如何加強中職學校的學生檔案管理
論文關鍵詞:中職學校 學生檔案管理 問題 解決辦法
論文摘要:中職學校學生檔案管理工作是學校檔案工作的一個重要分支。學生檔案是學校對學生基本信息的了解的基本依據，是學生畢業(yè)后用人單位選拔使用、培養(yǎng)人才的重要依據，是做好學生管理工作的重要手段。但是，目前中職學校的學生檔案管理還存在一些問題，所以，應完善學生檔案管理的相關制度，加快學生檔案計算機網絡化管理的建設，充分挖掘檔案的利用價值，為畢業(yè)生就業(yè)服務。
中職學校學生檔案是學生從人學到畢業(yè)期間學習、生活及各種社會實踐的生活記錄，是中職學生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學校學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著非常重要的作用。目前中職學校學生檔案的管理有著諸多弊端，加強管理、改革學生的檔案管理尤為重要。本文從以下幾個方面探討學生檔案管理存在的問題和解決辦法。
一、中職學校學生檔案管理存在的問題
中職學校學生檔案管理的目的在于對學生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業(yè)學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，中職學校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高，不能準確全面地反映中職學校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前中職學校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。
1.學生檔案管理體制不完善。
學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，中職學校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監(jiān)督和指導.沒有將學生檔案管理與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，不重視學生檔案管理工作，缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。
2.學生檔案的收集整理不規(guī)范。
目前中職學校學生檔案一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門沒有配備專職人員，加上學校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，導致學生檔案的收集整理缺乏標準化、規(guī)范化，錯誤百出，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、錯別字連連、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。
3.學生檔案的查閱、借閱等服務環(huán)節(jié)功能不完備。
檔案收集不及時，整理、服務環(huán)節(jié)跟不上等，導致學生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學校教師了解學生，因材施教。
4.畢業(yè)學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。
目前，中等職業(yè)教育學校學生檔案在畢業(yè)時可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學校管理，這兩種方法都有相同的弊病。
二、解決中職學校學生檔案管理的辦法
1.加強工作人員的工作職責。
中職學校學生檔案的管理要做到組織機構落實、人員落實、庫房落實。實踐表明，要搞好中職學校學生檔案管理工作，首先必須理順管理體制，做到組織機構落實。不論當前中職學校對學生管理采取何種模式，都要根據學校工作的實際情況，建立學生檔案管理組織機構;不論學生檔案是放在何處，都要有專人負責學生檔案的管理工作。其次必須根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業(yè)人員。為了確保學生檔案的管理質量，應該實行集中式管理。管理機構可設置在學生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學校已經設立綜合檔案館，那么學生檔案就應歸綜合檔案館統一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強業(yè)務指導工作，以保證學生檔案的歸檔和整理質量。
2.擴大學校的學習宣傳力度，強化師生檔案意識。
通過學習宣傳，提高師生對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作。讓大家認識到，學生檔案是關系到中職學校全面推進素質教育、向社會輸送合格人才的一件大事。一份高質量的檔案，對用人單位是具有強烈的誘惑力和吸引力的。每一位學生都應該重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求，同時也要努力爭取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績，書寫自己的歷史。
3.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
(1)規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統一使用紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
(2)建立歸檔材料收集制度。雖然中職學校學生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學校學生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段:第一個階段是收集招生時形成的和中職學校人學前的檔案材料，這些檔案材料應在招生錄取時和學生人學時就著手抓緊收集;第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規(guī)律地收集學生在學期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加人黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生會收集評優(yōu)評獎等材料;第三個階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料，大致可形成的材料有:畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、中職學生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應建立學生檔案收集歸檔制度，形成收集網絡。形成學生檔案材料的單位都要明確一位負責人，負責對各階段形成的檔案材料及時收集與傳遞。這樣既有利于學生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。
(3)嚴格畢業(yè)生檔案轉遞制度。一方面必須認真執(zhí)行檔案轉遞制度，嚴格按照檔案轉出的程序進行:如填寫轉遞單一填寫轉檔登記一嚴密包封一通過機要轉遞一檢查收存回執(zhí)一回執(zhí)未退的及時催查(應在一月之內)。同時，還應注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件，就應送到人事部門所屬的人才流動服務中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉遞出去后造成檔案丟失的現象發(fā)生。另一方面，對中職學校畢業(yè)生檔案中能夠體現在學期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學校的學籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學校保存的學籍檔案的復印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現象發(fā)生。
4.加速學生檔案的網絡化管理。
隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，中職生數量的劇增和檔案內容和數量的不斷增加，傳統的手工操作已遠遠不能適應現代改革的需要。中職學校學生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現學生檔案管理工作標準化、規(guī)范化、信息化。要使學生檔案全部納人網絡管理庫，管理人員必須積極開發(fā)實用、高效、功能強大的學生檔案管理信息系統，加速檔案管理的現代化的步伐。
總之，中職學校學生檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，又要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。
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