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秘書接待基本禮儀知識(shí)
秘書人員都是一個(gè)不可缺少的群體，接待來客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。下面是小編為大家整理的秘書接待基本禮儀知識(shí)，歡迎參考~
社交禮儀
1、有人敲門，應(yīng)回答“請進(jìn)”，或到門口相迎;
2、客人進(jìn)來，應(yīng)起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;
4、吃飯時(shí)來客，要熱情地邀請客人一同進(jìn)餐。客人吃過飯后應(yīng)送上熱毛巾，并另換熱茶;
5、接受客人禮品，應(yīng)該道謝;
6、向主人或客人介紹對(duì)方時(shí)，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;
7、客人來時(shí)，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;
8、客人堅(jiān)持要回去，不要勉強(qiáng)挽留;
9、送客要到大門外，走在長者后面;
10、分手告別時(shí)，應(yīng)說“再見”或“慢走”。
意外情況
◆上司突然離開公司
客人按照約好的時(shí)間來訪，可是上司因?yàn)橛袆e的急事要辦，突然出去了。這種情況下助理應(yīng)向客人說明情況，請求諒解，并征求其意見：“請?jiān)俚纫粫?huì)兒好嗎?”或者根據(jù)具體情況把客人介紹給有關(guān)部門：“讓市場部的×經(jīng)理跟您談?wù)劊慈绾?”不管客人是愿意等上司回來再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。
◆上司臨時(shí)改變主意
有時(shí)，上司會(huì)給助理來個(gè)電話或者寫張紙條，說今天×××要來，自己不想見他，讓助理看著辦。這種情況下助理不能直截了當(dāng)?shù)貙?duì)客人說上司不想見他，只能以委婉的方式拒絕對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，深圳那邊的工廠出了點(diǎn)意外，總經(jīng)理今天下午5點(diǎn)就要坐飛機(jī)去深圳，現(xiàn)在確實(shí)抽不出時(shí)間。”不過有一點(diǎn)必須弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人，還是實(shí)在抽不出時(shí)間。如果只是因?yàn)楫?dāng)天抽不出時(shí)間，那就要考慮改期約見了。
◆接待不速之客
對(duì)于不速之客，絕不能因?yàn)闆]有預(yù)約而有所怠慢。助理應(yīng)該把來客領(lǐng)到接待室，弄清來客的姓名、所在公司、來訪目的，盡快安排有關(guān)部門出面接待。如果客人點(diǎn)名要與×××?xí)劊瑧?yīng)及時(shí)與當(dāng)事人聯(lián)系，但之前不能給客人以肯定的答復(fù)，因?yàn)楫?dāng)事人有可能不在，也有可能不愿意見這位客人。如果是不愿意見，可以這樣答復(fù)客人：“實(shí)在對(duì)不起，×××現(xiàn)在不在公司。”這樣才不會(huì)給客人留下沒有誠意的印象。
◆客人問上司在不在
如果是素不相識(shí)的客人，應(yīng)這樣跟他打招呼：“您好，請問您是……”誘導(dǎo)對(duì)方作自我介紹，說明來訪目的。有的客人不愿說出自己的姓名，只是問上司在不在。遇到這種情況，先不要正面回答，而要繼續(xù)追問：“請問您是……”“逼”對(duì)方作自我介紹。有時(shí)候由于事情機(jī)密，客人并不一定會(huì)透露自己來訪的目的，這時(shí)應(yīng)該讓客人先在會(huì)客室等候：“請您稍等一會(huì)兒，上司剛剛散會(huì)，我?guī)湍フ乙徽摇！币源藶橛上蛏纤緟R報(bào)情況，請上司決定是否會(huì)見。如果上司不愿意會(huì)見，就說沒找到上司，下次再約時(shí)間。當(dāng)然，一定要先說“讓您久等了”，向客人致歉。
◆已到約定的時(shí)間
按照約定的時(shí)間，上司應(yīng)該會(huì)見程先生了，可他與錢先生的談話還沒有結(jié)束。這時(shí)助理最好寫一張便條把程先生的事簡單說一下，給上司提個(gè)醒。便條最后一定要加上一句：“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡短的指示。順便說一句，如果上司正在開會(huì)或者正在與客人會(huì)談，有緊急電話找上司，也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡單匯報(bào)一下來電的內(nèi)容，最后加上一句“過多久給對(duì)方回電話?”切記不要提“怎樣答復(fù)對(duì)方”之類的問題，以免干擾上司正在進(jìn)行的工作。
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