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  • 鑰匙的管理制度

    時間:2020-09-29 18:31:41 制度 我要投稿

    鑰匙的管理制度

      一、目的

    鑰匙的管理制度

      規范項目鑰匙管理工作,確保鑰匙的清晰、完整。

      二、業務范圍

      業主委托鑰匙、返修鑰匙的管理(入住及日常管理階段)。

      三、職責

      1、管理處經理負責監督客服組鑰匙日常使用和管理情況。

      2、客服負責人負責業主長期存放鑰匙的監督及日常管理。

      3、鑰匙管理員負責業主委托管理鑰匙、空置房鑰匙(未售房屋及未辦理入住)及返修鑰匙的保管及日常管理。

      四、工作程序

      (一)、業主委托長期保管的鑰匙

      1、業主委托物業長期保管其房間鑰匙以備出租或應急之時用時,應由物業客服組前臺負責核對確認后進行保管,客服組應設立專門地點存放業主委托物業存放的鑰匙(專人保管),同時登記《業主鑰匙寄存登記表》。

      2、業主因某種原因需更換門鎖,應及時將新更換的門鎖鑰匙送至物業保存,原鑰匙業主領回。未及時送至備用鑰匙至物業的一切責任由業主承擔,客服組前臺必須催促業主及時送備用鑰匙。

      3、如果有特殊情況需動用業主的寄存鑰匙,需經客服負責人或物業經理批準并及時與業主取得聯系,說明情況。在《業主日接待表》上登記,同時登記《業主鑰匙寄存登記表》,使用完畢后及時送回客服組存放。業主寄存鑰匙的管理原則是“誰管理、誰負責”,鑰匙保管人必須跟蹤整個鑰匙借出管理過程和填寫《業主鑰匙寄存登記表》,并負責鑰匙回收,同時必須將業主鑰匙借出的,完整填寫在《業主日接待表》上。

      4、非業主本人領取鑰匙時,需憑身份證或者業主委托書領取鑰匙,客服前臺需保留領取人身份證或者業主委托書,然后與業主取得聯系,說明情況經其同意后,方可辦理相關手續。并在《業主日接待表》上登記問詢時間。

      5、借出鑰匙數量、樓、棟、房號必須與收回的數量、樓、棟、號相一致,若發現借出與收回不符或造成鑰匙丟失,鑰匙管理員有權追究當事人的責任。

      6、鑰匙管理員每天下班前必須對鑰匙進行一次清點,如發現問題及時向負責人報告。

      7、當接到鑰匙丟失或者鑰匙損壞的報告時,客服負責人應馬上請示物業經理,然后與業主取得聯系,征得同意后,采取補辦鑰匙或者更換鎖芯等措施。并在解決過程中采用防護措施,確保業主房屋的安全。丟失或者損壞的處理必須在當天處理完畢,并在《業主日接待表》上登記。

      8、如客服負責人或者鑰匙管理員休假期間,需將業主寄存鑰匙管理移交給專人管理,鑰匙管理人應履行客服負責人和鑰匙管理員的相應職責。

      (二)、返修鑰匙管理

      1、施工返修單位借用鑰匙時,必須向鑰匙管理員出示相關證明材料和身份證方能辦理借用手續。

      2、借出的.鑰匙必須在當天下班之前收回,如的確不能收回,鑰匙管理員應將原因報告給客服負責人,并跟進鑰匙使用的整個過程直至鑰匙收回。

      3、借出鑰匙的數量、樓、棟、房號必須與收回的一致。如發現鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究鑰匙發放人的責任。

      4、如發生鑰匙丟失,應及時上報至客服負責人。

      5、當接到鑰匙丟失或者鑰匙損壞的報告時,客服負責人應馬上請示物業經理,然后與業主取得聯系,征得同意后,采取補辦鑰匙或者更換鎖芯等措施。并在解決過程中采用防護措施,確保業主房屋的安全。丟失或者損壞的處理必須在當天處理完畢,并在《業主日接待表》上登記。

      (三)注意事項

      1、非業主本人需借用鑰匙時,必須經該業主同意并押下身份證方可發放,否則一律不外借。

      2、非本公司中介借用鑰匙看房,必須出示業主委托書,并交付貳百元人民幣的押金和拾元看房費方可辦理相關手續。

      3、如遇突發事件,須與該業主取得聯系確認。進入房屋必須有兩人以上,并做好記錄工作。

      4、對所有寄存鑰匙必須從嚴管理,做到誰借出誰負責的崗位職責。

      5、所有鑰匙應建立電子檔,做到實時更新。

      6、入住階段,如返修鑰匙使用情況較多,務必將使用情況填寫清楚。如業主將返修鑰匙領走必須在《業主鑰匙寄存登記表》上簽字。

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