企業(yè)物資集中采購管理方式剖析
作為一種相對(duì)先進(jìn)的物資采購方式，物資集中采購切實(shí)降低企業(yè)物資采購與物流成本，減少物資運(yùn)輸所需的費(fèi)用，在提高企業(yè)整體工作效率的同時(shí)有效避免各種暗箱操作行為的發(fā)生;與此同時(shí)，通過對(duì)物資集中采購方式的應(yīng)用，企業(yè)購置物資的標(biāo)準(zhǔn)化程度將得到提升，產(chǎn)品的質(zhì)量也將因此而得到保障。盡管物資集中采購管理具備多方面的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展都有著相對(duì)重要的推動(dòng)作用。
1.物資集中采購管理可能引發(fā)的問題
1.1物資的及時(shí)供應(yīng)得不到保障
企業(yè)實(shí)施物資集中采購管理之后，物資需求的信息需要經(jīng)過自下而上的傳遞過程，這使物資采購的流程變長(zhǎng)，處理環(huán)節(jié)和手續(xù)都相應(yīng)增加，此時(shí)一旦需求信息出現(xiàn)問題，物資采購的實(shí)施反應(yīng)將會(huì)變慢，物資的及時(shí)供應(yīng)則將無法得到保障。
1.2可能引發(fā)企業(yè)物資的積壓
企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，不免會(huì)基于市場(chǎng)及自身因素的考慮對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，而這種生產(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整則會(huì)影響企業(yè)對(duì)物資的需求。因此，在物資集中采購的管理模式下，企業(yè)物資有用無備或者是有備無用的問題則會(huì)發(fā)生，企業(yè)物資將會(huì)出現(xiàn)積壓。
1.3整體費(fèi)用可能因集中采購而增加
物資集中采購會(huì)形成倉儲(chǔ)費(fèi)用和二次倒運(yùn)費(fèi)用的發(fā)生。但如果集中所降低的成本額不足這兩部分成本，企業(yè)將得不償失，反而造成采購成本費(fèi)用的增加。
1.4有可能加重企業(yè)的債務(wù)負(fù)擔(dān)
實(shí)施物資集中采購管理之后，企業(yè)所承擔(dān)的應(yīng)付賬款的數(shù)額將呈持續(xù)性增加，在物資大量采購的條件下，企業(yè)的.債臺(tái)高筑，其資金的周轉(zhuǎn)則將因此而出現(xiàn)問題，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)資金鏈的斷裂，使其物資采購活動(dòng)不得不終止。這一問題的發(fā)生，主要是基于企業(yè)的流動(dòng)資金不足和企業(yè)資金調(diào)度的不暢兩方面原因影響。
1.5落實(shí)和推行方面存在部分障礙
作為一種新的物資采購方式，物資集中采購管理打破了企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)單位之間現(xiàn)有的利益格局，因此企業(yè)內(nèi)部部分部門或者是部分崗位員工將會(huì)對(duì)物資的集中采購管理存有一定的偏見。再加上物資集中采購管理在實(shí)施的過程中確實(shí)也有可能為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展帶來一些不可避免的負(fù)面效應(yīng)，因此很容易使基層單位和基層員工對(duì)這一物資采購方式的應(yīng)用形成抵觸的情緒。
總之，物資集中采購管理作為一種新的物資采購手段，其在企業(yè)中的應(yīng)用是可以為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理和發(fā)展帶來一定的推動(dòng)作用和積極效益;但同時(shí)，也有可能是企業(yè)陷入到一定的負(fù)面影響之中。
2.企業(yè)物資集中采購管理的應(yīng)用策略
2.1加強(qiáng)對(duì)采購計(jì)劃的管理
要保證物資集中采購管理模式下，各項(xiàng)物資的集中和及時(shí)供應(yīng)，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)采購計(jì)劃的有效管理，提升物資采購計(jì)的準(zhǔn)確性與及時(shí)性，切忌物資的盲目采購。在對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行管理的過程中，要避免因用而無備問題的發(fā)生而使企業(yè)面臨停工的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，要對(duì)備而不用的情況進(jìn)行防范，避免企業(yè)物資的超儲(chǔ)和積壓。而要切實(shí)保證采購計(jì)劃的有效性，避免以上兩種情況的發(fā)生，企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)部門，需要根據(jù)實(shí)際的生產(chǎn)作業(yè)規(guī)劃和物資的消耗定額，分別以年、季、月為時(shí)間段進(jìn)行物資需求量的認(rèn)真核算，并將核算結(jié)果逐級(jí)上報(bào)至物資的集中采購部門;而后，采購部門按照實(shí)物資需求計(jì)劃和實(shí)際庫存情況進(jìn)行物資采購計(jì)劃的編制。但在進(jìn)行計(jì)劃編制的時(shí)候，要注意留有余地，考慮適當(dāng)數(shù)量的保險(xiǎn)儲(chǔ)備，以備生產(chǎn)的不時(shí)之需。
2.2保障采購信息傳遞的順暢
企業(yè)采用物資集中采購管理之后，物資的需求信息從需求部門傳遞至采購部門，信息的傳遞渠道加長(zhǎng)，審核環(huán)節(jié)變多，信息的失真和遲滯幾率也因此而增加。這是造成企業(yè)物資集中采購風(fēng)險(xiǎn)的重要因素。所以，為避免因信息傳遞不暢而造成集中采購負(fù)面影響的發(fā)生，企業(yè)需要對(duì)采購信息傳遞的渠道進(jìn)行進(jìn)一步的改善也優(yōu)化，盡可能較少物資需求信息在傳遞上的中間環(huán)節(jié)。另外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)調(diào)整信息傳播的手段，在選擇性利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下，通過網(wǎng)絡(luò)化的辦公形勢(shì)來提高信息傳輸?shù)乃俣纫约靶畔鞑サ馁|(zhì)量。保證物資集中采購管理的有效性和及時(shí)性。
2.3加強(qiáng)對(duì)企業(yè)資金的統(tǒng)一調(diào)度
企業(yè)對(duì)資金的統(tǒng)一調(diào)度與集中是推動(dòng)物資集中采購管理的基礎(chǔ)條件。在缺乏資金保障的條件下，企業(yè)物資浸種采購猶如無本之木。在我國(guó)，部分企業(yè)，尤其是一些集團(tuán)化的大企業(yè)，基于分支機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性，通常不會(huì)主動(dòng)將所獲取的營(yíng)業(yè)收入投入到物資的采購中，同時(shí)其也怠于對(duì)企業(yè)物資供應(yīng)的資金進(jìn)行有效償還，如此變?cè)斐蓛?nèi)部債務(wù)和債權(quán)的增多，企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)因此而出現(xiàn)不暢。為避免這種狀況的發(fā)生，防治因資金周轉(zhuǎn)困難而加重企業(yè)物資采購的債務(wù)負(fù)擔(dān)，企業(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)資金的有效集中和統(tǒng)一調(diào)度，在企業(yè)內(nèi)部建立起資金的結(jié)算平臺(tái)，負(fù)責(zé)對(duì)一切內(nèi)部資金進(jìn)行統(tǒng)一管理和集中調(diào)度，在保證資金流轉(zhuǎn)順暢的基礎(chǔ)上，為物資集中采購管理的落實(shí)提供保障。
2.4完善物資采購部門的內(nèi)控建設(shè)
要切實(shí)提高企業(yè)物資集中采購管理的有效性，避免各種消極影響的發(fā)生，同時(shí)防范企業(yè)物資采購過程中的徇私和舞弊行為，企業(yè)還必須對(duì)物資集中采購部門的內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化。針對(duì)物資集中給采購部門的工作性質(zhì)，建立起相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，對(duì)物資集中采購管理的基本操作流程、原則和規(guī)范等進(jìn)行明確，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)物資集中采購的規(guī)范化管理。避免物資采購過程中暗箱操作問題的發(fā)生，以公平、公開且公正的招標(biāo)方式進(jìn)行采購，并利用采購決策錢的意見聽取、采購過程的紀(jì)檢監(jiān)督以及采購之后的集中核算等對(duì)物資的集中采購行為進(jìn)行有效控制。
3.結(jié)論
當(dāng)然，要在企業(yè)發(fā)展的過程中對(duì)物資集中核算管理進(jìn)行有效利用，企業(yè)除了要對(duì)以上問題進(jìn)行關(guān)注之外，還應(yīng)當(dāng)適當(dāng)賦予集中采購部門以相應(yīng)的權(quán)利，在避免一刀切的采購管理方式的條件下，使各方都能夠從物資的集中采購管理中獲取一定的利益，以便于推動(dòng)這一物資采購方式的落實(shí)和執(zhí)行。
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