公司文件檔案管理制度

時間：2022-09-02 08:35:02 制度我要投稿

公司文件檔案管理制度

　　在當今社會生活中，很多場合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家收集的公司文件檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

公司文件檔案管理制度

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

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