在公關活動中秘書需要做的工作

在公關活動中秘書需要做的工作

　　導語：一般而言，秘書的晉升是比較緩慢的，但是從長遠角度看這一崗位是非常穩定的。秘書經常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流，因此需要有很強的文字和口頭表達能力，如果會一門外語，則會獲得更多參與培訓的機會，如果各方面表現優秀，尤其具備較強的組織管理、領導協調能力，則有機會晉升為行政經理，同時，秘書也可以向市場專員、人力資源助理、行政助理方向發展。

　　一、組織專題公關活動

　　在公關初期，公關活動的主要任務具有擴大組織的影響，提高組織的知名度，提高公眾對組織的認知程度，增加組織的吸引力;實施雙向的信息交流，有效地進行組織與公關對象之間的信息溝通。

　　在組織推出新的產品、新的服務項目、新的經營方式時，要及時利用各種形式的公關活動進行宣傳介紹，消除公眾的觀望心理，誘導他們做斷的嘗試。

　　在組織發展順利時，公關活動要宣傳已取得的成績，進一步擴大影響，強化組織在公眾心目中的良好形象。

　　通過公關活動的開展，使組織付出的努力讓社會知道，在公眾的心目中樹立良好的組織形象，提高組織的競爭力。

　　二、采集信息

　　秘書人員應及時搜集與組織發展密切相關的各種信息，并及時將信息和對信息的剖析反饋給組織的決策部門，提供決策咨詢和建議，以更好地發揮決策參謀作用。

　　秘書人員應采集以下幾方面的信息：

　　1、收集政府決策信息。政府的方針政策直接關系到組織的發展戰略和經營方針，因此秘書人員必須注意收集和研究政府的決策信息。

　　2、收集法律法令信息。秘書人員應熟悉法律條文的修訂和頒布情況，以便決策時依法規范自己的組織行業，幫助組織取得合法的權益，減少不必要的損失。

　　3、收集新聞報道中與本組織有關的信息，以便及時將單位的新情況、新動向，通過新聞媒價傳播出去，吸引公眾的注意。

　　4、注意收集公眾對組織的機構設置、管理水平、人員素質、辦事效率、服務質量，以及產品質量、品種、價格、包裝等方面的評價。只有把握組織在公眾心目中的整體形象方面的信息，才能對組織的發展作出正確的決策。

　　5、公眾信息收集。要贏得公眾的信任與支持，必須了解公眾的需要和要求，了解他們的分布情況，了解他們對服務或產品的意見等。

　　6、秘書人員還要掌握競爭對手的情況，了解競爭對手的人員配備、技術力量、管理方式、產品質量、銷售服務情況、資金實力等方面的信息。

　　三、做好組織內部的引導協調工作

　　現代社會組織是一個開放式的系統，其各要素與社會環境之間的協同作用是非常重要的。

　　因此，應教育引導內部員工珍視和維護組織形象，牢固樹立組織的公共關系思想。秘書人員要使廣大員工懂得，組織良好形象的建立，不僅僅是少數領導和公關人員的事，它需要全體員工工共同努力。

　　1、樹立公眾利益第一的觀念;

　　2、保質保量完成工作任務，為社會提供優質產品或優質服務;

　　3、使每一名員工都成為一名公關人員，能積極主動地向外界公眾傳播介紹本組織的服務項目、服務方式、服務特點和各方面的成就，樹立良好的組織形象。

　　4、教育和培訓員工懂得公共關系知識，掌握公關實務和技巧。

　　四、做好組織處部的協調工作

　　公共關系就是組織與社會環境之間的一種協調溝通機制，即運用各種協調、溝通的手段，為組織疏通渠道、發展關系、廣交朋友、減少摩擦、調解沖突，為組織的生存、發展創造“人和”的環境。

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