會議接待流程

時間：2024-06-13 00:41:58 辦公文秘我要投稿

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會議接待流程

　　會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，對約定的事項提供全程的服務(wù)活動。下面是YJBYS小編整理的會議接待流程相關(guān)內(nèi)容，希望對你有幫助!

會議接待流程

　　★準(zhǔn)備工作

　　1接到會議(會展)意向后，合理報價立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。

　　2可為客戶進行會議(會展)的設(shè)計與策劃服務(wù)。

　　3根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議(會展)場地、車輛等。

　　4準(zhǔn)備會務(wù)用品：代表證、會徽、紀(jì)念品。

　　5提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。

　　★會議接待

　　1會議(會展)場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。

　　2按客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。

　　3會議用餐及宴會安排。

　　4會后旅游、娛樂考察等活動。

　　5提供返程飛機票、火車票。

　　一般而言，作為專業(yè)的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

　　1、策劃作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣潯h回執(zhí)等等。

　　2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

　　3、考察如果您認(rèn)為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

　　4、確定這個時間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

　　5、執(zhí)行嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

　　6、結(jié)算雙方財務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

　　【拓展閱讀】

　　會議匯報技巧：

　　現(xiàn)如今，有很多年輕人，即便是在公司里工作多年，他們都不會匯報工作，尤其是在參加重要會議的時候，他們根本就不明白自己說的到底是什么，也沒有提前做好準(zhǔn)備，最后反而是得罪領(lǐng)導(dǎo)，讓他們不被領(lǐng)導(dǎo)所青睞，所以提醒大家在參加重要會議的時候向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，一定要掌握一下這三個技巧，這樣才能夠讓你深受領(lǐng)導(dǎo)喜歡。

　　第一、提前做好準(zhǔn)備和發(fā)言內(nèi)容

　　在職場中工作的時候，有很多職場人士，他們在向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作之前，往往都是沒有頭緒，而且沒有做好準(zhǔn)備，反而是看到身邊有很多新員工表達清楚而且邏輯清晰，在匯報工作的時候更是得到了理所應(yīng)當(dāng)?shù)慕Y(jié)果，筆者提醒大家，無論是在公司里參加重要會議還是小會議，都應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備，因為這在日常工作中是必不可少的，如果你沒有做好總結(jié)，那么在會議上領(lǐng)導(dǎo)可以劈頭蓋臉地向你訓(xùn)斥一番，所以年輕人一定要了解到這樣的危機。

　　第二、及時匯報工作進展

　　當(dāng)然也有很多年輕人，他們在執(zhí)行工作任務(wù)的時候出現(xiàn)了太多失誤，當(dāng)工作項目出現(xiàn)阻礙的時候，這些年輕人往往藏著掖著，并沒有把事實告訴給領(lǐng)導(dǎo)，也并不想讓領(lǐng)導(dǎo)耽誤自己的時間，幫他們解決問題，往往就是因為這些員工不認(rèn)真的態(tài)度，最后反而是耽誤了工作進展，被客戶取消訂單，公司形象也會直接受到影響，

　　大家在公司應(yīng)該及時匯報工作進展，并且把自己的失誤主動告訴領(lǐng)導(dǎo)，千萬不要害怕被責(zé)備，因為領(lǐng)導(dǎo)可能會第一時間原諒你，并且向你伸出援手。

　　第三、準(zhǔn)備多種方案

　　很多年輕人在和同事以及領(lǐng)導(dǎo)相處時他們總是直來直去，最后往往是因為說話的毛病被大家所反感，其實在匯報工作的時候也是如此，年輕人應(yīng)該多加準(zhǔn)備各種方案，而不是只準(zhǔn)備一種方案無法補救，最后在匯報工作時更難以尋求同事以及其他領(lǐng)導(dǎo)的幫助，導(dǎo)致你在公司里不被領(lǐng)導(dǎo)重用，這其實才是最讓大家所擔(dān)憂的，除此之外，年輕人在匯報工作時也應(yīng)該更加簡潔一些，領(lǐng)導(dǎo)可沒有太多時間聽你在會議上侃侃而談。

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