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引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)時注意的三大點(diǎn)
企業(yè)要想擁有高效的工作流，就必須在引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)時注意以下幾點(diǎn)：
1. 對業(yè)務(wù)和管理進(jìn)行流程梳理
目前大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機(jī)自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。一個高效的OA辦公系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，在實施OA辦公系統(tǒng)時，很多企業(yè)常犯的一個問題是把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程直接照搬到新上的OA辦公系統(tǒng)里，未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程在新系統(tǒng)里運(yùn)作相當(dāng)于新瓶裝老酒，現(xiàn)實的可操作性不強(qiáng)。
2、打破部門壁壘
企業(yè)流程管理的意義就在于它能夠為企業(yè)管理和運(yùn)營提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的操作模式。對于企業(yè)管理層來說，有了流程就可在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運(yùn)作模式，對于企業(yè)普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學(xué)習(xí)范例。可以說，流程是對企業(yè)內(nèi)部最佳運(yùn)營的規(guī)范和固化。企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)流程只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個部門的充分溝通和推進(jìn)，才能成為整個企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在OA辦公系統(tǒng)上的現(xiàn)實操作意義。
3、將流程和管理真正結(jié)合
企業(yè)要運(yùn)作一個高效的OA辦公系統(tǒng)，就必須對OA辦公系統(tǒng)流程進(jìn)行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問題點(diǎn)，采取適合企業(yè)實際情況的最佳做法，在整個企業(yè)內(nèi)部建立一個動態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過對企業(yè)現(xiàn)有流程進(jìn)行重新整合實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運(yùn)作，以流程帶動信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺數(shù)據(jù)庫的鏈接實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使OA辦公系統(tǒng)的流程和管理真正結(jié)合起來，讓OA辦公系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。
正是因為認(rèn)識到以上幾點(diǎn)，OA辦公系統(tǒng)能為用戶提供更加高效的工作流，讓系統(tǒng)流程管理成功落地。通過對用戶流程進(jìn)行全面規(guī)劃，整合企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，解決現(xiàn)有流程管理的問題，采取適合企業(yè)實際情況的最佳辦法，OA可在整個企業(yè)內(nèi)部建立一個動態(tài)的、規(guī)范的、平滑的、高效的企業(yè)流程管理體系。
此外，當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)中，流程管理以事務(wù)性流程居多，即非業(yè)務(wù)性流程。但不少研究院、事業(yè)型單位、企業(yè)等都希望借助OA辦公系統(tǒng)來管理大量的業(yè)務(wù)流程。OA能順應(yīng)這一趨勢，通過對系統(tǒng)中的流程管理進(jìn)行改造，來實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理，既實現(xiàn)了辦公、業(yè)務(wù)一體化管理，又非常的便利，成本也很低，徹底滿足用戶對流程管理的需求。
隨著企業(yè)的迅猛發(fā)展和不斷壯大，企業(yè)分支機(jī)構(gòu)不斷增多，組織架構(gòu)也越來越復(fù)雜， 企業(yè)的運(yùn)營效率因此也受到極大影響，對企業(yè)日常工作流進(jìn)行高效優(yōu)化也成為最常見的信息化需求。而能承擔(dān)流程管理這一重任的OA辦公系統(tǒng)自然成為企業(yè)最急需引進(jìn)的信息化工具。但目前，能成功打造高效工作流的OA辦公系統(tǒng)廠商并不多，這也是OA備受用戶青睞的重要原因。
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