工作節(jié)奏的加快，讓身在職場中的人們變得越來越煩躁不安，特別是在超強(qiáng)工作壓力之下，焦慮、煩悶讓人苦惱不已。因此，不管你接受的工作多么艱巨，都不要埋怨，而是面帶著微笑地接受這個(gè)工作，并努力做好，千萬不要表現(xiàn)出不知如何下手的樣子。
簡單工作10法
你是不是從早忙到晚，感覺自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈啵且驗(yàn)闆]有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來越復(fù)雜，時(shí)間越來越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境里，我們必須在越來越少的時(shí)間內(nèi)，完成越來越多的事情。
在如今越來越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡單”是最好的應(yīng)對原則。“簡單”來自清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。
現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時(shí)間;抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。
以下就是10種最實(shí)用的、最簡單的工作方法。
搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)
你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個(gè)地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?
懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時(shí)，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對方要求的目標(biāo)?
主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅地減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況?如果你不說出來，老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。
報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的有用信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?”根據(jù)美國商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰?維佛所進(jìn)行的研究，有10%～15%的人在面對老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。
其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋，對于老板一點(diǎn)幫助也沒有。“內(nèi)容精簡，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰?維佛詢問多位資深主管對于簡報(bào)內(nèi)容的要求時(shí)，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí)，要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。
做簡報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短簡報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間
真正成功的簡報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對方因?yàn)槟愕暮唸?bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡報(bào)，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報(bào)之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽眾聽完簡報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會(huì)有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報(bào)之后有什么樣的決定?
接下來就是實(shí)際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報(bào)的過程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報(bào)內(nèi)容，其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽眾互動(dòng)。
有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對方響應(yīng)的機(jī)會(huì)
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡單”的研究計(jì)劃時(shí)，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須：把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi);超過20個(gè)字就應(yīng)換行;如果超過3行必須空行。
當(dāng)沒有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。
只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計(jì)劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。