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行政管理信息化發(fā)展模式探討論文
企業(yè)行政管理是企業(yè)運行的核心，是企業(yè)決策管理的中樞神經(jīng)，企業(yè)建立合理有效的行政管理信息系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務管理財務管理人員管理等高效運轉(zhuǎn)起著重要的協(xié)調(diào)作用然而，隨著企業(yè)規(guī)模的逐步增大，行政管理的內(nèi)容逐步增多，行政管理部門就面臨人手嚴重不足的情形，如果簡單通過增加行政部門人員編制的方式來解決，那將會導致行政部門規(guī)模過度膨脹，不利于企業(yè)結(jié)構(gòu)的合理升級，而解決行政管理工作增長的最佳途徑便是信息化下面我們就從幾個方面來逐步分析一下企業(yè)行政管理信息化建設(shè)的開展的過程。
第一步，對已有行政管理工作進行梳理企業(yè)行政管理主要包括日常行政事務管理辦公事務管理人力資源管理和財務會計管理等四個主要方面，即人、財、物、事。
人力資源管理，是在經(jīng)濟學與管理學等相關(guān)知識體系的指導下，通過招聘培訓薪酬等管理形式對相關(guān)人力資源進行有效調(diào)配，滿足企業(yè)眼前及未來發(fā)展的需要，保證企業(yè)目標實現(xiàn)與成員發(fā)展的最大化，即預測企業(yè)人力資源需求并作出人力需求計劃招聘選擇人員績效考核報酬支付等結(jié)合組織與個人需要進行最優(yōu)組織績效的過程學術(shù)界一般把人力資源管理分八大模塊或者六大模塊：人力資源規(guī)劃招聘與配置培訓與開發(fā)績效管理薪酬福利管理勞動關(guān)系管理財務管理是在一定的整體目標下，關(guān)于資產(chǎn)的購置（投資），資本的融通（籌資）和經(jīng)營中現(xiàn)金流量（營運資金），以及利潤分配的管理財務管理是企業(yè)管理的一個組成部分，它是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)制度，按照財務管理的原則，組織企業(yè)財務活動，處理財務關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作簡單的說，財務管理是組織企業(yè)財務活動，處理財務關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作物品管理，主要指相關(guān)辦公物品的計劃采購分發(fā)和保管及銷毀的相關(guān)管理，目的在于規(guī)范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節(jié)約成本，提高辦公效率制度的實施主體一般是企業(yè)的行政部或者是辦公室辦公事務管理，主要包括文件管理（行文管理往來信函管理文件督辦管理客戶投訴報表發(fā)送管理和表格請印管理）車輛管理（車輛費用支出管理車輛使用紀錄車輛登記交通事故管理等）財產(chǎn)管理（財產(chǎn)登記財產(chǎn)維修財產(chǎn)增減紀錄和財產(chǎn)投保情況等）會議管理值班管理事故管理提案管理等
以上便構(gòu)成了行政管理工作的主要內(nèi)容我們可以清楚看到行政管理工作的面廣與繁雜如果單純某一項具體工作，可能工作量并不太繁重，但如果每項工作均由專人負責，將會造成人員的巨大浪費，這也凸顯出信息化工作的重要性
二、第二步，根據(jù)工作內(nèi)容及特點篩選具有曰常性和重復性的工作
信息化的目的就是將繁雜無序的重復性勞動條理化，因此，在完成了行政管理工作的歸納整理后，就需要將日常性和重復性的工作篩選出來由于企業(yè)結(jié)構(gòu)和管理模式的不同，行政管理的內(nèi)容也稍有不同，篩選過程沒有固定的參考模式，需在工作的過程中不斷累積整理，整理出日常性的重復性勞動如人員考勤績效管理財務報銷設(shè)備管理等梳理的過程可以參照工作中付出的實際時間和精度要求，對于需要耗費大量工作時間或?qū)π畔⒌木_度要求較高的工作，應首要考慮在甄選過程中需要著重考慮以下幾點：一是此項行政工作涉及的相關(guān)方的計算機操作水平以及使用環(huán)境，如不具備計算機使用的硬件或網(wǎng)絡(luò)條件，或操作者年齡太大不熟悉電腦操作等二是信息化所付出的支出收益比，如信息化的投入要大于人員投入，則應慎重考慮三是業(yè)務工作的其他特殊要求，如保密性要求制度性要求存儲性要求等，如部分內(nèi)容根據(jù)規(guī)定必須有紙質(zhì)性的親筆簽字蓋章等，這部分內(nèi)容就不適于進行信息化
三、第三步，對篩選后的工作內(nèi)容建立標準的管理流程
眾所周知，信息系統(tǒng)最擅長的是將重復勞動變得簡單化，但信息系統(tǒng)也不是萬能的，它是在人為設(shè)計的功能邏輯中完成指定的指令和操作,這種功能邏輯將包含行政管理工作的各個環(huán)節(jié)和先后流程,功能邏輯的設(shè)計是信息化系統(tǒng)建設(shè)成功與否的重要環(huán)節(jié)，它需要業(yè)務管理部門根據(jù)多年工作積累的經(jīng)驗，對整個業(yè)務管理的流程進行規(guī)范和設(shè)定。
為保證信息化工作的順利進行,業(yè)務流程的整理和規(guī)范往往需要高層管理人員的充分介入，對需要或正在進行質(zhì)量管理體系認定的單位，可以以此為契機，將業(yè)務梳理與流程規(guī)范結(jié)合起來,也將會達到相輔相成、省時省力的效果。
四、第四步，尋找信息化建設(shè)的著手點
在做好所有上述工作后，就進入了信息系統(tǒng)的實施階段目前的實施方式主要有三種：一是尋找免費的信息化系統(tǒng)，信息化建設(shè)進入中國也已經(jīng)歷了十幾年的歷程，在這過程中，也產(chǎn)生了許多開放性的系統(tǒng)供免費使用，但這些系統(tǒng)往往具有一些局限性，如功能不全，流程設(shè)置簡單，且往往為單機版系統(tǒng)，很難進行數(shù)據(jù)分發(fā)匯總等，此方式較難實現(xiàn)二是購買成熟的商業(yè)化軟件，如財務軟件0A軟件等，這些軟件一般在流程設(shè)計上充分考慮了此類工作的共性和特性，僅需完成一些設(shè)置即可投入使用，缺點是管理流程相對死板,無法對一些特殊要求進行訂制，如需對部分內(nèi)容進行調(diào)整，成本很高三是尋找專業(yè)軟件公司進行軟件開發(fā)訂制近十幾年來，各類的軟件公司雨后春筍般的出現(xiàn)，足可看出軟件市場的繁榮景象同時，隨著專業(yè)化的不斷細化深入，不同軟件公司所側(cè)重的業(yè)務也區(qū)分較大，有的專注于財務軟件，有的專注于數(shù)據(jù)收集處理軟件開發(fā)訂制是滿足企業(yè)軟件需求最好的方式，企業(yè)可以完全按照自己的需求提出軟件的設(shè)計參考意見專業(yè)化訂制的缺點是，部分單位可能根據(jù)相關(guān)政策管理的規(guī)定，對軟件系統(tǒng)的開發(fā)需要采用招投標等方式進行，委托模式相對復雜，同時也需要較多的資金支持。
綜上可見，信息化建設(shè)工作是一個復雜的工程體系，涉及企業(yè)整個業(yè)務流程，除了具體的系統(tǒng)軟硬件的開發(fā)配置外，還包含整個業(yè)務流程的規(guī)范和整合，企業(yè)可根據(jù)自身的資金情況工作流程復雜程度已有信息化情況等選擇適合自己的實現(xiàn)方式。
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