(biāo)處更好地保持一致,而前兩者都保持原格式。值得注意的時(shí),編輯修改數(shù)據(jù)源時(shí),不能一次選擇全部數(shù)據(jù)后更改,而只能把鼠標(biāo)定位到數(shù)據(jù)源中間后輸入新內(nèi)容,再刪除原內(nèi)容,否則復(fù)制的內(nèi)容不能更新。

      用以上方式粘貼引用數(shù)據(jù)時(shí),比直接復(fù)制粘貼雖要稍麻煩一點(diǎn),但當(dāng)文檔要編輯修改時(shí)帶來的方便就一個(gè)字:爽!

      補(bǔ)充一點(diǎn)。

      就是在全部工作完成后,最好是在編輯菜單中打開鏈接對(duì)話框,選擇所有鏈接后,全部改為手動(dòng)更新。只有當(dāng)需要更新時(shí)才手動(dòng)更新,可以避免自動(dòng)更新占用資源,也可避免每次打開文件時(shí)出現(xiàn)詢問是否更新的提示。如果源改變了,也可以在這個(gè)對(duì)話框中進(jìn)行更改。值得注意的是,Word中對(duì)Excel的鏈接是以R1C1引用樣式進(jìn)行引用的,如果在Excel中定義了名稱就更方便編輯更改了。

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