如何運用Word 里面地

時間：2024-04-30 11:16:08 office辦公我要投稿

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如何運用Word 里面地模板

　　用Word 2000 編排文檔時，用戶時時刻刻都在使用模板，模板是一類特殊的文檔，它可以提供完成最終文檔所需要的基本工具。使用模板可以快速生成所需要文檔的大致框架。在Word 2000 中，每一個文檔都是在模板的基礎上建立的。Word 默認使用的模板是Normal 模板。

　　模板中包含以下元素：每個文檔中的文字和圖形，例如，頁眉和頁腳；插入日期、時間和文件名、文檔標題等信息的域；占位符；公司徽標。用【文件】菜單中的【頁面設置】命令設置頁邊距和其他頁面版式選項。樣式。宏項目項。保存為自動圖文集詞條的文字和圖形。自定義工具欄、菜單和快捷鍵。1.4.1 使用Word 2000 中的模板創建新文檔

　　Word 提供了許多常見文檔類型的模板，如備忘錄、報告、傳真、商務信件、簡歷等。可以使用這些模板來快速地創建文檔。

　　下面以創建中文典雅型信函為例，說明如何使用模板來創建文檔。

　　（1）選擇【文件】菜單中的【新建】命令，出現【新建】對話框，如圖1-16 所示。在Word 2000 中，將模板按照不同的種類分別放在相應的標簽中。例如有關備忘錄方面的模板，存放在【備忘錄】標簽中；有關信函和傳真方面的模板，存放在【信函和傳真】標簽中；有關Web 頁方面的模板，存放在【Web 頁】標簽中。

　　（2）選中【信函與傳真】選項卡，再單擊選擇【中文典雅型信函】圖標。此時，在右面的【預覽】框中將顯示該信函模板的示意圖。

　　（3）單擊【確定】按鈕，即可創建一份信函，效果如圖1-17 所示。可單擊占位符的位置，然后鍵入所需的文本。例如，單擊【單擊此處鍵入收信人姓名】以將其位置選定，再鍵入收信人的姓名。

　　1.4.2 創建模板

　　雖然Word 2000 自帶了不少模板，但用戶仍然可能找不到合適的模板，或者想把自己常用的格式保存起來，這時可以創建新模板。

　　1.4.2.1 創建基于已有文檔的模板

　　以現有的文檔文件為模板，可以快捷地創建一個新模板，供以后編輯類似文檔時使用。方法如下：

　　（1）單擊【文件】菜單中的【打開】菜單項，從文檔列表框中選中所需文檔，單擊【確定】按鈕打開它。

　　（2）單擊【文件】菜單中的【另存為】命令，彈出【另存為】對話窗口。

　　（3）單擊【保存類型】列表框，在彈出的文件類型列表中選中【文檔模板】。

　　（4）在【文件名】編輯框中輸入新模板的名稱。

　　（5）從【保存位置】列表框中打開MSOffice（或Word）文件夾中的 Template 文件夾，選定保存模板的文件夾，所選定的文件夾將決定在選擇【文件】菜單的【新建】命令時，模板所在的標簽位置。

　　（6）單擊【確定】按鈕保存模板。

　　1.4.2.2 創建基于現存模板的模板

　　如果系統中已經有類似的模板，執行下面的步驟，可以加快創建模板的進程。

　　（1）單擊【文件】菜單中的【新建】命令，彈出新建對話窗口。（2）選中與要創建的模板類似的模板，如果要從一個空白模板和默認設置開始，就選中【空文檔】。

　　（3）選中【新建】組框中的【模板】互斥項。

　　（4）單擊【確定】按鈕，創建新模板。

　　（5）添加該模板創建的所有新文檔中都需要的文字和圖形。

　　（6）修改頁邊距設置、紙張大小和打印方向、樣式和其他格式。

　　（7）設置頁眉和頁腳的格式。

　　（8）創建、修改、復制模板需要的自動圖文集詞條、宏命令、工具欄、快捷鍵等。

　　（9）同前面一樣保存模板。

　　1.4.3 修改模板

　　可以修改已有的模板。使其包含自動圖文集詞條、宏、工具欄、菜單和快捷鍵等。模板被修改之后，模板文本、樣式、節格式的修改對以前基于該模板創建的文檔沒有影響；而在模板中所進行創建或修改對基于這個修改后模板創建的所有文檔都有效。修改模板的步驟如下：

　　（1）單擊【文件】菜單中的【打開】命令，或者單擊【常用】工具欄上的【打開】按鈕，出現【打開】對話框。

　　（2）單擊【文件類型】列表框，在彈出的列表框中選中【文檔模板】選項。

　　（3）找到存放模板的文件夾，在【名稱】列表框中選中欲修改的模板名稱，單擊【確定】按鈕，打開模板。

　　（4）對打開的模板進行修改，如對模板中的文字和圖形進行編輯和格式化，設置頁面和文本格式，創建或修改樣式，修改快捷鍵、工具欄或菜單，定義自動圖文集詞條，創建宏命令，或者復制、重命名或刪除模板上的各種項目等。

　　（5）修改完畢，單擊【文件】菜單中的【保存】命令，或者單擊【常用】工具欄的【保存】按鈕，保存模板。

　　實際上，修改模板和修改文檔沒有什么兩樣，不同的是，修改文檔主要是修改文檔中的文本和圖形等內容，而修改模板主要是修改模板所包含的樣式、自動圖文集、宏命令、頁面格式、節格式、工具欄、菜單、快捷鍵等內容。

　　1.4.4 改變文檔的模板

　　有時用一個模板創建文檔并編輯一部分內容后，卻發現另一個模板中的樣式、宏、自動圖文集更適合這個文檔，可以改變與文檔連接的模板。也可以添加共用的模板，或者將另一個文檔或模板的`條目復制到該文檔中。

　　1.4.4.1 改變與文檔相連接的模板改變與文檔相連接的模板后，可以使用新模板的樣式、宏、自動圖文集，而不改變原有模板提供的文本和格式，頁面設置也不受影響。具體步驟如下：

　　（1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】選項，彈出【模板與加載項】對話框，如圖1-18 所示。

　　（2）單擊【選用】按鈕，彈出類似于打開文檔的選用模板對話框窗口。選中一個合適的模板，單擊【打開】按鈕，選中的模板會顯示在模板和加載項對話窗口的【文檔模板】編輯框中。

　　（3）如果想用新模板的樣式來更新文檔，選中【自動更新文檔樣式】復選框。

　　（4）單擊【確定】按鈕返回。

　　1.4.4.2 添加和卸載共用模板

　　如果不想用另一個不同模板，又想使用其他模板上的一些項目，可將這個模板安裝為共用模板。所有的模板都可以被加載為共用模板。加載共用模板的方法如下：

　　（1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】菜單項，彈出【模板與加載項】對話框。

　　（2）單擊【共用模板及加載項】框中的【添加】按鈕，出現與【打開】窗口類似的窗口。

　　（3）在模板文件夾下查找需要的模板并選中它，單擊【確定】按鈕，Word 將所選模板添加到【共用模板及加載項】列表框中作為共用模板。

　　（4）單擊模板對話窗口的【確定】按鈕返回。

　　裝入模板后，保存在其中的項目在本次Word 運行期間對任何文檔就有效了，但是，用這種方法裝入的加載項和模板會在關閉Word時自動卸載。下次再啟動Word 時，如果還要使用，還得重復以上的步驟。如果在每次使用Word 時，都要將某一模板加載為共用模板，可以將這個模板復制到Word 的Startup 文件夾中，這樣Word 啟動時就會自動加載這個模板了。如果一個共用模板不再需要時，為了提高系統的運行效率，可將共用模板卸載，方法如下：單擊【工具】菜單中的【模板與加載項】命令，彈出【模板與加載項】對話框，選定【共用模板及加載項】組框中要卸除的一個模板或加載項，單擊【刪除】按鈕將模板或加載項從列表框中刪除。若要卸載一個模板或加載項，但仍將其留在列表框中，可清除該項前的復選框。單擊【確定】按鈕返回。

　　1.4.5 Word 界面與模板的關系

　　前面講了如何自定義工具欄、菜單和快捷鍵。在對這些內容進行修改時，我們有時想讓它能一直使用，有時又希望讓它只在本文檔中使用。Word 2000 給我們提供了這個功能。

　　在進行自定義界面時，所顯示的對話框都有一個選擇【保存位置】的選擇框。下面有Normal 和本篇文檔名兩個選項，如果文檔是基于其他模板，還有一個所用模板名的選項。如果選擇NORMAL，則所做的改變對以后的所有文檔都有效。如果選擇本篇文檔名，則所做的改變只對本文檔有效。如果選擇所用模板名，則所做的改變對以后建立的基于該模板的文檔有效。

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