新手助理和忙碌上司溝通法則

時(shí)間：2020-10-23 13:09:38 職場(chǎng)法則我要投稿

新手助理和忙碌上司溝通法則

　　工作中免不了要和領(lǐng)導(dǎo)溝通，尤其是作為一名小助理，凡事多和上司商量好辦事。但現(xiàn)實(shí)情況是：領(lǐng)導(dǎo)總是很忙。在你們談話進(jìn)行中，他總會(huì)接電話、回郵件或者中途扔下你直接走人。那么，如何在短時(shí)間內(nèi)和上司進(jìn)行有效溝通?

新手助理和忙碌上司溝通法則

　　首先，你需要學(xué)會(huì)多角度去分析事情的輕重緩急和難易復(fù)雜程度，這是助理新人要學(xué)習(xí)的第一課。做到這一點(diǎn)，你需要時(shí)時(shí)刻刻從公司的文化價(jià)值觀、上級(jí)的講話報(bào)告、行為處事的風(fēng)格、文件批轉(zhuǎn)時(shí)間、來(lái)往人員等處多用心留意。千萬(wàn)不能僅從自己的單一角度去作判斷，這樣極有可能導(dǎo)致你所認(rèn)為的重要事情和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為的重要事情并不相同。

　　其次，要學(xué)會(huì)管理好時(shí)間，對(duì)任何一次匯報(bào)都要有所準(zhǔn)備，這是助理新人要學(xué)習(xí)的第二課。學(xué)會(huì)在短時(shí)間里要把關(guān)鍵問(wèn)題抓住，提前把匯報(bào)的重點(diǎn)、邏輯等羅列清楚。在自己搞明白問(wèn)題前必須注意傾聽(tīng)和理解上級(jí)的意圖，避免因理解或者準(zhǔn)備度不夠而無(wú)法有效溝通。

　　當(dāng)需要匯報(bào)或者表達(dá)意見(jiàn)時(shí)，盡量先講結(jié)果再講過(guò)程，先講觀點(diǎn)再講依據(jù)。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給出幾套建議方案再分析利弊，讓領(lǐng)導(dǎo)來(lái)進(jìn)行選擇而不是讓他來(lái)想方案。

　　再次，要自信、沉穩(wěn)、真誠(chéng)，以及不斷地學(xué)習(xí)，這是助理的必備素質(zhì)。要主動(dòng)學(xué)習(xí)有關(guān)行業(yè)、戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)發(fā)展的知識(shí)、管理技能等。只有讓自己不斷充實(shí)起來(lái)，才能夠自信從容地應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題。

　　最后，在具體工作匯報(bào)上，也有一些小技巧。

　　先對(duì)匯報(bào)和商量的.工作進(jìn)行記錄、整理、歸類：哪些是緊急的，哪些是不急的;哪些是需要當(dāng)面匯報(bào)的，哪些可以發(fā)微信、短信和郵件匯報(bào)的;哪些是一句兩句就能說(shuō)清楚的，哪些可能要占用比較多的時(shí)間商量的。

　　對(duì)于緊急的、一句兩句可以匯報(bào)清楚的工作，可以視領(lǐng)導(dǎo)情況打電話或者當(dāng)面匯報(bào);對(duì)于不緊急的、一句兩句可以匯報(bào)清楚的工作，可以在領(lǐng)導(dǎo)來(lái)找你時(shí)順便匯報(bào)，或者在他進(jìn)出辦公室、上洗手間的空檔說(shuō)上兩句;對(duì)于不緊急的，只需告知領(lǐng)導(dǎo)，不需要答復(fù)的工作，可以視文字長(zhǎng)短選擇發(fā)郵件、發(fā)短信，以及在他桌上留個(gè)便簽紙等;對(duì)于比較復(fù)雜的、自己可能表述不清楚的事情，可以先發(fā)郵件或者遞相關(guān)書(shū)面材料，并在郵件或文件上備注要點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)大致了解后再找機(jī)會(huì)匯報(bào)溝通。

　　此外，在時(shí)機(jī)上需要利用好幾個(gè)時(shí)間：1.領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)出辦公室，只要他沒(méi)在打電話，你就有機(jī)會(huì)講上兩句;2.領(lǐng)導(dǎo)上洗手間的路上，來(lái)個(gè)偶遇也不錯(cuò);3.領(lǐng)導(dǎo)有事來(lái)問(wèn)你來(lái)找你，解決完后，趕緊把你要問(wèn)的事接上;4.領(lǐng)導(dǎo)拿個(gè)什么文件給你或者叫你去拿，說(shuō)明那個(gè)時(shí)候相對(duì)有心情對(duì)付你，你要把握好時(shí)機(jī)。

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