學校檔案怎樣分類

時間：2024-08-05 22:11:09 檔案我要投稿

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學校檔案怎樣分類

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是小編為大家整理學校檔案怎樣分類相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

學校檔案怎樣分類

　　學校檔案怎樣分類

　　編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號模式、標識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。

　　主表由類目、標識符號、注釋等組成。

　　（一）一級類目的劃分與標識

　　一級類目是高等學校檔案實體分類的最高層位。根據(jù)高等學校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個一級類目，其名稱、標識符號和主要內(nèi)容如下：

　　DQ：黨群

　　主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。

　　XZ：行政

　　主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。

　　JX：教學

　　主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

　　KY：科學研究

　　主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

　　CP：產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

　　主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。

　　JJ：基本建設(shè)

　　主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。

　　SB：儀器設(shè)備

　　主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料

　　CB：出版

　　主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

　　WS：外事

　　主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

　　CK：財會

　　主要包括財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

　　一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xing：zheng”（行政）的簡稱。

　　（二）二級類目的設(shè)置和標識

　　二級類目是對上級類目的細分。細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設(shè)置。設(shè)置的標準，在大原則統(tǒng)一的情況下，各校可視具體情況對隨機類目進行選擇。例如：科學研究的二級類目，本法只規(guī)定按學科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動。

　　二級類目的標識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

　　（三）三級類目的擴展和標識

　　在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。

　　學校檔案保密制度

　　為了確保檔案的機密安全，檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，時刻注意保護檔案的機密安全，嚴防失泄、竊密事故發(fā)生。

　　一、檔案管理人員嚴格遵守《保密守則》，不在家庭生活、親友聚談、通信、公共場所談話涉及機密事項，更不能擅自攜帶機密檔案出庫。

　　二、嚴格執(zhí)行《檔案借閱利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》，按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案材料。機密檔案材料一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看。

　　三、收回在密級檔案材料時，要認真清點有無缺頁，詢查有無復印和摘抄機密材料，是否抄錄在保密本上，應(yīng)在借閱單上填寫清楚。

　　四、不能擅自帶人進入檔案庫房，更不能讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案。

　　五、經(jīng)常檢查借出去的密級檔案的保密情況，督促有關(guān)人員做好保密工作，發(fā)現(xiàn)有泄密情況，應(yīng)及時向領(lǐng)導匯報，采取必要的措施，對責任者依法追究責任。

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