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文秘如何做好上報(bào)信息的再加工
只要你不是在最基層的村、社區(qū)(居委會(huì))做文秘綜合，那么你都會(huì)有接收下級(jí)單位報(bào)送信息稿的經(jīng)歷。如果你真正干過這事，那還真不是好干的事?為啥，我有發(fā)言權(quán)。曾分管過街道一級(jí)的黨政辦，也見過村(社區(qū))上報(bào)的各類信息，八個(gè)字來形容吧：慘不忍睹、不忍直視。
作為村、社區(qū)(居委會(huì))報(bào)送如此信息其實(shí)也可以理解，大多是沒學(xué)歷、沒文化、雜務(wù)纏身的大媽，還有一些當(dāng)?shù)馗刹康募覍伲芎煤脠?bào)信息已實(shí)屬不易。
報(bào)上來的稿件五花八門，問題缺實(shí)不少,正如王群老師《品學(xué)公文》中所列的那些問題(語句表達(dá)有重組)。
第一類：結(jié)構(gòu)凌亂，表述不清，邏輯混亂，但基本事實(shí)準(zhǔn)確。
第二類：資料前后矛盾，事實(shí)不準(zhǔn)，需進(jìn)一步核對(duì)。
第三類：?jiǎn)栴}重要但內(nèi)容不完整，需繼續(xù)補(bǔ)充完善。
第四類：一堆廢話中還有丁點(diǎn)可用的干貨。
第五類：整體還行，但篇幅太長，需進(jìn)行壓縮報(bào)送。
第六類：文字上有毛病，需進(jìn)一步加工精煉。
以上所述，不是某一地區(qū)、某一單位或某些個(gè)人存在的問題，而是基層的普遍現(xiàn)象(越到上級(jí)部門就越規(guī)范、報(bào)送質(zhì)量就越好)。那么應(yīng)該怎樣來加工?按看、改、查三步驟來做就挺好的。
一、看。如何看?
書讀百遍，其義自見。這個(gè)看，還是帶著默讀或朗誦地去看為好。修改前多花點(diǎn)時(shí)間，采用朗讀和閱看原文的方式，多思考、多想想，想法成熟了再修改。
二、改。如何改?
修改是加工的必然步驟。修改當(dāng)中要把握好先改大處、后改細(xì)部的加工順序。一是把多余的內(nèi)容刪掉;二是調(diào)整結(jié)構(gòu)，安排好段落;三是修改細(xì)部，把語言進(jìn)一步優(yōu)化;四是回頭通觀全文，再確實(shí)標(biāo)題。
有人會(huì)有疑問，為什么最后才改標(biāo)題?這是因?yàn)闃?biāo)題是要體現(xiàn)主題、主旨，也是就中心思想、主要意圖和主要目的的。主要是擔(dān)心內(nèi)容改得太多，主旨有變化，那最先定標(biāo)題，就怕標(biāo)題沒辦法承擔(dān)新的主旨。所以，標(biāo)題應(yīng)最后修改。
三、查。如何查?
查，實(shí)際就是審讀。在我們生活當(dāng)中很多不注重的小細(xì)節(jié)，到了公務(wù)文章中就是大事件。譬如領(lǐng)導(dǎo)稱呼、排名順序、各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等你。出了錯(cuò)，首先要拿秘書是問。把名字打錯(cuò)、把排位搞錯(cuò)、把GDP數(shù)據(jù)搞錯(cuò)，領(lǐng)導(dǎo)能饒你。說不定就找個(gè)理由把你擼了。
所以，報(bào)送信息稿加工看似小事，但卻半點(diǎn)不能馬虎。
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