最新企業資料檔案整理方式技巧

時間：2024-09-23 06:26:30 資料員我要投稿

相關推薦

最新企業資料檔案整理方式技巧

　　管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。下面是小編為大家分享最新企業資料檔案整理方式技巧，歡迎大家閱讀瀏覽。

最新企業資料檔案整理方式技巧

　　一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　二、文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

　　三、文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線裝(易拆開復印)

　　四、檔案分類

　　1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　　五、檔案名稱及編號

　　1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　六、檔號編定

　　1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。

　　七、歸檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　八、保存期限

　　文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

　　5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　九、檔卷清理

　　1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。

　　十、電子文檔

　　企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔，使用專業的檔案管理軟件進行管理，檔案目錄與紙質一致，查找方便。OA軟件雖然可以實現無紙化辦公，并且具備文件管理的功能(須注意文件管理與檔案管理是兩個不同的概念)，但是實現文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯合檔案管理軟件來操作，從而實現科學、方便和快捷。

【最新企業資料檔案整理方式技巧】相關文章：