小區檔案管理制度

時間：2023-01-31 08:53:17 制度我要投稿

小區檔案管理制度4篇

　　在充滿活力，日益開放的今天，越來越多人會去使用制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的小區檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區檔案管理制度4篇

小區檔案管理制度1

　　管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業主管理任務:

　　管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

　　2.管理處業主管理的'日常工作包括:

　　及時上行下達業主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

　　協調與業主之間的關系,加強橫向溝通;

　　做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

　　接聽業主投訴,解決業主投訴;

　　接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

　　3.業主檔案管理

　　業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

　　業主檔案包括以下的資料:

　　收集業主單位資料

　　業主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業主裝修工程文件

　　業主遷入時填具之資料

　　業主資料補充

　　業主聯絡資料

　　緊急事故聯絡人的資料

　　管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

　　業主與管理處往來文件

　　業主違規事項與欠費記錄

　　業主請修記錄

　　業主投訴記錄

　　10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)

小區檔案管理制度2

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的`檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業主檔案：所有業主購、租房合同(復印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

小區檔案管理制度3

　　1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續

　　1)委托物業管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　　⑴幢建施、結施竣工圖，建材合格證、分項分部評定資料;

　　⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖，分項、分部質檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質量保證書

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理

　　1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)

　　2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業資質證書

　　4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同，雙方的責、權、利分明

　　1)物業委托管理合同

　　2)前期物業管理方案

　　3)物業移交及實施意見

　　5.購房人與物業管理企業簽定物業管理合同，雙方責、權、利明確總戶數戶，入住戶，入住率為，簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)

　　6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定

　　1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的`來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶門衛管理制度

　　⑷機動車停車場管理制度

　　⑸非機動車管理制度

　　⑹裝修管理規定

　　3)政府有關文件

　　8.業主委員會按規定程序成立，并按規章制度履行職責

　　1)業主委員會籌備工作資料

　　⑴關于組建業主委員會實施方案

　　⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)

　　⑶業主委員會章程

　　9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案，并經業主委員會同意

　　1)創優規劃

　　2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)

　　3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料

　　10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

　　3)部門職責

　　⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　　⑵員工手冊

　　⑶管理中心職責

　　⑷財務部職責

　　⑸護衛部內務條令、崗位職責

　　4)部門工作程序、操作程序

　　⑴財務部管理制度

　　⑵客戶服務中心工作程序

　　⑶工程部設備運行維修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各種應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛部突發事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回訪制度

　　⑶檔案管理制度

　　⑷原始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　　⑴管理人員考核細則

　　⑵財務管理人員考核細則

　　⑶維修人員考核細則

　　⑷清潔、綠化人員考核細則

　　⑸護衛員考核細則

　　⑹護衛部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門崗值班記錄

　　⑵監控中心值班記錄

　　⑶緊急情況記錄

　　⑷停車場車輛進出原始記錄

　　⑸房屋裝修管理記錄

　　⑹裝飾裝修申請書、責任書

　　⑺值班記錄

　　⑻回訪記錄

　　⑼維修派工單

　　⑽住戶檔案

　　⑾維修員值班記錄

　　⑿設施設備巡查保養等記錄

　　11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗，員工統一著工裝、佩帶明顯標志，工作規范，作風嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

　　2)管理中心專業技術人員資格證、操作證

　　3)護衛員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區物業基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　　⑴護衛類

　　⑵財務類

　　⑶管理類

　　⑷保潔類

　　⑸經營類

　　⑹人事類

　　⑺業主委員會

　　⑻運行維修表

　　5)住戶費用繳費統計資料

　　13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定，至少半年公開一次物業服務費用收支情況。

　　1)年月--財務收支報告

　　2)向住戶公布費用收支情況，資料照片

　　3)物業管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊，管理完善，查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統

　　3)可視對講、監控系統

　　4)消防系統

　　5)背景音樂系統

　　6)光纖電視系統

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊，查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業用房業主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度，設立服務電話，接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理，有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛門崗值班記錄

　　7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議

　　17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見，對合理的建議及時整改，滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實便民維修服務，承諾制，零修急修及時率為98%，以上的返修率為2%，并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

小區檔案管理制度4

　　1.0業主檔案構成規定

　　1.1業主檔案

　　1.1.1 業主個人資料

　　1.1.1.1業主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯系電話、辦公電話

　　1.1.1.3 業主(法人)聯系電話、緊急事故聯系人及聯系方式

　　1.1.1.4 身份證件復印件

　　1.1.1.5營業執照、稅務登記、企業法人代碼證復印件(企業)

　　1.1.1.6業主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業)

　　1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯系方式

　　1.1.2.3與業主關系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯系方式

　　1.1.3產籍資料

　　1.1.3.1購房合同復印件

　　1.1.3.2房地產權書復印件

　　1.1.3.3房屋面積測繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書

　　1.1.3.5收樓證明書及確認書

　　1.1.3.6收樓驗收表

　　1.1.3.7業主領取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書

　　1.1.3.9防火責任書

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業主(臨時)公約

　　1.1.3.12前期物業管理服務協議(如有)

　　1.1.3.13物業使用及管理服務公約(細則)

　　1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協議

　　1.1.4物業使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業執照、資質證書、裝修管理服務協議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業使用記錄

　　1.1.4.3單元物業維修保養記錄

　　1.1.4.4單元物業維修派工單

　　1.1.4.5單元物業投訴記錄

　　1.1.4.6各種業主委托書、授權書、申請書、保證書

　　1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件

　　1.1.4.8物業出租資料(物業租賃協議、承租人身份證明或營業執照(企業)、稅務登記證(企業)、法人代碼證(企業)、聯系方式、緊急聯系人及電話、承諾書、管理公約)

　　2.0業主檔案管理規定

　　2.1業主檔案由客戶服務部設專人統一負責管理,客戶主管負管理責任

　　2.2業主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業主檔案應按照《業主檔案構成規定》逐步安善內容

　　2.4業主檔案應保持完整、準確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

　　2.6 對業主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

　　2.7業主檔案的`順序登記在與內容有關和〈業主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8 對保管的業主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

　　2.9建立業主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據

　　2.10業主檔案通訊電話聯系方式發生變化及業主發生更替或物業使用發生變化時,應將變化情況及時記錄在業主檔案中

　　2.11業主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶主管辦理手續生方可查閱

　　2.12業主檔案應永久保存,并注意適時更新

　　2.13業產檔案應包括的內容(包括但不限于):業主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業使用資料等

　　2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

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