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OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不是全能的神系統(tǒng)
相對于OA辦公系統(tǒng)來說，協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念更顯得“高大上”。的確，嚴格的說，協(xié)同辦公系統(tǒng)的理念和應(yīng)用全面超越了OA辦公系統(tǒng)。但是協(xié)同辦公系統(tǒng)畢竟從后者進化而來，二者具有相同的基因，不應(yīng)該過分放大協(xié)同辦公系統(tǒng)的理念和作用，搞得像無所不能的神系統(tǒng)一樣，那只會把協(xié)同辦公系統(tǒng)吹成一個氣球。
作為行業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)型廠商，華天動力創(chuàng)造了“智慧協(xié)同”的理論，對協(xié)同辦公的理念進行了前瞻性的探索。但華天動力的市場總監(jiān)陳先生認為，目前乃至未來一段時間內(nèi)，協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用仍然建立在OA辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，只是在一些重要領(lǐng)域有了很大的提升，比如工作流管理、門戶管理、數(shù)據(jù)集成、知識管理、任務(wù)管理、移動辦公等方面。
我們知道，OA辦公系統(tǒng)的核心是“OA”，也就是Office Automation(辦公自動化)，主要指通過計算機來代替手工操作。而協(xié)同辦公系統(tǒng)的核心是“協(xié)同”，這是一個比較復(fù)雜的概念，由此衍生出“協(xié)同學(xué)”、“協(xié)同效應(yīng)”、“協(xié)同系統(tǒng)”、“協(xié)同戰(zhàn)略”等各種新興的學(xué)科和技術(shù)。
“協(xié)同”大大發(fā)掘了OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延，為OA辦公系統(tǒng)打開了一個無限廣闊的發(fā)展空間。但是，如果不能把握一個合適的度，就會把“協(xié)同”變得虛化和泛化，反而不利于OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展。
在陳先生看來，應(yīng)該把復(fù)雜的事情簡單化。“協(xié)同”的含義從字面上理解就是協(xié)作和同步，前者是人員和組織的協(xié)作，后者是信息和數(shù)據(jù)的同步，協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作正是圍繞這兩方面進行。
以“智慧協(xié)同”為例，所謂“智慧”，就是說協(xié)同辦公系統(tǒng)要開放、智能、靈便、隨需而變，實現(xiàn)工作流統(tǒng)一化管理和數(shù)據(jù)整合，即時響應(yīng)、動態(tài)適應(yīng)企業(yè)管理和發(fā)展的需求。
而所謂“協(xié)同”，則包括四個方面：
1)人員的協(xié)同：打破部門、崗位和層級的限制，以項目和事務(wù)為核心，實現(xiàn)團隊成員間無障礙的溝通和協(xié)作。
2)流程的協(xié)同：整合、規(guī)范、簡化辦公流程，并實現(xiàn)多系統(tǒng)間辦公流程的整合，減少重復(fù)工作，提供工作效率和精度。
3)數(shù)據(jù)的協(xié)同：既實現(xiàn)協(xié)同軟件內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，又實現(xiàn)協(xié)同軟件和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，消除信息孤島。
4)資源的協(xié)同：讓團隊成員隨時隨地的分享、獲取有價值的知識和經(jīng)驗等資源，實現(xiàn)知識管理的積淀、傳承和發(fā)揚。
通過以上的分解，我們就發(fā)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)并不是抽象的，也不是高深的，更不是全能的，它只是一個實實在在的工具，幫助企業(yè)實現(xiàn)更有效、更高效的溝通、協(xié)作和管理。
據(jù)陳先生介紹，“智慧協(xié)同”體現(xiàn)在協(xié)同辦公系統(tǒng)上，也是有對應(yīng)的功能和應(yīng)用，而不是純理論化的產(chǎn)物。“智慧協(xié)同”的體系由下至上依次為魔方架構(gòu)、智慧流程、智慧管理和智慧決策。
其中魔方架構(gòu)是指協(xié)同辦公系統(tǒng)的體系架構(gòu)必須開放和靈活，智慧流程是指工作流系統(tǒng)，智慧管理是指自定義開發(fā)平臺，智慧決策是指智能報表，他們分別面向企業(yè)的執(zhí)行層、管理層和決策層，同時又將各個層級有機整合起來，實現(xiàn)高度一體化的協(xié)同辦公。
協(xié)同辦公系統(tǒng)的理論雖然已經(jīng)比較成熟，但客觀的說，協(xié)同辦公系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用還有很長的路要走，凡事都需要一個過程，這個過程需要廠商和用戶一起來完成。
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