有關計算機在進修人員信息化管理中的應用
【摘要】廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院是一所綜合性三甲醫(yī)院。科教部承擔全院醫(yī)務人員的科研課題管理、繼續(xù)醫(yī)學再教育的教學培訓以及接收省內(nèi)外醫(yī)療單位進修人員的管理工作。根據(jù)科教部管理工作特點，自行開發(fā)設計的計算機進修人員信息化管理系統(tǒng)，從2002年應用至今，取得顯著成效。
【關鍵詞】計算機;信息化管理;數(shù)據(jù)庫
信息數(shù)據(jù)庫的建立我院每年平均承接區(qū)內(nèi)外進修人員約500人，在使用傳統(tǒng)方式實行進修人員的教學培訓及建檔的管理工作時期，由于職能部門普遍缺乏計算機參與醫(yī)院管理的意識，進修人員管理總停留在手工登記報到，文檔資料保存的水平上。隨著管理工作人員的變更，歷年的進修人員管理檔案建檔無標準，各類管理的統(tǒng)計表、登記表格不統(tǒng)一，在醫(yī)院檔案室歸檔的歷年進修人員登記本，記錄不全不規(guī)范，查閱起來十分困難，大量寶貴的信息資源被白白浪費，影響了信息在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中的作用 。
近年來，我院運用計算機數(shù)據(jù)庫原理，根據(jù)進修人員管理工作的特點，建立了進修人員信息管理數(shù)據(jù)庫，結構包括：進修人員基本情況、學歷、職稱、身份證號、資格證號、執(zhí)業(yè)證號、畢業(yè)院校、選送單位、醫(yī)院級別、進修科目、進修期限、學分數(shù)、報到及離院時間、進修考核評價等主要項目。為進修人員文檔資料達到標準化和信息化的建檔，實現(xiàn)了進修人員規(guī)范化的教學、培訓、接待程序信息化管理，有效的提高了管理工作質(zhì)量和效率。
進修申請規(guī)程化統(tǒng)一使用白行設計的《廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院進修人員申請表》，要求區(qū)內(nèi)外進修人員各選送單位直接從我院網(wǎng)站下載使用，并詳細填寫進修人員信息管理數(shù)據(jù)庫中的各個項目，經(jīng)選送單位及上級部門簽署意見蓋章后，連同執(zhí)業(yè)證書復印件一起寄來，以便經(jīng)我院審核同意后，寄發(fā)進修錄取通知。實現(xiàn)了對進修人員信息管理的電子建檔。
進修人員持我院進修錄取通知及執(zhí)業(yè)證書復印件等要求的相關證件，按時到我院科教部報到。其本人在《廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院進修人員登記表》親筆簽到并在登記表及胸牌上貼相片后，到進修樓、財務科辦理住宿和交費手續(xù)后，到醫(yī)務部、質(zhì)控科等職能部門簽到。
醫(yī)務部簽到，審核進修人員執(zhí)業(yè)范圍及執(zhí)業(yè)地點是否符合，執(zhí)業(yè)范圍不符者，在《進修人員到科室報到單》上附無處方(報告)權通知。質(zhì)控科簽到，辦理電子病歷書寫認證書，統(tǒng)一到廣西認證中心辦理發(fā)放“電子鑰匙”手續(xù)。
全體進修人員報到完畢，經(jīng)有關醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)療糾紛防范、醫(yī)院感染知識、傳染病上報、手術室洗手等內(nèi)容的崗前培訓后，持《進修人員到科室報到單》及執(zhí)業(yè)證書證件復印件進入科室報到。
進修人員學習結束，將《進修人員到科室報到單》經(jīng)科主任簽字后交科教部歸檔。持《進修人員到科室離院單》到進修樓、保衛(wèi)科、醫(yī)務部(護理部)、質(zhì)控科等職能科室簽字辦清手續(xù)后，將《進修人員培訓考核登記手冊》交科教部留存，攜帶進修鑒定、《進修結業(yè)證》及離院通知離院。
教學文檔規(guī)范化在對進修人員教學管理上，要求各學科每年有教學計劃安排教學總結，對進修人員進行入科考試和離院時的出科考試，并撰寫論文、綜述或?qū)W習心得;進修期間日常考勤、手術情況、專科操作、參加學術活動等一律記錄在進修人員培訓考核手冊中，離院時歸檔科教部。要求全院各科室實行教學文檔規(guī)范化管理，各科室教學秘書們統(tǒng)一使用科教部發(fā)放的教學文檔盒存放歷年教學計劃、總結、進科出科考試卷、多媒體教學課件光盤，進修人員的論文、綜述、學習心得等文檔，認真做到實施教學有計劃，檢查教學有文檔。全院教學計劃和總結經(jīng)發(fā)送電子郵件匯集到科教部電腦信息備案，教學文檔按年度歸檔。
進修人員信息化管理成效根據(jù)科教部管理工作性質(zhì)，自行開發(fā)設計的醫(yī)院科研教學計算機信息化管理系統(tǒng)，在windowsXP系統(tǒng)平臺上使用.0語言設計。錄入數(shù)據(jù)除了姓名及部分不規(guī)范的數(shù)據(jù)名稱外，他項全部采用數(shù)字代碼式快速輸入;使用SQL查詢功能，確保了數(shù)據(jù)查詢、更改簡便準確;管理模塊功能單一化，系統(tǒng)程序維護簡捷;在管理菜單中使用! ⅣPE命令，將庫數(shù)據(jù)導出為表格，以便隨機統(tǒng)計、繪制各種所需的動態(tài)性報表及對比統(tǒng)計圖表。
通過對進修人員計算機信息化管理系統(tǒng)的應用，從錄取通知寄發(fā)到進入科室報到，一律實行計算機文字套打和表格打印，使每位進修人員都建有一份包括進修人員申請表、登記表、保證書、入科報到或離院通知單、進修人員培訓考核手冊以及各類執(zhí)業(yè)證書復印件的進修檔案。應用進修人員信息管理系統(tǒng)，使過去用傳統(tǒng)的接待方法，一個工作人員需一星期才能完成每批近百名進修人員的報到手續(xù)辦理工作，現(xiàn)在只需2天就能完成，大大提高了工作效率。
多年積累的進修人員管理信息，為分析全區(qū)不同地區(qū)、市、縣鄉(xiāng)基層醫(yī)療單位技術人員分布，進修各類學科的趨勢提供了豐富的原始數(shù)據(jù)。通過對數(shù)據(jù)庫中選送單位、醫(yī)院級別、進修科目、進修期限項目的檢索，為醫(yī)院決策層掌握全區(qū)地、市、縣鄉(xiāng)基層衛(wèi)生醫(yī)療單位，對各類學科人才的需求及技術力量的發(fā)展情況提供了全方位的優(yōu)質(zhì)動態(tài)信息，有利于我院加強與基層醫(yī)療單位的技術協(xié)作和培訓力度。也為我院教研室有針對性的制定各學科教學計劃、實施導師帶教制、安排各類學術講課提供了科學的分析數(shù)據(jù)，有效地執(zhí)行教學計劃的實施。使進修醫(yī)師在良好的進修教育環(huán)境下，積極自學，輔以指導與講授，使其在臨床實踐過程中提高自我思想素質(zhì)與業(yè)務素質(zhì) 。在我院執(zhí)行衛(wèi)生部資助的培養(yǎng)我區(qū)國家級貧困縣醫(yī)療機構衛(wèi)生專業(yè)技術骨干的“西部地區(qū)衛(wèi)生人才培養(yǎng)項目”，執(zhí)行衛(wèi)生廳“降低孕產(chǎn)婦死亡率和消除新生兒破傷風”的進修人員培訓方面，有效的提高了執(zhí)行力度和培訓質(zhì)量。
運用計算機數(shù)據(jù)庫技術，計算機信息化管理系統(tǒng)的應用，使進修人員管理工作形成SOP標準化流程，管理制度規(guī)范成冊，實現(xiàn)了進修人員信息化管理。
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