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淺談如何做好人事檔案保密工作
摘要：人事檔案信息是記錄個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業單位的無形資產。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
關鍵詞：人事檔案;保密
人事檔案信息是記錄個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業單位的無形資產。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
一、提高人事檔案管理人員的職業道德素質
人事檔案管理人員是為社會主義現代化事業而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業道德是社會主義職業道德規范的具體表現和補充。“愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業道德的主要內容和基本規范，也是我們人事檔案管理人員應該具備最基本的素質和必備的法律要求。根據《中華人民共和國檔案法》相關要求，檔案人員應做到“忠于職守、遵守紀律、具備專業知識”。這已經將檔案人員的職業道德素質直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權責進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業的自律性與他律性，首先做到能夠將檔案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結合，同時也要牢記法律規定，嚴格遵紀守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。
二、增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環。因此，檔案人員應繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識，學習人事檔案法律法規
檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關的法律法規，在統一思想、提高認識的基礎上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據、解密時間及保密相關要求，為日常檔案管理工作提供法律法規依據。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動，提高業務素質，明確國家最新的規范規定，鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動，對各個易涉密的風險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學習人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責任感，在工作中細致嚴謹，確保不發生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責，分兵把守，將責任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關規定進行建設。從保密角度考慮，一般不應將人事檔案存放庫房設在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應牢固可靠，檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內，設有專門的涉密人事檔案保險柜，由專人負責管理，無關人等一律禁止入內。
3.2 嚴格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔起維護人事檔案完整與安全的職責：
一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經過層層嚴格的審批手續，有效避免人事檔案的損壞，同時，發現人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救，以免以后遺忘或增加破損;
二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題;
三是保證人事檔案存放的統一性與有序性，按照國家相關規定，規范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
四、落實人事檔案保密工作職責
想更好地落實人事檔案保密工作，就要充分發揮保密工作委員會的作用。保密工作委員會應由企業的主要負責人、各個部門負責人及人事部門全體人員組成。人事部和檔案室為保密要害部門，人事部門負責人事檔案的保密和整理工作，根據每個人事檔案的內容、標注及密級確定該檔案是否屬于保密檔案。需采取保密措施的檔案要放置妥善，在檔案袋或檔案盒上標注密級，將檔案按時交送檔案室進行保管。
人事檔案工作人員和人事檔案利用人員，都必須認真學習和執行《保密法》及有關管理規定，增強自身保密觀念，遵守保密制度。在借閱、查閱涉密人事檔案時，應嚴格履行各級領導審批、本人登記手續，簽訂“涉密檔案保密書”。利用涉密人事檔案者負有對其保密的責任，不得將人事檔案帶走或轉借他人，禁止攜帶人事檔案外出。涉密人事檔案一般不得復印、摘抄，如確屬正常工作需要，需經有關領導批準。復制品、衍生品秘密等級不變，由專人登記、保管，用后及時歸檔，定期統一銷毀。利用完人事檔案后，應立即將其收回并入柜上鎖，不得在外存放。保密委員會應切實負起責任，對人事檔案的存放及使用進行定期檢查。如發現有泄漏事件發生，必須及時整改報告，立即采取補救措施，避免或減輕所害后果。對于做法不當而導致保密檔案內容泄露的職工，應追究其責任，視情節輕重對其進行相應的處罰。
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