Word常用技巧

Word常用技巧合集

　　熟練操作word技巧，助你事半功倍，下面是YJBYS小編整理的Word常用技巧合集，希望對你有幫助!

　　1、利用不間斷空格使兩個單詞保持在同一行文字里

　　用戶在錄入一段文字時，經(jīng)常會遇到這樣的情況，一個由多個單詞組成的詞組(如人名)被分隔在兩行文字里，如果遇到這種情況，可以通過一個不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法很簡單，選中詞組中每個單詞(除最后一個單詞)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space組合鍵即可。

　　2、如何輸入⑩以上的數(shù)字序號

　　以前在word中輸入10以帶圈序號非常困難，現(xiàn)在Word XP 中可以輕松插入帶圓圈10以上的序號。點(diǎn)擊工具欄上的○字按鈕，在“文字(T)”欄輸入“11”， “圈號(Q)”欄中選“○”，點(diǎn)“確定”即可完成。

　　3、使用格式刷重復(fù)復(fù)制格式

　　格式刷的用法相信廣大用戶都會，但是每次只能調(diào)整一次格式是不是很不方便呢?

　　其實(shí)只要雙擊“格式刷”按鈕，用戶可以將選定格式復(fù)制到多個位置。再次單擊格式刷或按下“Esc”鍵即可關(guān)閉格式刷。

　　4、拖放的方式也可以復(fù)制網(wǎng)頁

　　在復(fù)制網(wǎng)頁內(nèi)容時，通常用戶都是在IE窗口用鼠標(biāo)選中需要復(fù)制的部分，然后執(zhí)行“復(fù)制”命令，接下來打開word程序，進(jìn)行“粘貼”。

　　其實(shí)還有更加簡便的方法，就是使用Windows最常見的拖放功能，選中網(wǎng)頁上的內(nèi)容，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖到Word窗口，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，網(wǎng)頁的內(nèi)容就被完整復(fù)制了。

　　5、讓光標(biāo)在段落間快速移動

　　在編輯Word文檔的時候，如果需要在段落之間移動，可以使用Word提供的一個快捷鍵只需按住Ctrl鍵，然后再按下方向鍵中的向上或向下鍵，這樣就可以使光標(biāo)依次向上或向下移動一個段落。

　　6、為word文本加注解

　　如果你想為word的某個文本(如一個新名詞、一個英文縮寫等)加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現(xiàn)：

　　①先選中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋(不會打印出來)，當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時，注釋文字則顯示在該文本的上方;

　　②將光標(biāo)移至需要加注釋的文本后面，用“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁文本的左下方，輸入注釋 文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個數(shù)字序號，光標(biāo)移至該序號處，注釋文本即顯示出來(不過該注釋文本會顯示在文檔下方，并能打印出來);

　　③如果注釋文本比較長，我們可以先將注釋文本(圖片也可以)存放在一個獨(dú)立的文件中(非WORD格式也行)，然后建立一個鏈接：選中要加注釋的文本， 用“插入→超級鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”下面 的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細(xì)路徑及名稱(也可以用“瀏覽”按鈕查找到)，按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍(lán)色帶下畫線形式(并不影 響文檔的打印)，點(diǎn)擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵)，則可直接打開注釋文本所在的文件。

　　7、快速輸入特定的短語

　　我們在用word2000/XP進(jìn)行文檔編輯時，像專業(yè)術(shù)語、單位名稱等這些特定的短語，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個字(詞)一個 字(詞)地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯，同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實(shí)現(xiàn)了特定短語的一次性輸入，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、一致之目的。

　　①啟動WORD2000，打開“剪貼板”工具欄。

　　②選將特定的短語(如“《中華人民共和國建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等)輸入到文檔中，然后一個一個的選中，用“復(fù)制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。

　　③在需要某一短語的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語。

　　④如果短語太多，記不清某條短語在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語時，在左下方即可顯示出該短語，點(diǎn)擊你需要的短語即可(在WORD XP中，“剪貼板”上直接會顯示出短語的內(nèi)容)。

　　8、特殊符號的輸入

　　在word2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號：

　　①軟鍵盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”(一般輸入法均帶有“軟鍵盤”)，選“特殊符號”選項(xiàng)，直接點(diǎn)擊符號“※”所在的字母鍵即可;

　　②自動更正法。用“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確 定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時，系統(tǒng)會自動將其更正為“※”，如果你確實(shí)需要輸入字母“mh”(不會這么巧吧!)，你可以先輸入 “mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可;

　　③自造詞法。右擊中文輸入法(以“五筆字型”為例)狀態(tài)條，選“手工造詞”選項(xiàng)，打開“手工造詞”對話框，在“詞語”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關(guān)閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時即可輸入“※”;

　　④用“插入→符號”命令，打開“符號”對話框，在“廣義標(biāo)點(diǎn)”子集中會找到“※”，雙擊它即可輸入。

　　9、使用通配符進(jìn)行模糊替換

　　如果想把整篇文檔中引號(“”)內(nèi)的文本全部設(shè)置成黑體，可以采用通配符替換的方法實(shí)現(xiàn)：

　　①用“編輯→替換”命令，打開“查找與替換”對話框，并點(diǎn)擊下面的“高級”按鈕，再選中“使用通配符”選項(xiàng);

　　②在“查找內(nèi)容”框中填入：“*”后(*號代表任意字符，?號代表1個字符)，點(diǎn)擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項(xiàng)，在彈出的“查找字體”對話框?qū)⒆煮w設(shè)置為黑體后確定;

　　③按“全部替換”按鈕，即可將全文引號內(nèi)的文本一次性設(shè)置為黑體了。

　　10、Word文檔與RTF文檔的互換問題

　　Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。

　　RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴(kuò)展名。RTF文件格式是由Microsoft創(chuàng)建的。它是為在不同程序間傳遞數(shù)據(jù)而設(shè)計的。其優(yōu)點(diǎn)之一就是 文件的格式信息不會丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMaker以及其它幾種流行的軟件(包括 Word for the Mac)之間傳送。

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