如何設(shè)計(jì)崗位說(shuō)明書(shū)
學(xué)習(xí)導(dǎo)航
通過(guò)學(xué)習(xí)本課程，你將能夠： ● 了解崗位說(shuō)明書(shū)的構(gòu)成； ● 學(xué)會(huì)撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)； ● 分析崗位的變化軌跡。
如何設(shè)計(jì)崗位說(shuō)明書(shū)
一份完整的崗位說(shuō)明書(shū)應(yīng)該包括：基本資料、工作內(nèi)容、任職資格、工作場(chǎng)所、考核標(biāo)準(zhǔn)以及備注六大部分。
【案例】
某公司銷(xiāo)售工程師職務(wù)說(shuō)明書(shū)
一、基本資料
二、工作內(nèi)容 1.工作概要
負(fù)責(zé)本公司產(chǎn)品的銷(xiāo)售。
2.職務(wù)說(shuō)明（逐項(xiàng)說(shuō)明工作任務(wù)、職責(zé)、權(quán)限、時(shí)間消耗）
3.工作關(guān)系
三、任職資格
體能要求：身體健康，能承受快節(jié)奏、滿(mǎn)負(fù)荷的工作，保證經(jīng)常加班。
四、工作場(chǎng)所
五、考核標(biāo)準(zhǔn)
六.備注
直接上級(jí)： 該職務(wù)執(zhí)行人： 年 月 日
以下是對(duì)上述崗位說(shuō)明書(shū)模板分析得出的結(jié)果。
一、基本資料
1.工資
工資水平不應(yīng)該出現(xiàn)在崗位說(shuō)明書(shū)中，但可以明確工資等級(jí)。 2.轄員人數(shù)
轄員人數(shù)是指所有被管轄區(qū)域的人數(shù)，即直接下屬向上級(jí)報(bào)告的人數(shù)，應(yīng)該加入這個(gè)崗位的管理跨度。 3.批準(zhǔn)人
一般來(lái)說(shuō)，批準(zhǔn)人可能是兩類(lèi)角色： 人力資源經(jīng)理
人力資源經(jīng)理在崗位說(shuō)明書(shū)上簽字的目的是確認(rèn)準(zhǔn)確性，主要是從形式、管理技術(shù)角度負(fù)責(zé)，保證所采用的表格規(guī)范化。
崗位最直接或間接上司
直接上司在崗位說(shuō)明書(shū)上簽字，是對(duì)這個(gè)崗位具體的職責(zé)任務(wù)、入職要求、工作環(huán)境、工作條件、工作待遇等把關(guān)。
對(duì)批準(zhǔn)人，可以理解為直接上司核準(zhǔn)，人力資源總監(jiān)批準(zhǔn)。 4.工作性質(zhì)
崗位說(shuō)明書(shū)中，對(duì)工作性質(zhì)的提法不清楚，應(yīng)改為職位類(lèi)別或工作職系。
二、工作內(nèi)容
1.工作概要
工作概要是綜合性的、最簡(jiǎn)單的語(yǔ)言描述。 2.職務(wù)說(shuō)明
職務(wù)說(shuō)明部分，權(quán)限標(biāo)注應(yīng)該清楚具體。整個(gè)公司應(yīng)該制定一個(gè)權(quán)限“字典”，用于解釋一些詞的含義。
耗時(shí)
職務(wù)說(shuō)明需要在有規(guī)律、清晰的描述之下加進(jìn)耗時(shí)。還可以用其他，如工作量、頻次、數(shù)量進(jìn)行描述。 各項(xiàng)職責(zé)排列
各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)該本著先重后輕的原則進(jìn)行排列。 完成崗位目標(biāo)和上級(jí)下達(dá)的其他任務(wù)
制度永遠(yuǎn)都是滯后的，無(wú)法事先規(guī)定些臨時(shí)性或突發(fā)性計(jì)劃，需要用職務(wù)說(shuō)明進(jìn)行約定。
3.工作關(guān)系
在表示某種工作關(guān)系時(shí)，圖形方法是最形象、最直接、最有效率的方法。
管理是工具，任何時(shí)候都要找到最快、最有效、最簡(jiǎn)單的表示方式。用圖形表示工作關(guān)系，通常包括三部分：
組織結(jié)構(gòu)圖
即與這個(gè)崗位相關(guān)的上下、左右的組織結(jié)構(gòu)圖。 工作關(guān)系圖
即這個(gè)崗位通常和哪些崗位發(fā)生工作關(guān)系。 職務(wù)升遷變化圖
即崗位通道、職務(wù)通道的圖示。
進(jìn)行崗位分析時(shí)，應(yīng)該把工作流程圖繪制出來(lái)，即本崗位的主要工作流程。
三、任職資格
1.任職資格部分
首先是所需學(xué)歷及專(zhuān)業(yè)，其次是所需技能的培訓(xùn)。其中，專(zhuān)業(yè)要求應(yīng)該明確。
所需學(xué)歷，有最低學(xué)歷要求，也應(yīng)該有最高學(xué)歷要求，或者叫基本學(xué)歷要求，兩種模式均可。
國(guó)內(nèi)管理有一個(gè)誤區(qū)，就是人才高消費(fèi)，結(jié)果是培養(yǎng)了一批又一批人才，但也存在大量人才流失。用人時(shí)，可以選擇用低不用高，這能讓員工更加珍惜自己能勝任的.工作。
2.所需經(jīng)驗(yàn)
除對(duì)工作年限做明確規(guī)定外，還需加注解，即需要有一套測(cè)試實(shí)際能力的體系。 3.一般能力
應(yīng)該對(duì)各個(gè)能力的定義進(jìn)行描述，明確打分標(biāo)準(zhǔn)。 4.基本素質(zhì)和個(gè)性特征
除對(duì)一般能力做出要求外，還應(yīng)該對(duì)崗位業(yè)務(wù)能力做出要求。可以利用很多心理學(xué)成果，例如：特征、個(gè)性等心理學(xué)內(nèi)容，使內(nèi)容更加豐富。
5.體能要求
有些崗位對(duì)體能有一定的要求，比如講師，需要長(zhǎng)時(shí)間站立進(jìn)行課程講解。 不同的職業(yè)和崗位，有的甚至對(duì)年齡、性別也有要求。 四、工作場(chǎng)所
1.工作時(shí)間
工作時(shí)間應(yīng)該明確，如有加班要求應(yīng)該寫(xiě)具體，且具有可操作性。 2.工作環(huán)境和條件
工作環(huán)境和條件要詳細(xì)體現(xiàn)出來(lái)，比如：室內(nèi)環(huán)境，是否提供午餐，有無(wú)粉塵、噪聲、輻射等都要明確清楚。 【案例】
總監(jiān)辭職
某企業(yè)招聘了一名總監(jiān)，上班三天就提出了辭職。原因是此人對(duì)粉塵過(guò)敏，哮喘病發(fā)作，無(wú)法繼續(xù)工作。這對(duì)員工、企業(yè)都是損失，如果在工作說(shuō)明書(shū)中寫(xiě)清楚，招聘時(shí)注明“經(jīng)測(cè)試本地區(qū)有輕微粉塵污染”，就不會(huì)出現(xiàn)這種情況。
由案例可知，在崗位說(shuō)明書(shū)中應(yīng)該把真實(shí)環(huán)境，包括室內(nèi)室外環(huán)境寫(xiě)具體。 3.工作均衡性
在崗位說(shuō)明書(shū)中，不僅要寫(xiě)清楚什么時(shí)段比較忙碌，還要有操作性，例如季節(jié)性忙碌。
五、績(jī)效考核與備注
績(jī)效考核系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)做出明確規(guī)定，如果只有方向性的指引，就會(huì)缺乏可操作性。 此外，備注、年月日、該任務(wù)的執(zhí)行人都要填寫(xiě)完整。
崗位分析是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，其核心成果就是崗位說(shuō)明書(shū)。崗位說(shuō)明書(shū)有兩種變法：一是重新做；二是在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行版本更新，把變更內(nèi)容記錄下來(lái)。這樣做既節(jié)約時(shí)間和成本，還能保持連續(xù)性，能夠看出整個(gè)崗位變化軌跡，以改進(jìn)提高。
要點(diǎn)提示
崗位說(shuō)明書(shū)的兩種變法： ① 重新做；② 在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行版本更新，把變更內(nèi)容記錄下來(lái)。
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