學(xué)校檔案怎樣分類

時間：2024-08-05 22:11:09 檔案我要投稿

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學(xué)校檔案怎樣分類

　　檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是小編為大家整理學(xué)校檔案怎樣分類相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

學(xué)校檔案怎樣分類

　　學(xué)校檔案怎樣分類

　　編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號模式、標(biāo)識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。

　　主表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。

　　（一）一級類目的劃分與標(biāo)識

　　一級類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個一級類目，其名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容如下：

　　DQ：黨群

　　主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。

　　XZ：行政

　　主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。

　　JX：教學(xué)

　　主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的文件材料。

　　KY：科學(xué)研究

　　主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動過程中形成的文件材料。

　　CP：產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

　　主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。

　　JJ：基本建設(shè)

　　主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。

　　SB：儀器設(shè)備

　　主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料

　　CB：出版

　　主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

　　WS：外事

　　主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

　　CK：財(cái)會

　　主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會計(jì)核算活動中形成的文件材料。

　　一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xing：zheng”（行政）的簡稱。

　　（二）二級類目的設(shè)置和標(biāo)識

　　二級類目是對上級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各校可視具體情況對隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動。

　　二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

　　（三）三級類目的擴(kuò)展和標(biāo)識

　　在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級類目，其標(biāo)識方法與符號和二級類目相同。

　　學(xué)校檔案保密制度

　　為了確保檔案的機(jī)密安全，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，時刻注意保護(hù)檔案的機(jī)密安全，嚴(yán)防失泄、竊密事故發(fā)生。

　　一、檔案管理人員嚴(yán)格遵守《保密守則》，不在家庭生活、親友聚談、通信、公共場所談話涉及機(jī)密事項(xiàng)，更不能擅自攜帶機(jī)密檔案出庫。

　　二、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案借閱利用制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》，按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案材料。機(jī)密檔案材料一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看。

　　三、收回在密級檔案材料時，要認(rèn)真清點(diǎn)有無缺頁，詢查有無復(fù)印和摘抄機(jī)密材料，是否抄錄在保密本上，應(yīng)在借閱單上填寫清楚。

　　四、不能擅自帶人進(jìn)入檔案庫房，更不能讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案。

　　五、經(jīng)常檢查借出去的密級檔案的保密情況，督促有關(guān)人員做好保密工作，發(fā)現(xiàn)有泄密情況，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取必要的措施，對責(zé)任者依法追究責(zé)任。

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