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職場商務禮儀【六】
26.電話鈴聲不應超過三聲——
當電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時，一般打電話者會覺得煩躁，相信你也有過這種經驗。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。
接電話應在電話鈴響第三聲之前。如果此時沒空，過了許久才接電話，也應該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節。
無論是什么原因千萬別讓電話響太久，才不會遲遲沒人接電話，而使對方焦躁不安。
27.應確認對方的留言——
當你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復述一遍”，并把聽到的內容重復一次。此時，對于容易弄錯的數字與人名，應采用特別一點的記錄方式。
例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類，并且有必要確認一下約會的時間是上午還是下午。復述之后，還應附加一句“我叫○○，我將會把您交代的事情轉告給當事人”，以使對方放心。
此外，如果是自己留言，當對方沒有復述時，應將事情很快地重復一遍，并補充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。
28.無法決定之事，應請上司前來處理——
剛剛進入公司的佩君，無論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答。可是，后來卻發生嚴重的問題，佩君受到了上司嚴厲的斥責。
雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時她應當及早地說一句：“我請負責人來接”或“對于這個問題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來接聽。
在弄不清能不能讓其他人來接聽的時刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什么。
因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應付，而要尋求周圍人的幫助。
29.當不人不在，應盡早告知——
當電話打給不在的人時，不能證據隨便地問“您有什么事?”因為打電話的對方并非找你，而只想請你盡快地轉給當事人接聽。
如果讓對方詳細地說明事由之后，再對他說“真不湊巧，當事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多么糟糕。
所以，最好在一開始就告訴對方當事人不在，才是恰當的行為。否則，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對方的麻煩。
30.當事人外出，應告知回來時間——
當對方打電話來找的人不在時，應該告訴對方“此人現在外出，預計○點回來”，如此一來他就能變更時間，訂出到那個時刻為止的日程表。因此，當事人不在時接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時間。
有時對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當的。雖然是對方打來的電話，還是應當說“他回來后我會請他回您電話，好嗎?”這樣才合乎禮儀。
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