辦公文秘工作職責規范

時間：2024-06-22 05:05:59 辦公文秘我要投稿

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辦公文秘工作職責規范

　　辦公文秘指具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作的人，以下是小編整理的辦公文秘工作職責規范，歡迎參考閱讀!

辦公文秘工作職責規范

　　一、執行辦公用品的采購、發放、管理

　　1、新員工入職時，由部門經理根據辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員簽字領取。其余時間，員工急需領取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領用時間、項目、數量等。

　　2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并簽字。

　　3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買。

　　二、信件的收發、文件資料打、復印，傳真管理

　　1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件，退回或轉移。發件時，由發件人填寫好資料，再由行政文員執行發送。

　　2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復印或快遞的結賬單據，并負責核對單據數量、金額，便于財務結算。

　　3、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，行政文員有權監管教育。

　　三、執行印制名片的聯系、校稿與管理

　　1、公司名片格式統一化，由公司行政文員依據企業形象規劃并聯系印刷業務。

　　2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經部門經理簽字后交由行政文員負責辦理。

　　3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一周內，行政文員將做好的名片發放給名片印制申請者。

　　四、執行固定資產及低值易耗品的管理

　　1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀況、統計數量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。

　　2、行政文員根據盤點狀況，制作《公司固定資產使用情況登記表》，發給公司相關負責人。

　　3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養維護和聯系維修工作。

　　五、執行書籍、文件、資料的規范管理

　　1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更新登記表。

　　2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記。應注明“日期、姓名、編號、項目名稱、數量、歸還日期、備注”等。

　　3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時，應歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備注說明歸還日期。

　　六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦

　　1、公司變更或申請辦理分支機構，先準備辦理營業執照相關資料，然后到工商局領取營業執照登記申請表；營業執照申辦完畢后，持營業執照原件及公司法人代表身份證復印件辦理組織機構代碼證；組織機構代碼證辦理完畢后，準備相關資料辦理稅務登記證。

　　2、公司年檢一般從三月份開始，至六月底結束。可登錄“深圳市工商行政物價管理局”網站，了解當年度辦理年檢的需要的資料，先進行網上申請，再交實物資料到工商局辦年檢。

　　3、需辦理社保卡的員工，先提交“勞動保障局數碼照片回執”，行政部打印“制證清單”后，行政文員到社保局四樓交錢辦理。后憑社保局回執領取社保卡。

　　七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等

　　1、根據飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。

　　2、公司負責人或其它部門根據實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時，行政文員予以代辦，結款方式根據實際情況而定。

　　3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2～3天知會行政文員，訂餐、訂房一般提前1～2天，訂會議廳一般提前10～20天）。

　　八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理

　　1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。

　　2、公司會議，由行政文員統一發出通知。如需投影設備，會前應做好會場布置及設備調試。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會后，行政文員負責清理會場、查收設備。協助客服部，負責做好課程活動前，宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。

　　3、每月需制作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。

　　九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情

　　1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。

　　2、規定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報完成結果。

　　3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，記住：透明溝通，工作暢通。

　　總體來講，行政部屬于服務保障部，是為公司包括其它部門服務的，所以也要協助處理一些日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經營活動。故日常事務的處理是行政工作的重要方面。

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