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企業(yè)質(zhì)量治理體系內(nèi)部審核探析
隨著我國加進WTO，以及全球一體化的迅猛，國際化的趨勢成為不可避免。按照國際化的要求，轉(zhuǎn)換企業(yè)治理理念，通過為顧客創(chuàng)造價值的同時，實現(xiàn)企業(yè)自身價值的增值，從而達到“雙贏”或“多贏”的局面。積極按照國際標準，構建和認證企業(yè)質(zhì)量治理體系，已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的一種趨勢和潮流。質(zhì)量審計，作為內(nèi)部審計的一項新課題，作為企業(yè)質(zhì)量治理體系一個關鍵性的接口，正日益引起企業(yè)，尤其是取得ISO9000系標準注冊資格企業(yè)的關注和重視。它對于體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。為此，筆者就如何搞好質(zhì)量體系內(nèi)部審核作一些探析，以期對企業(yè)的貫標工作有所幫助。
一、治理層的高度關注
貫徹國際標準（簡稱“貫標”）能否成功，質(zhì)量治理體系能否持續(xù)有效運行，領導的作用極為關鍵。質(zhì)量治理體系的內(nèi)部審核，涉及到體系的各職能部分和所有過程，只有企業(yè)的治理層從思想上重視，從人、財、物等方面予以大力的支持，內(nèi)審工作才能順利開展，貫標工作才能有所保證，企業(yè)認證注冊后才能繼續(xù)努力，實現(xiàn)體系持續(xù)有效的改進。因此，治理層要把貫標工作作為一項長期戰(zhàn)略來抓，變傳統(tǒng)企業(yè)質(zhì)量治理“管結(jié)果”為“管過程、管因素、管結(jié)果”，將貫標工作和企業(yè)的實際業(yè)務運作有機地結(jié)合起來，從而使企業(yè)的質(zhì)量治理從最初的“做”標準，到自覺地“用”標準，進而到“發(fā)展”標準的轉(zhuǎn)變。
二、審核隊伍的精心建設
從某種層面上看，審核隊伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果。因此，企業(yè)必須精心地抓審核隊伍的建設，從組織上為貫標得以有效運行提供基礎性保障。首先，聘任合適的審核職員。企業(yè)應從各職能部分中選聘具有專業(yè)技術知識、富有治理經(jīng)驗和具有強烈責任感的同道擔當此任。其次，對審核職員進行必要的審核技能和審核技巧的培訓，包括ISO9000系標準的培訓。通過專業(yè)機構培訓、審核職員之間的輪換以及適時的交流和研討等手段，使審核職員不僅能熟練把握標準，正確理解并把握企業(yè)的質(zhì)量手冊和程序文件，更重要的是要能夠熟練地運用標準，能夠熟練審核并指導質(zhì)量體系的實施。
三、審核工作的嚴謹務實
內(nèi)審的目的是通過發(fā)現(xiàn)來推動和實現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進，因此，審核工作必須嚴謹務實，必須富有成效。筆者以為，企業(yè)質(zhì)量治理體系的內(nèi)部審核，不妨從如下方面進行策劃：
1.重視審核預備
包括成立審核組、編制并安排好審核計劃、預備工作文件等，其目的是使審核工作更具針對性，更具效率。每年年初，企業(yè)應聘任具有合格資質(zhì)的審核職員組成審核組，委任審核組長。對全年審核工作要進行全面的策劃，對質(zhì)量體系審核的范圍、活動內(nèi)容和時間、審核職員的分組以及審核依據(jù)等要作出具體安排，該計劃經(jīng)治理高層批準后應及時分送到體系所涉及的所有職能部分。同時，審核組要根據(jù)計劃安排，按照編制要求提前編制檢查表，預備現(xiàn)場審核記錄清單，為審核活動順利開展做好各項預備。
2.開好三個“會議”
主要是指首次會議、審核組會議和末次會議。這三個會議對于審核組與受審部分之間的的溝通和交流，審核信息的及時反饋，以及對審核過程的控制都起著十分重要的作用。因此，審核組對每個會議的側(cè)重點、會議要通報的主要事項以及要討論的主要議題，要有清楚的了解，做好充分的預備。
首次會議和末次會議一般由企業(yè)領導、審核組全體成員、各相關部分的負責人及有關職員參加。會議應“簡而短”，切中要害。首次會議主要是申明審核目的和范圍，傳達審核計劃，夸大審核原則，澄清有關題目，落實相關安排。末次會議主要是報答受審方給予的支持，通報審核結(jié)論，報告不符合項，重申審核原則，重點則是對不符合項提出糾正措施和要求。而審核組會議，是在現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組召開的內(nèi)部會議，必須“詳而實”，具體且有內(nèi)容，其主要議題是對審核結(jié)果進行回納、，協(xié)調(diào)相關題目，審核不符合項報告，評價質(zhì)量體系運行的有效性和充分性，為末次會議做預備。
3.抓好現(xiàn)場調(diào)查
這是整個審核工作關鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口，是整個審核工作最靈魂的部分。現(xiàn)場審核獲取的客觀證據(jù)和相關信息，將是評價質(zhì)量體系運行有效性和充分性的重要依據(jù)。在現(xiàn)場審核中，審核職員不僅要有強烈的責任心，嚴格按照標準要求，更需要正確把握并運用好審核的技巧和策略。現(xiàn)場審核主要圍繞兩方面展開，一是收集客觀證據(jù)，二是對客觀證據(jù)進行。因此，審核必須把握好切進點，選擇好審核的路徑，運用好審核，發(fā)揮好專業(yè)判定。
在審核路徑的選擇方面，審核職員可根據(jù)檢查表的設計要求，自身生產(chǎn)工藝、經(jīng)營/服務的特點，企業(yè)的組織架構等實際情況，公道安排檢查路徑。在審核方法的選用上，一般采取抽樣調(diào)查，因此，審核應盡可能抽取其有代表性的樣本，同時更應取得受審部分的密切配合，以便使審核結(jié)論客觀公正。現(xiàn)場調(diào)查一般包括“聽、看、問、查”四個環(huán)節(jié)。“聽”主要是聽受審部分有關職員的先容：“看”主要是查閱受審部分有關資料，其中包括制度、計劃、規(guī)范、程序和原始記錄等：“問”主要是在聽取先容情況時提出，問清情況，把握現(xiàn)狀：“查”主要是為立論有據(jù)，將聽、看、問收集到的情況和題目，采取順藤摸瓜的方法，到現(xiàn)場查證核實，一查到底，由點及面了解全貌。在現(xiàn)場調(diào)查中，審核職員要面對較為復雜的人和事，會遭碰到各種意外的情況，審核職員要發(fā)揮自身所長，充分運用好專業(yè)的判定，尤其是對不符合項的界定，除了深刻理解標準的要求外，還要把握一些技巧，要貫徹“以事實為依據(jù)，以標準為準繩”的判定理念。
4.撰寫好一個“報告”
審核報告是整個審核工作的外在體現(xiàn)，是在對客觀證據(jù)及審核記錄進行認真統(tǒng)計、分析、回納和評價基礎上形成的審核。審核組長對審核報告的編制、正確性和完整性負責。審核報告既要簡明扼要，又要提供足夠的信息，使看報告人能對審核有一個全面的了解。因此，撰寫審核報告既要把握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)，又要透過現(xiàn)象看本質(zhì)，通過局部看全局，要用典型的事實、數(shù)據(jù)說話，要聚焦組織領導和顧客關心的題目。不符合項糾正和預防措施，既要體現(xiàn)可操縱、可控制、可評價，不能就事論事，又要體現(xiàn)預防、系統(tǒng)、，貫徹持續(xù)改進的思想。審核結(jié)論應與末次會議上結(jié)論一致。審核報告在報有關治理高層審查同意后，盡快投遞受審方。
四、加強內(nèi)部審核的后續(xù)跟蹤
改進是永無止境的。企業(yè)的質(zhì)量治理體系也是一個與時俱進的過程，只有通過不斷的完善和改進，才能推動企業(yè)業(yè)務運作的規(guī)范化，從而提升企業(yè)整體質(zhì)量治理平臺，更好地拓展業(yè)務，參與市場競爭。開展質(zhì)量內(nèi)部審核的主要目的是發(fā)現(xiàn)題目，促使有關職能部分采取糾正和預防措施，以實現(xiàn)質(zhì)量/服務的改進。因此，審核組對審核報告所揭示的題目，要加強后續(xù)的跟蹤，對不符合項糾正和預防措施的實施和驗證，要進行后續(xù)的檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的題目，要及時與有關部分匯總分析，提出整改措施，對實施情況再驗證，從而對質(zhì)量體系的正常運作及時提供監(jiān)視和指導，為質(zhì)量體系的實施提供必要的外部保障。
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