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龍郡小區(qū)業(yè)主委員會檔案管理制度
隨著社會一步步向前發(fā)展，接觸到制度的地方越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的龍郡小區(qū)業(yè)主委員會檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
一、業(yè)委會檔案內容
(一)《業(yè)主大會議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《專項維修資金管理規(guī)約》文本;
(二)業(yè)主委員會、業(yè)主大會會議記錄、紀要;
(三)業(yè)主委員會、業(yè)主大會作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;
(四)各屆業(yè)主委員會備案證等材料;
(五)業(yè)主清冊及聯(lián)系方式;
(六)訂立的物業(yè)服務合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;
(七)與物業(yè)服務企業(yè)之間業(yè)務往來的文件;
(八)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;
(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;
(十一)經(jīng)業(yè)主大會表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設施的方案;
(十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關材料。
二、業(yè)委會檔案的形成
檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復印件。
三、檔案使用后需及時移交
業(yè)委會各委員在工作當中形成的文件在使用完畢后應及時移交檔案管理人員。
四、檔案由專人管理
本屆業(yè)委會由業(yè)委會秘書責檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。
五、檔案借閱實行登記制度
不可將檔案借離業(yè)委會辦公室，借閱完畢后要及時歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔相應責任。
六、檔案分類保管
檔案管理人員按照保管期限或類別項目進行保管，并應排列有序，柜門上鎖。
七、檔案的移交
新一屆業(yè)委會選舉產生后，在十日內辦理檔案移交手續(xù)，同時做好移交清單，交接雙方應當面按移交清單逐一清點清楚。拒不履行正常移交義務的，新一屆業(yè)主委員會可以請求街道辦事處督促移交，公安機關協(xié)助督促移交。
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