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做好會議記錄的三個訣竅
會議記錄是辦公室的一項日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。它需要在會前、會中、會后投入足夠的時間和精力，充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。下面小編為大家?guī)砹俗龊脮h記錄的三個訣竅，希望對大家有用。
一準(zhǔn)備細(xì)致到位
認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會議記錄的重要保障。會前，記錄人要對會議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解，對以往相關(guān)會議討論情況、會議決議等做到心中有數(shù)。會議記錄通常采用現(xiàn)場文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式，一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。對此，記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣：提前到達(dá)會場、提前調(diào)試記錄設(shè)備，避免因準(zhǔn)備不足而影響會議記錄效果。
二記錄完整真實
一份完整的會議記錄，除了會議主要內(nèi)容外，還應(yīng)包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。會議記錄的目的，就是要忠實記載會議召開時的情景，以便日后查閱。這就要求會議記錄必須真實，不能夾雜個人觀點，更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說內(nèi)容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。為確保會議記錄內(nèi)容的真實可靠，對于一些重要會議，可以會上錄音、會后整理，即便是重復(fù)的發(fā)言內(nèi)容也如實記下，力求準(zhǔn)確還原發(fā)言者的每一句話、如實反映會上的討論情況。記得有一次，一位領(lǐng)導(dǎo)前來查閱會議記錄，想要看看關(guān)于某個問題形成決議前會上的具體討論情況。通過查閱當(dāng)時的會議記錄，我們很快找到了會上關(guān)于這個問題的一句意見，就是這關(guān)鍵的一句話，為領(lǐng)導(dǎo)向有關(guān)部門進(jìn)行解釋提供了依據(jù)。試想，如果當(dāng)時的會議記錄只是粗略地記下發(fā)言要點，這句極其重要的話很有可能會被漏掉。
三整理準(zhǔn)確及時
會上記錄的內(nèi)容只是一個草稿，會議結(jié)束后，須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會議記錄。在此過程中應(yīng)注意以下幾點：一是對記錄內(nèi)容查漏補缺。根據(jù)會議錄音等對記錄文稿進(jìn)行核對，對遺漏內(nèi)容進(jìn)行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實。對個別無法確定的專有名詞，應(yīng)根據(jù)錄音記錄，標(biāo)注拼音。三是對記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實性、完整性的前提下對文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后，應(yīng)及時歸檔留存。
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