職場中各類會議的學問

職場中各類會議的學問

職場中各類會議的學問

　　會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動。既然是討論交流，那其中肯定會有不少學問，我們不妨來多做些了解。

　　如何跟客戶開會

　　第一、明確跟客戶開會要達成什么目的。

　　開會之前要明確會議的重點是什么，需要準備哪些東西，會后想得到哪些東西。有的時候客戶自己都沒有想清楚的事情，他們自己都不知道要說什么，這時候更要跟客戶明確開會目的。關鍵在于解決問題，不然就是浪費時間。

　　第二、明確自己在會議上扮演的角色。

　　分類來講，如果是跟客戶分享我們的服務或者產品，我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務，就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說服其他人等，都要搞清楚。

　　需要注意的是，有的時候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司，還會有參與項目會議的其他公司，比如研究公司、創意公司等。這種情況下，有些時候我們在項目的意見上會有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負責的部分，一般來說不會特別去強調或反對，但同時也不能一味地讓步，這就需要權衡。切記不能喧賓奪主，否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。

　　第三、要符合客戶口味。

　　開會前要做好充分的準備，要明確自己跟客戶的關系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。

　　第四、會議結束一定要總結。

　　這是會議結束后必須做的一件事情，總結要發給客戶和每一個相關的人。因為很多時候在會上說定的東西，客戶一轉頭就忘了，日后可能導致各種問題。作總結一方面是明確每個人的分工和職責，另一方面也是保護公司自身的一種方式。這點同樣適用于公司內部的各種會議。

　　客戶培訓會怎么開

　　第一、明確開會的目的和對象。

　　開會前我會通過銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內容，一般會要一個提綱，然后準備相關的素材、做PPT.如果對方是較高級別的人，就不會講過于細節的東西。一般會介紹一下視頻行業的發展趨勢、奇藝網的理念以及整個互聯網行業的發展。

　　第二、當聽眾三心二意怎么辦？

　　如果開會地點允許的話，我不會坐著講。因為開會的人也坐著，各自對著各自的電腦，如果雙方沒有目光交流，聽眾很可能聽一會兒就去做自己的事情或者發困。一般來講，我會站在投影儀的邊上講PPT，讓聽眾在看到PPT的同時也看到我，通過抑揚頓挫的聲音和相互交流的面部表情來吸引聽眾的注意。

　　在開會過程中加上一些互動，比如講到發展歷史、社會熱點現象時，可以順勢提幾個小問題，使聽的人不至于睡著或者走神。

　　當培訓會的人數比較多的時候，演講時不可能照顧到每一個人的表情，就要下意識地增加一些互動環節，比如有獎提問，給回答正確的人分發小禮品；也可以做一些比較風趣幽默的闡釋，利用社會的熱點問題做一些類比等，以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問題。

　　一般我會盡量控制時間，預留10～20分鐘時間給到QA環節，看大家有什么問題、意見和建議提出來。有的企業比較喜歡提問，而且問題也很尖銳，這些都能應付。最可怕的是講完之后大家發愣，沒有任何問題。可能是他們不能了解我講的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。

　　這時候我會跟相關同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會后發書面資料給他們，或者將來準備內容的時候有什么需要注意的，為下次的培訓積累經驗。

　　跨部門溝通會怎么開

　　很多人會忽視跨部門溝通會，其實這塊如果處理不好會影響整個公司的運營�？绮块T溝通會從前期目標的明確到溝通效率到后期的執行力，都很重要。

　　在開會前，要做好充分的準備，這種準備甚至比見客戶更要充分。因為每一次的跨部門會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標，將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發出，讓大家準備好解決預案，然后拿到會上討論，就會比較有效率。

　　問題有兩種：一種是開放式問題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問題，即拋出問題后給出幾個選項，看各個部門之間對這幾個選項的態度，然后選出最優方案。或者根據這幾個選項引出另外一個解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題，讓大家在會前事先準備好預案，就不會在會上扯得太遠。

　　在會議末尾，會議組織者再強調一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問題，做哪些溝通的準備等等。每次會議之后做一個會議簡報， 用電子郵件的方式發給參會的人。


　　專案會議怎么開

　　第一，開會之前，要明確開會的目的。這次大秀，我們從三個月前就已經開始策劃準備，每一次的會議都有不同的目的，通過每次的會議來推進專案的進程。

　　第二，需要對會議流程、參會人員有足夠清晰的了解，并且準備會議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來，專案會議可能每周都需要開， 會議流程如下：

　　1)回顧上周的會議記錄；

　　2)確定當周的進度；

　　3)確定各部門、協力廠商工作現狀；

　　4)確定需要各部門協調事宜；

　　5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實到人。

　　第三，為了保證會議高質高效地完成，需要注意以下幾點：

　　1)事先說明預期產出，做好流程及時間分配并嚴格執行；

　　2)確定每個伙伴都會到達現場；

　　3)確定所有與會需要的素材都完整出現；

　　4)確定下一目標及未來的日程表安排。

　　第四，會議結束后，需要檢查會議記錄，隨時確定下一步安排好的工作正常進行。

　　第五，一般情況下，開會如果超過9 0分鐘，人心其實已經渙散了，會議品質就極差，因此，控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。

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