檔案管理工作技巧

檔案管理工作技巧

　　在里面找東西，要花越來越長(zhǎng)的時(shí)間，文件內(nèi)容不斷地過時(shí)，空間越發(fā)緊張，就連工作的樂趣也隨之降低。以下是小編整理的檔案管理工作技巧，歡迎參考閱讀!

　　1.遵循三分原則。

　　每次你在個(gè)不斷膨脹的卷宗袋里找東西時(shí)，都選出三份過時(shí)的資料丟掉。記住我們教你的小步快跑原則。每找到一份過時(shí)的文件你都應(yīng)該感到高興，他不但減輕了文件夾的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也放松了你的心情，并為你節(jié)省了時(shí)間

　　2.采用替換法。

　　每當(dāng)你往檔案柜里放進(jìn)一份新的資料時(shí)，都扔掉一份舊資料，不要打算永遠(yuǎn)占有那些文件，他們不過是你身邊的過客罷了。

　　3.抽空處理你的文件。

　　每天下班之前把一兩個(gè)需要“減肥”的文件夾、卷宗袋或文件框放在辦公桌上，第二天有空的時(shí)候可以“順便”處理一下，比如在休息喝咖啡時(shí)、等待某個(gè)人或者某件事時(shí)、兩項(xiàng)日程安排之間的空檔或是你不愿在做其他事時(shí)。

　　4.注明有效日期。

　　在文件夾和卷宗袋上的明顯位置標(biāo)出其過期的時(shí)間，例如對(duì)有一定時(shí)效性的計(jì)劃和核算，可以標(biāo)上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日歸檔”。另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件夾的標(biāo)記，或者將作廢日期寫到日程表中。

　　5.再最后檢查一遍。

　　當(dāng)你完成一項(xiàng)任務(wù)后，再把有關(guān)的文件和卷宗檢查一遍，不再需要的文件和書籍全部退還或者扔掉，今后可能還會(huì)用到的資料則放進(jìn)卷宗袋里保存起來。之后，就慶祝自己大功告成吧！

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