怎樣建立個人電子檔案

時間：2024-08-10 17:43:06 檔案我要投稿

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怎樣建立個人電子檔案

　　一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是小編為大家整理的怎樣建立個人電子檔案相關內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　1、整理。

　　根據(jù)你的硬盤情況，把某類的文件集中到某一個硬盤，盡量使D、E、F、G各盤合理存放。存放到位后盡量不要移動。

　　納入電子檔案的文件不要放在“我的文檔”，防止電腦重裝后丟失。

　　2、分類。

　　對你電腦文件的類型有個大體的估計，將重要文件、需長期保管的文件納入電子檔案的范圍，并分成若干專題。如：個人證件、理財記賬、電話郵箱、旅游照片、視頻、個人論文、網(wǎng)上文摘、紀實傳記等分類。分類原則：便于快速查找。

　　思路：每一類建一個文檔，然后鏈接分散在D、E、F、G各盤的具體文件，形成目錄。這樣，對電腦文件形成了歸類歸檔，把散放的文件制作成電子檔案。

　　3、制作。（這一步是重點）

　　舉例：建立“個人證件”專題檔案。

　　1、打開WPS文檔，建立一個表格。內(nèi)容包括序號、文件名稱、提要、生成時間、備注，行數(shù)按估計文件個數(shù)設置。

　　2、選中文件名，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中點擊“超鏈接”。

　　3、在彈框中找到文件所在盤，再找到所要鏈接的文件點擊。

　　4、單擊“確定”。

　　按此方法添加其它文件。

　　按此方法建立其它專題文檔。

　　4、添加密碼。

　　如哪一類不愿意讓別人看，可添加密碼。

　　1、點擊左上角的”WPS文字“；

　　2、在文件信息中找到“文件加密”，點擊；

　　3、在彈框中輸入密碼，點“確定”。

　　注：這只是在某個專題文檔（如“個人證件”）加了密碼，被鏈接的文檔沒有。被鏈接的文檔要加密碼，要在那里加。

　　5、建立總目錄。

　　在硬盤新建一個文件夾，起名“電子檔案”，然后將新建立的個人證件、理財記賬、電話郵箱、旅游照片、視頻、個人論文、網(wǎng)上文摘、紀實傳記等專題文檔拉入。好了，這就形成了總目錄，成為電子檔案。

　　6、維護。

　　這種方法建立的電子檔案的最大特點有三：1、因為是鏈接形成，不破壞電腦文件的原來狀況；2、生成后可快速找到所需文件，免去“找不到”的煩惱，特別對于存放文件多的，意義更大；3、要注意突出重點，簡明扼要。歸檔文件只選重要文件、需長期保管的文件，臨時文件要及時清除。如有必要，將臨時文件建一個“臨時文件”專題文檔，把臨時文件全部放在這里，不用的文檔隨時清除。

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