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公文文種選擇常見錯誤例析2017
在公文擬制中,有些人不太注意文種的選擇,比如,把“請示”寫成了“報告”。“請示”需要上級機(jī)關(guān)答復(fù),“報告”只需要上級機(jī)關(guān)閱知即可。名不正則事不順,如果用錯了,請示的問題就可能得不到及時的回應(yīng)。在實(shí)踐中,公文文種使用錯誤的情況,主要有以下幾類:
1.缺少文種
規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)包含發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三個要素。一些同志往往只注重事由,把公文標(biāo)題寫成了新聞標(biāo)題。如“今年我省高考招生計(jì)劃超額完成15%”,這樣的標(biāo)題,作為一則消息是可以的,但如果作為公文就不夠妥當(dāng)。因?yàn)槭瘴膯挝缓茈y迅速判斷出,你的行文目的是什么,是請示問題還是提出建議或報告工作。
2.使用非法定文種
實(shí)踐中,一些單位不是使用規(guī)定的15個文種,而是用總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)、匯報等作為文種。如“關(guān)于2015年工作要點(diǎn)”,這樣的標(biāo)題在起草過程中或非正式行文時可以使用,一旦作為公文印發(fā),就要規(guī)范起來,應(yīng)改為“×××印發(fā)《2015年工作要點(diǎn)》的通知”。
3.文種重疊使用
如“×××關(guān)于做好×××工作的請示報告”,這種公文呈送到上級機(jī)關(guān),經(jīng)辦人員就不清楚,是作為一般的閱件處理還是需要答復(fù)。還有的單位出于各種考慮,故意寫成“請示報告”,這樣對具體辦理人員來說,就更難處理了。同樣的錯誤還有“意見報告”等。又如轉(zhuǎn)發(fā)類公文,因?yàn)檗D(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)較多,會出現(xiàn)“通知的通知的通知”,其實(shí)可以省略中間環(huán)節(jié),使用“通知的通知”即可。當(dāng)然,文種重疊也有例外情況。“通知”可以和其他文種混合使用。如,“×××印發(fā)《關(guān)于深化本市體教結(jié)合工作的意見》的通知”。
4.越級使用規(guī)定文種
有的公文文種的適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級機(jī)關(guān)使用,但涉及一個使用層級的問題。如黨的機(jī)關(guān)發(fā)布“會議公報”,只能是黨的全國代表大會及其中央委員會,地方黨組織不能發(fā)布“會議公報”。實(shí)踐中,有的地方黨委全會閉幕時也要發(fā)布一個公報,這就超越了層級。同樣的道理,“聯(lián)合公報”的內(nèi)容也只能是反映國家外交事宜,地方與地方之間不能發(fā)布“聯(lián)合公報”。
5.其他錯用文種的情況
除本文開頭談到的“請示”與“報告”錯用之外,“請示”“報告”與“函”也容易用錯,主要表現(xiàn)是該用“函”的時候使用“請示”“報告”。出現(xiàn)這種情況的原因,一方面是起草者不清楚這幾個文種的使用規(guī)范;另一方面是明知不對,不得已而為之,因?yàn)檫@樣有利于申請事項(xiàng)獲得“綠燈”。日常行文中,確實(shí)有不少申請或報告事項(xiàng)因?yàn)槭褂昧?ldquo;函”卻被收文單位退回的現(xiàn)象。原因是這些收文單位往往強(qiáng)調(diào)某一事項(xiàng)屬于其職權(quán)范圍內(nèi)審批的,要求對方單位必須寫“請示”。其實(shí),“函”這種公文也具有請示和報告的功能,完全可以用于請示需要審批的事項(xiàng)。再往深層次講,兩個平級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間,一家向另一家“請示”,從各方面講,都是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>
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