寫好公文的三大邏輯技巧

時間：2024-10-14 05:26:48 辦公文秘我要投稿

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寫好公文必備的三大邏輯技巧

　　公文(公務(wù)文書，主要指行政公文和機(jī)關(guān)事務(wù)文書)是一種運(yùn)用于行政和事務(wù)工作的實用文體，它雖然不是純粹論述觀點的議論文，但與議論文一樣，也要依靠邏輯思維完成其寫作的全過程，使文章有著嚴(yán)密的邏輯性。這種邏輯性，不同于議論文在論理層面的嚴(yán)密的邏輯推理，而是表現(xiàn)在文章的寫作思路和內(nèi)容板塊的結(jié)構(gòu)上。

寫好公文必備的三大邏輯技巧

　　一、主旨確立中的邏輯思維

　　在公文寫作中，一篇公文的主旨確立，其實是對收集的材料進(jìn)行分析、分類，深入研究--進(jìn)行分析綜合，歸納概括才能提煉出來。

　　公文要形成正確的、新穎的、有價值的觀點，不能靠主觀杜撰，而是要建立在材料的基礎(chǔ)上。這種從材料中獲得主旨的抽象、概括過程，就是一種嚴(yán)密的邏輯思維過程。只有運(yùn)用這種抽象、概括能力的邏輯思維，作者能夠面對雜亂的材料理出頭緒，梳成辮子，找到鮮明的主旨，寫出規(guī)范的公文來。

　　公文主旨的確立一般依靠兩種方法：

　　1、歸納法。所謂歸納法是是特殊到一般的推理方式，根據(jù)事物的相同點抽象出事物本質(zhì)特征的方式。比如許多工作通知、意見等行政公文的制作，就是領(lǐng)導(dǎo)和寫作者根據(jù)現(xiàn)實出現(xiàn)的共同性的問題，及時予以歸納作出的指導(dǎo)性的意見。

　　比如某省政府辦公廳從某縣的情況報告中了解到了某縣嚴(yán)重的傷寒疫情，又從其它幾個縣的情況報告中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)年春季又出現(xiàn)了痢疾、腹瀉、病毒性肝炎等多種疾病。秘書通過比較分析，綜合概括，發(fā)現(xiàn)這幾個縣有一個共同的地域特點--都是同一條江流域的城市，省政府馬上調(diào)動衛(wèi)生防疫部門對江水的水質(zhì)進(jìn)行檢驗，發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致諸多疾病流行的共同原因是“水污染”。零散的問題一下子集中了，復(fù)雜的問題一下子變得簡單了，于是從中提煉出“緊急動員全社會力量，突擊治理水污染”的緊急通知主旨。這份通知主旨的確立，充分說明了歸納法的作用。

　　2、演繹法。所謂演繹法，是一般到特殊的推理方式，它依靠抽象思維的方式，舍棄具體表象，抽取出事物的本質(zhì)特征。演繹法的運(yùn)作方式是“三段式”，即“大前提--小前提--結(jié)論”的推導(dǎo)方式。

　　這種演繹法的邏輯推理方式，多用于通報的“分析評議”和簡報的“評論性按語”寫作中。這兩部分內(nèi)容的寫作，都要求運(yùn)用抽象思維的方式，分析出事物(問題)的本質(zhì)特征，寫出切中要害、見解精辟、態(tài)度鮮明的話語。

　　比如一篇《關(guān)于汪××濫用麻醉藥品造成醫(yī)療事故的通報》，針對鄉(xiāng)衛(wèi)生院醫(yī)生濫用杜冷丁造成醫(yī)療事故的現(xiàn)象，作者在分析評議中寫道——急性闌尾炎是一種常見的外科急腹癥，診斷并不困難。區(qū)衛(wèi)生院汪××工作馬虎、處理草率，在沒有明確診斷以前，濫用麻醉劑度冷丁，掩蓋了臨床癥狀，延誤了治療時間，造成了較為嚴(yán)重的醫(yī)療事故。這種對人民生命財產(chǎn)極不負(fù)責(zé)的做法是十分錯誤的。

　　這段文字，就是運(yùn)用演繹法的邏輯推理得出的結(jié)論。我們可以看到作者對其“性質(zhì)”的界定是“工作馬虎”、“處理草率”;對其危害性的定論是“濫用麻醉劑度冷丁，掩蓋了臨床癥狀，延誤了治療時間，造成了較為嚴(yán)重的醫(yī)療事故。”而表態(tài)是“這種對人民生命財產(chǎn)極不負(fù)責(zé)的做法是十分錯誤的。”三個行為動詞“掩蓋了”、“延誤了”、“造成了”斬釘截鐵，顯現(xiàn)了一針見血的邏輯力量。

　　又如一份《××縣支行支農(nóng)扶貧扶到了點子上》的簡報，表彰××縣支行的典型經(jīng)驗：“沒有投資一分錢，而使扶貧對象的落后面貌大改觀”，其按語寫道--建設(shè)銀行搞扶貧，安排貸款支持是一個方面，還有很重要的一條是要利用建行的業(yè)務(wù)特長和聯(lián)系面廣、信息靈通的特點，積極為貧困地區(qū)的企業(yè)提供多種咨詢服務(wù)。××縣支行沒有投資一分錢，而使貧困地區(qū)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)扭虧為盈的經(jīng)驗告訴我們，那種認(rèn)為銀行扶貧只靠貸款，離開貸款扶貧工作就不能開展的認(rèn)識是片面的。希望各行認(rèn)真學(xué)習(xí)××縣支行的經(jīng)驗，在安排貸款支持的同時，注意加強(qiáng)對貧困地區(qū)的調(diào)查研究，結(jié)合建行業(yè)務(wù)特點，做好綜合服務(wù)工作，把我行扶貧工作搞得更好一些。

　　這段文字，鮮明地表達(dá)了銀行領(lǐng)導(dǎo)的創(chuàng)新思維--銀行扶貧不能只局限于“錢”，而應(yīng)當(dāng)充分利用自己的特長和特點，積極為貧困地區(qū)的企業(yè)提供多種服務(wù)，開拓新路子。這樣的觀點(主旨)就是依靠“演繹法”的抽象思維提煉出來的。

　　由此可見，運(yùn)用歸納法、演繹法揭示事物本質(zhì)特征的這種邏輯思維能力，對公文寫作形成精辟鮮明的的觀點，是公文寫作成敗的關(guān)鍵。

　　二、寫作思路的邏輯性

　　在公文(議論文亦然)的寫作思路中，有一個“類”、“因”、“果”、“法”的寫作思路，“類”即是“性質(zhì)、類別”，它回答“是什么”的問題，具體而言，在內(nèi)容上體現(xiàn)為情況、現(xiàn)狀、問題;“因”即是“原因”，回答“為什么”的問題，在內(nèi)容上體現(xiàn)為原因、做法;“果”即是“結(jié)果”、“效能”，回答“怎么樣”的問題，在內(nèi)容上體現(xiàn)為成績、收獲;“法”即是“方法”、“途徑”，回答“怎么辦”的問題，在內(nèi)容上體現(xiàn)為措施、辦法、要求等。

　　這種“類”、“因”、“果”、“法”的思路方向，把文章邏輯結(jié)構(gòu)劃分為四個邏輯單元，每一邏輯單元解決解決一個問題，它們分別是“是什么”、“怎么樣”、“為什么”、“怎么辦”。在公文的內(nèi)容結(jié)構(gòu)中，一般都要正面回答這四個邏輯問題。當(dāng)然，不同的公文，有不同的內(nèi)容要求，其具體的結(jié)構(gòu)有有所側(cè)重。悉心分析可以發(fā)現(xiàn)，在公文的寫作中，一般有這么幾種組合方式--

　　1、“果-因”(或“果-因”)關(guān)系組合

　　果因(或“果-因”)關(guān)系結(jié)構(gòu)的邏輯體現(xiàn)，旨在表現(xiàn)的文章內(nèi)容是一種“果因”(或“因果”)的邏輯形式--即前一部分是敘述結(jié)果，后一部分是敘述原因。(或前一部分是敘述原因，后一部分是敘述結(jié)果)。這樣的結(jié)構(gòu)形式多用于總結(jié)、工作報告、工作研究。具體而言一般有兩種表現(xiàn)形式：

　　一種是在文章的內(nèi)容布局上，前一部分是敘述“果”，后一部分是闡述“因”，這在工作總結(jié)的寫作中最為常見。即是前一部分?jǐn)⑹龀煽儭⒊晒笠徊糠治年U述自己的做法，文章呈現(xiàn)鮮明的兩大板塊。比如一份某學(xué)院保衛(wèi)部門撰寫的《實行“五個一”，創(chuàng)造安定的校園環(huán)境》的工作總結(jié)，前一部分?jǐn)⑹鲆荒陙淼墓ぷ餍Ч笠徊糠株U述自己的具體做法，其結(jié)構(gòu)段落是--

　　一、有一個共識，做到思想落實

　　二、有一個班子，做到領(lǐng)導(dǎo)落實

　　三、有一支隊伍，做到組織落實

　　四、有一定制度，做到責(zé)任落實

　　五、有一定投入，做到經(jīng)費(fèi)落實

　　一種是在文章的內(nèi)容布局上，將“因”和“果”結(jié)合在一起寫，即是將“做法”和“效果”結(jié)合在一起寫。比如一篇《五個強(qiáng)化提升威海城管水平》的工作總結(jié)，文章分為五個段落--

　　強(qiáng)化規(guī)劃設(shè)計編制，制定了城市管理的科學(xué)依據(jù)。

　　強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供了城市管理的有力支撐。

　　強(qiáng)化環(huán)境綜合整治，奠定了城市管理的堅實基礎(chǔ)。

　　強(qiáng)化村居民宅整治，拓展了城市管理的內(nèi)涵。

　　強(qiáng)化建設(shè)領(lǐng)域改革，增添了城市管理的活力。

　　從文章的五段首句(中心詞)可以清晰看出，前半句是說“因”，后半句是說“果”，而其內(nèi)容也是這樣寫的，從中體現(xiàn)出一種鮮明的邏輯關(guān)系。

　　2、“因-法”或“類-法”關(guān)系組合

　　“因-法”(或“類-法”)關(guān)系組合，多見于通知、通告、公告、決定、意見等文體寫作中。這種組合公文一般為兩個部分：第一部分說“因”--事情的原因或狀況。第二部分說“法”--解決或處理的問題的辦法。比如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)春季滅鼠工作的通知》第一部分--

　　近年來，我國許多地方鼠害嚴(yán)重，不僅使農(nóng)牧業(yè)、林業(yè)、食品業(yè)遭受很大損失，而且傳播疾病，影響人民身體健康。對此，各級人民政府絕不能熟視無睹，聽任不管。國務(wù)院要求，全國城鄉(xiāng)要結(jié)合開展春季滅鼠活動和春季愛國衛(wèi)生運(yùn)動，發(fā)動群眾，進(jìn)行一次至多次突擊性的滅鼠活動。

　　第一部分把原因說明的很清楚。第二部分就是“法”的內(nèi)容，從四個方面強(qiáng)調(diào)--

　　一、抓緊時機(jī)，立即部署。

　　二、廣泛宣傳，發(fā)動群眾。

　　三、各部門、各單位要緊密配合、協(xié)同作戰(zhàn)。

　　四、一定要注意安全，防止事故。

　　3、“類-因-法”關(guān)系組合

　　“類-因-法”關(guān)系組合方式，多見于調(diào)查報告的寫作中。這種“三段式”的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，第一段說“類”--“是什么”的現(xiàn)狀、情況;第二段說“因”--是什么原因?qū)е逻@種情況的出現(xiàn);第三段說“法”--解決問題的方法、途徑是什么。比如調(diào)查報告《決不能讓敦煌成為第二個“樓蘭”》的三段內(nèi)容：

　　一、從搶救沙漠第一泉說起，寫的是敦煌的環(huán)境惡化現(xiàn)狀。(類的思路)

　　二、造成敦煌干渴的各種原因：(因的思路)

　　1、森林銳減，危及綠洲。

　　2、濕地萎縮，植被衰退。

　　3、人口增加，用水量步步高升

　　4、未能科學(xué)用水，節(jié)約用水。

　　三、決不能讓敦煌成為第二個樓蘭，指出解決問題的方法是“六要”、“五不準(zhǔn)”。(法的思路)

　　三、段落順序的邏輯性

　　段落順序的邏輯體現(xiàn)，即是在段落的排列上，按照“順序”--行文的先后次序來安排文章的邏輯單元，使之體現(xiàn)出一種嚴(yán)密的、合乎邏輯的行文過程。就這種行文的先后順序而言，一般有這么兩種--

　　1、時間順序的邏輯

　　時間順序結(jié)構(gòu)的邏輯表現(xiàn)，旨在表現(xiàn)的文章內(nèi)容是一種按照時間的先后次序，體現(xiàn)了工作的進(jìn)展的過程。讓我們看一則通告--

　　中華人民共和國公安部通告

　　為確保國際民航班機(jī)的運(yùn)輸安全，決定從1981年11月1日起，在中華人民共和國境內(nèi)各民用機(jī)場，對乘坐國際班機(jī)中的中、外籍旅客及其攜帶的行車物品，實行安全技術(shù)檢查。

　　一、嚴(yán)禁將武器、兇器、彈藥和易爆、易燃、劇毒、放射性物品以及其他危害飛行安全的危險品帶上飛機(jī)或夾在行李、貨物中托運(yùn)。

　　二、除經(jīng)特別準(zhǔn)許者外，所有旅客及其行李物品，-律進(jìn)行安全檢查，必要時可進(jìn)行人身檢查。拒絕檢查者，不準(zhǔn)登機(jī)，損失自負(fù)。

　　三、檢查中發(fā)觀旅客攜帶上述危險物品者，由機(jī)場安全檢查部門進(jìn)行處理;對有劫持飛機(jī)和其他危害飛行安全嫌疑者，交公安機(jī)關(guān)審查處理。

　　從這篇通告的主體內(nèi)容看，它的邏輯順序是非常清晰的，三段內(nèi)容的三個關(guān)鍵詞分別是“嚴(yán)禁”、“檢查”、“處理”，首先提出對于危險品要“嚴(yán)禁”，其次闡明對于攜帶者要“檢查”，然后指出對于攜帶者要作“處理”。這一個“嚴(yán)禁--檢查--處理”的順序是多么的清晰，其邏輯單元的連接又是多么緊密。如果將其行文順序稍微變動一下，就不符合邏輯了。

　　意義順序的邏輯

　　意義順序的邏輯表現(xiàn)，在內(nèi)容的排列順序上，應(yīng)當(dāng)關(guān)注內(nèi)容的輕重緩急，即是把最重要的內(nèi)容放在第一段，把次重要的內(nèi)容放在第二段，第三段。比如一篇《文科教學(xué)規(guī)律座談會紀(jì)要》，內(nèi)容有三部分，三部分內(nèi)容的排列順序是--

　　一、文科教學(xué)規(guī)律的重要性。

　　二、文科教學(xué)應(yīng)當(dāng)按照文科的規(guī)律進(jìn)行管理。

　　三、改革中出現(xiàn)的矛盾如何解決。

　　文章的三部分內(nèi)容的關(guān)鍵詞是“規(guī)律”、“管理”、“矛盾”，三項內(nèi)容相比較，“規(guī)律”無疑是最重要的一項，也是文章的主旨所在，它應(yīng)當(dāng)放在第一的位置。這個統(tǒng)領(lǐng)全文的主旨內(nèi)容放在首要的位置，恰如提領(lǐng)而頓，百毛皆順，后面的內(nèi)容展開就順理成章了。

　　從以上的分析可以看出，公文邏輯思維體現(xiàn)的邏輯性，雖然不像純粹的議論文那樣依靠嚴(yán)密的邏輯推理，但因為它的文章板塊構(gòu)成的邏輯關(guān)系，也必然形成一種條理清晰、次序得當(dāng)?shù)倪壿嫿Y(jié)構(gòu)，體現(xiàn)一種邏輯力量。所以，作為一個公文的寫作者，要提高自己的抽象、概括能力，在公文的寫作中，貫徹清晰的邏輯思維，使文章呈現(xiàn)一種明晰的邏輯鏈條，把公文寫得更加準(zhǔn)確規(guī)范些。

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