Excel函數(shù)與公式學(xué)習(xí)的五大方法
Excel函數(shù)與公式學(xué)習(xí)的五大方法
1．公式錯(cuò)誤檢查
公式是Excel處理數(shù)據(jù)的主要工具，由于它的運(yùn)算符和參數(shù)比較復(fù)雜，用戶構(gòu)造公式時(shí)極易發(fā)生錯(cuò)誤。為了加快錯(cuò)誤的排除速度，Excel XP提供了公式錯(cuò)誤檢查功能。當(dāng)單元格中的公式出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，其左側(cè)會(huì)出現(xiàn)智能標(biāo)記按鈕。單擊該按鈕可以打開一個(gè)智能標(biāo)記菜單，其上端顯示出錯(cuò)誤的名稱（如“無(wú)效名稱錯(cuò)誤”），能幫助用戶迅速發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤原因。
2．函數(shù)工具提示
用戶直接輸入公式的函數(shù)名和參數(shù)時(shí)，不能看到函數(shù)格式和參數(shù)的提示，這是公式發(fā)生錯(cuò)誤的一個(gè)重要原因。為此，Excel XP增加了函數(shù)工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”為例，當(dāng)你輸入“=SUMIF（）”后，公式下方會(huì)顯示黃色的函數(shù)工具提示條，提供了有關(guān)函數(shù)和參數(shù)的語(yǔ)法信息。你只要單擊其中的函數(shù)或參數(shù)名稱，就可以打開幫助獲得更多信息。
3．用自然語(yǔ)言搜索函數(shù)
Excel擁有數(shù)百個(gè)函數(shù)，尋找適用的函數(shù)是初級(jí)用戶面臨的難題。為此，Excel XP在“插入函數(shù)”對(duì)話框中增加了“搜索函數(shù)”功能。假如你要完成數(shù)據(jù)排序任務(wù)，可以單擊工具欄中的“插入函數(shù)”按鈕打開對(duì)話框，在其中的“搜索函數(shù)”框內(nèi)輸入“排序”，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，對(duì)話框下面的“選擇函數(shù)”框中顯示“RANK”等排序函數(shù)。
4．監(jiān)視窗口
如果一個(gè)工作表的不同單元格或者多個(gè)工作表設(shè)置了公式，要想查看其內(nèi)容和計(jì)算結(jié)果，必須在不同單元格或工作表中轉(zhuǎn)換。為此，Excel XP增加了一個(gè)名為監(jiān)視窗口的工具。其使用方法是：選中含有公式的待監(jiān)視單元格，再用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄選擇“監(jiān)視窗口”。然后單擊“監(jiān)視窗口”中的“添加監(jiān)視”按鈕，被監(jiān)視的'公式及其計(jì)算結(jié)果就會(huì)顯示在監(jiān)視窗口中。
5．公式審核 Excel XP新增了一個(gè)“公式審核”工具欄
它提供了幾個(gè)新的數(shù)據(jù)審查工具，例如“錯(cuò)誤檢查”、“追蹤引用單元格”和“公式求值”。“錯(cuò)誤檢查”與語(yǔ)法檢查程序類似，它用特定的規(guī)則檢查公式中存在的問(wèn)題，可以查找并發(fā)現(xiàn)常見錯(cuò)誤，你可以在“選項(xiàng)”對(duì)話框的“錯(cuò)誤檢查”選項(xiàng)卡中啟用或關(guān)閉這些規(guī)則。“追蹤引用單元格”可以用藍(lán)色箭頭等標(biāo)出公式引用的所有單元格，追蹤結(jié)束后可以使用“移去單元格追蹤箭頭”按鈕將標(biāo)記去掉。“公式求值”可以打開一個(gè)對(duì)話框，用逐步執(zhí)行方式查看公式計(jì)算順序和結(jié)果，能夠清楚了解復(fù)雜公式的計(jì)算過(guò)程。
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