無論是現實世界還是虛擬世界，工作空間能否促進員工交流，主要取決于以下三個維度的平衡：鄰近性、私密性和許可權。工作空間一方面要移除障礙、讓人們相聚，另一方面又要有足夠的私密性，讓人不必擔心被偷聽或受到打擾；此外，這種空間還應凸顯出人們擁有自由聚集、暢所欲言的權利。現在我們知道，員工時不時地聚在一起相互交談有利于合作和創新。有些公司還特意為此設計了相應的辦公布局，希望以此促進員工之間的交流，但結果事與愿違。
鄰近性麻省理工學院組織心理學教授托馬斯??艾倫有一個著名發現：員工的交流頻率隨著辦公室之間相隔距離的增加而呈指數級下降。不過，影響非正式交流的并不僅僅是物理空間因素，還有社會和心理因素。事實上，物理空間的中心往往不如功能中心重要。比如，靠近出入口、洗手間、電梯、復印機、咖啡機、飲水機等都屬于功能中心，可以匯聚人流。要促進思想的傳播和分享，公司就應當創建包含多種共享資源的空間。
對于虛擬空間里的員工來說，隨時開放的視頻連接和即時信息交流也能拉近彼此的距離。許多應用程序，如MSN、Skype、Twitter等，都能讓人們感受到周圍其他人的存在，可以隨時保持聯系溝通，關鍵是這些程序要經常保持開啟狀態，并且做到一鍵連通。在虛擬環境中，你需要核心角色來挑頭擔綱、搖旗吶喊。與此同時還要有一群活躍的常客參與其中，才能讓虛擬環境中的交流經久不衰。
私密性為保護私密性，實體空間首先必須確保人們在交談時不會被第三方偷聽。要做到這一點，在空間的設計上就必須考慮到可見性和聲學因素。如果別人看不見你在和誰交談，而你又能看到有人接近或者處于耳力能及的范圍之內，私密性就會增強。真正的私密性在于你能夠控制他人接近你，能夠選擇是否與人交流。“角落”是非正式交流的理想場所：它屬于公共場所的一部分，人們可以在此邂逅；同時它又提供了足夠的私密性，適合私下交流。
在虛擬空間里，清晰界定誰對哪個群的空間擁有訪問權，有助于保護在線隱私。任何組織都不可能保證絕對的私密性。但是，明確告知公司政策，讓員工知道什么人在什么條件下可以查看網上交流內容，員工就會覺得心里更踏實。
許可權文化和習俗決定了我們會認為哪些行為在特定環境中是適當的。在辦公場所，如果員工普遍認為某個空間是舒適自然的交流場所，那么必然是這家公司的企業文化就是這么認為的。因此，企業文化必須傳達出鼓勵輕松交談的信息。除此之外，舒適的家具以及顯然與工作相關的設備（如復印機）等，都有助于傳達這種信號。員工們喝著咖啡閑聊可能讓老板大皺眉頭，但是在等候復印時聊天就不會有任何問題。此外，領導者應當身先士卒，讓大家看到公司期望和鼓勵什么樣的行為。
最后，特別要強調的是，真正重要的并不是現實空間或虛擬空間提供了多少鄰近性、私密性和許可權，而是三者之間的平衡。失衡的設計更有可能抑制而不是促進員工之間有益的交流。技術可以幫助拉近世界各地同事之間的距離，但是彼此的聯系若無節制，則會削弱私密性，讓人覺得無法承受。
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